دریافت امضای الکترونیکی برای پلمپ دفاتر

در دنیای امروز که بسیاری از فرآیندهای اداری به سمت الکترونیکی شدن پیش رفته‌اند، دریافت امضای الکترونیکی برای پلمپ دفاتر قانونی یکی از اقدامات ضروری برای کسب‌وکارها و اشخاص حقیقی محسوب می‌شود. اگر قصد دارید دفاتر قانونی خود را به صورت آنلاین پلمپ کنید، بدون امضای الکترونیکی این کار ممکن نیست. در این مقاله به صورت کامل مراحل، مدارک مورد نیاز، مزایا و نکات مهم درباره دریافت امضای الکترونیکی را بررسی می‌کنیم.

امضای الکترونیکی چیست؟

امضای الکترونیکی نوعی ابزار دیجیتال است که هویت اشخاص را در فضای مجازی تأیید می‌کند. برای ارسال درخواست پلمپ دفاتر قانونی از طریق سامانه اداره ثبت شرکت‌ها، شما باید ابتدا فرآیند دریافت امضای الکترونیکی را طی کنید. بدون این امضا، امکان ارسال نهایی اطلاعات و دریافت کد پیگیری وجود ندارد.

آموزش دریافت امضای الکترونیکی برای پلمپ دفاتر

اگر مدیر یک شرکت یا کسب‌وکار ثبت‌شده هستید و می‌خواهید دفاتر قانونی خود را در سامانه ثبت شرکت‌ها پلمپ کنید، باید پیش از هر چیز دریافت امضای الکترونیکی را انجام دهید. در ادامه مراحل گام‌به‌گام آن را آموزش می‌دهیم:

۱. انتخاب یکی از مراکز مجاز صدور امضای الکترونیکی

ابتدا وارد سایت یکی از مراکز مجاز مانند سامانه‌های زیر شوید:

• g2b.ir

• سامانه مرکز میانی صادرکننده امضا مانند «پیشخوان دولت»، «سداد» یا سایر شرکت‌های CA مجاز (در این مرحله باید نوع گواهی مورد نیاز (شخص حقیقی یا حقوقی) را نیز انتخاب کنید.)

۲. تکمیل اطلاعات و نوبت‌گیری آنلاین

در فرم ثبت‌نام باید اطلاعات هویتی و شرکتی خود را وارد کنید. پس از آن، برای مراجعه حضوری جهت احراز هویت، نوبت‌گیری می‌کنید.

۳. مراجعه حضوری و احراز هویت

در زمان مشخص‌شده باید به مرکز منتخب مراجعه کرده و با مدارک زیر مراحل احراز هویت را انجام دهید:

• اصل شناسنامه و کارت ملی

• معرفی‌نامه شرکت (در صورت حقوقی بودن)

• روزنامه رسمی تأسیس و آخرین تغییرات

۴. دریافت توکن و نصب نرم‌افزار

پس از تأیید مدارک، یک توکن سخت‌افزاری (USB Token) به شما تحویل داده می‌شود که گواهی امضای الکترونیکی روی آن ذخیره شده است. با نصب نرم‌افزار مربوطه، می‌توانید امضای دیجیتال خود را در سیستم فعال کرده و برای پلمپ دفاتر الکترونیکی با امضای الکترونیکی استفاده کنید.

۵. ورود به سامانه ثبت شرکت‌ها و اقدام برای پلمپ دفاتر الکترونیکی

اکنون وارد سایت ثبت شرکت‌ها شوید و از بخش پلمپ دفاتر الکترونیکی، درخواست خود را ثبت کنید. در مرحله امضای نهایی، از امضای الکترونیکی خود استفاده کرده و فرآیند را کامل نمایید.
 

سامانه ثبت امضای الکترونیکی

برای شروع فرآیند دریافت امضای الکترونیکی، باید از طریق یکی از سامانه‌های رسمی ثبت امضای دیجیتال اقدام کنید. مهم‌ترین سامانه‌های مورد تأیید مرکز ریشه عبارت‌اند از:

• سامانه g2b.ir (مربوط به دولت الکترونیک)

• سامانه ثبت‌نام مرکز میانی CA (مانند شرکت‌های فعال در این حوزه)

• سامانه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور

در این سامانه‌ها می‌توانید فرآیند ثبت‌نام، نوبت‌گیری، بارگذاری مدارک و پیگیری وضعیت را انجام دهید. اگر قصد استفاده از امضای الکترونیکی برای پلمپ دفاتر، اظهارنامه مالیاتی یا سامانه جامع تجارت را دارید، ثبت‌نام در این سامانه‌ها اولین قدم است.

