چه نرم افزاری برای کسب و کار من مناسب است؟ راهنما و چک لیست ۱۰ سوال

پاسخ کوتاه: نرم‌افزار حسابداری مناسب، نرم‌افزاری است که با نوع کسب‌وکار شما (بازرگانی، تولیدی، فروشگاهی یا خدماتی) بخواند، در دمو با کار واقعی خودتان آزمایش شده باشد، پشتیبانی و آپدیت قوانین داشته باشد و بعداً بشود امکانات به آن اضافه کرد. در این راهنما بسته‌ی مناسب هر کسب‌وکار را مشخص می‌کنیم و ۱۰ سوالی را می‌گوییم که قبل از خرید باید بپرسید.

انتخاب نرم‌افزار حسابداری اشتباه، وقت و پول شما را هدر می‌دهد. کسب‌وکارهای کوچک معمولاً با دو نگرانی روبه‌رو هستند: بودجه محدود و ترس از پیچیدگی. اگر نرم‌افزار درست انتخاب نشود، یا امکانات لازم را ندارد یا آن‌قدر پیچیده است که استفاده از آن