هزینه دریافت امضای الکترونیکی

یکی از سوالات پرتکرار افراد در مورد دریافت امضای الکترونیکی، مربوط به هزینه آن است. هزینه صدور امضای دیجیتال ممکن است بسته به مرکز صدور و نوع گواهی (حقیقی یا حقوقی) کمی متفاوت باشد، اما معمولاً شامل دو بخش اصلی است:

۱. هزینه صدور گواهی امضای دیجیتال

این هزینه بسته به نوع گواهی (شخص حقیقی یا حقوقی) و مرکز صدور متفاوت است:

• شخص حقیقی: حدود ۳۰۰٬۰۰۰ تا ۴۵۰٬۰۰۰ تومان

• شخص حقوقی: حدود ۵۰۰٬۰۰۰ تا ۶۰۰٬۰۰۰ تومان

۲. هزینه خرید توکن سخت‌افزاری

برای استفاده از گواهی دیجیتال، نیاز به یک توکن (USB Token) دارید که اطلاعات امضای الکترونیکی روی آن ذخیره می‌شود. قیمت این توکن معمولاً بین ۴۵۰ تا ۶۰۰ هزار تومان است.

• توجه: برخی از مراکز صدور، هزینه گواهی و توکن را به‌صورت یکجا دریافت می‌کنند و برخی دیگر امکان تمدید گواهی بدون خرید توکن جدید را هم فراهم کرده‌اند.

نکته مهم درباره هزینه تمدید امضای الکترونیکی

گواهی امضای الکترونیکی معمولاً یک ساله یا دو ساله صادر می‌شود و برای تمدید آن، مبلغ کمتری نسبت به بار اول پرداخت خواهید کرد (حدود ۵۰ تا ۷۰ درصد هزینه اولیه).

مزایای دریافت امضای الکترونیکی

استفاده از امضای دیجیتال تنها محدود به پلمپ دفاتر نیست و مزایای متعددی دارد. در ادامه به برخی از مهم‌ترین مزایای امضای الکترونیکی اشاره می‌کنیم:

• صرفه‌جویی در زمان و هزینه: دیگر نیازی به مراجعه حضوری برای انجام فرآیندهای اداری نیست.

• افزایش امنیت اطلاعات: با امضای دیجیتال، اطلاعات محرمانه با امنیت بیشتری منتقل می‌شود.

• ضروری برای اظهارنامه مالیاتی: در بسیاری از فرآیندهای مالیاتی، داشتن امضای الکترونیکی اجباری است.

• امکان پیگیری قانونی: امضای دیجیتال به‌عنوان مدرک معتبر قانونی در دعاوی قضایی پذیرفته می‌شود.

• کاربرد در سامانه‌های دولتی: از جمله سامانه مالیات، ثبت شرکت‌ها، مناقصات، و سامانه جامع تجارت.
   

تفاوت امضای الکترونیکی با امضای دیجیتال

هرچند در مکالمات روزمره این دو اصطلاح به جای هم به کار می‌روند، اما از نظر فنی تفاوت‌هایی بین آن‌ها وجود دارد.

• امضای دیجیتال به فناوری رمزنگاری اشاره دارد که داده‌ها را رمزگذاری کرده و صحت آن‌ها را تضمین می‌کند.

• اما امضای الکترونیکی مفهومی گسترده‌تر است که می‌تواند شامل انواع تایید هویت آنلاین، از رمز عبور گرفته تا اثر انگشت، باشد.

آنچه به عنوان امضای الکترونیکی شناخته می‌شود، در واقع نوعی امضای دیجیتال قانونی است که توسط مراکز میانی مورد تأیید مرکز اصلی صادر می‌شود و قابلیت استفاده رسمی در سامانه‌های دولتی را دارد.

آیا همه افراد نیاز به دریافت امضای الکترونیکی دارند؟

لزوم دریافت امضای الکترونیکی بستگی به نوع فعالیت و الزامات قانونی آن دارد. این امضا بیشتر برای گروه‌های زیر الزامی یا بسیار مفید است:

• اشخاص حقوقی و مدیران شرکت‌ها (برای پلمپ دفاتر، اظهارنامه مالیاتی، ثبت تغییرات و...)

• اشخاص حقیقی با فعالیت اقتصادی یا ثبت در سامانه مودیان

• صادرکنندگان، واردکنندگان و تجار (برای استفاده در سامانه جامع تجارت)

اگر فعالیتی دارید که نیاز به تعامل با سامانه‌های دولتی یا ارائه اسناد رسمی به‌صورت آنلاین دارد، دریافت امضای الکترونیکی برای شما کاملاً ضروری است.

نکات مهم قبل از دریافت امضای الکترونیکی

پیش از اقدام به دریافت امضای الکترونیکی، به این نکات توجه داشته باشید:

• حتماً از صحت اطلاعات وارد شده در سامانه مطمئن شوید.

• توکن را در جای امن نگهداری کنید و از در اختیار گذاشتن آن به دیگران خودداری کنید.

• گواهی امضای الکترونیکی معمولاً یک سال اعتبار دارد و باید پیش از انقضا تمدید شود.

راهکار قیاس برای دریافت امضای الکترونیکی

یکی از دغدغه‌های رایج حسابداران و مدیران مالی، طی‌کردن مراحل پیچیده دریافت امضای الکترونیکی برای پلمپ دفاتر و ارسال اظهارنامه‌های مالیاتی است. نرم‌افزار حسابداری قیاس با فراهم کردن زیرساخت‌هایی کاربردی، این فرآیند را برای کاربران ساده‌تر کرده است.

یکپارچگی با سامانه‌های مالیاتی

قیاس به‌عنوان یک نرم‌افزار حسابداری پیشرفته، امکان تهیه و ارسال گزارشات مالیاتی را به‌صورت استاندارد فراهم کرده و با ساختار سازمان امور مالیاتی ایران تطبیق دارد. این هماهنگی باعث می‌شود که کاربران بتوانند فایل‌های لازم برای سامانه‌هایی مثل کداقتصادی، TTMS و سازمان ثبت را بدون نیاز به تبدیل‌های دستی آماده کنند.

راهنمای گام‌به‌گام در نرم‌افزار

در نسخه‌های جدید نرم‌افزار قیاس، بخشی به‌عنوان «راهنمای دریافت امضای الکترونیکی» تعبیه شده که مراحل ثبت‌نام در سامانه، احراز هویت و استفاده از توکن را به زبان ساده توضیح می‌دهد.

پشتیبانی و آموزش اختصاصی

قیاس تنها یک نرم‌افزار نیست؛ یک تیم پشتیبانی آموزش‌دیده نیز در کنار شماست. اگر در روند دریافت امضای دیجیتال دچار مشکل شوید یا ندانید از کجا شروع کنید، می‌توانید با کارشناسان قیاس تماس بگیرید و راهنمایی لازم را دریافت کنید.
 

کاربردهای امضای الکترونیکی در سازمان‌ها و شرکت‌ها

کاربردهای دریافت امضای الکترونیکی به مراتب فراتر از پلمپ دفاتر است. بسیاری از شرکت‌ها برای امور زیر به این امضا نیاز دارند:

• ارسال اظهارنامه مالیاتی و صورت‌های مالی به سازمان امور مالیاتی

• ثبت‌نام و ورود به سامانه جامع تجارت

• شرکت در مناقصات و مزایده‌های دولتی

• امضای قراردادهای رسمی و دیجیتال با مشتریان یا پیمانکاران

• ارسال اسناد در سامانه ثبت شرکت‌ها (مانند تغییرات، انحلال، افزایش سرمایه)

استفاده از امضای دیجیتال در این موارد، امنیت، سرعت و اعتبار فعالیت‌های حقوقی سازمان‌ها را افزایش می‌دهد.

جمع‌بندی

با توجه به الزامات قانونی و افزایش خدمات آنلاین در کشور، دریافت امضای الکترونیکی به یکی از مهم‌ترین اقدامات برای کسب‌وکارها و حتی اشخاص حقیقی تبدیل شده است. اگر قصد پلمپ دفاتر قانونی را دارید، این امضا پیش‌نیاز اصلی شماست. با طی کردن مراحل ساده‌ای که در این مقاله گفتیم، می‌توانید به راحتی امضای دیجیتال خود را دریافت و در همه سامانه‌های رسمی از آن استفاده کنید.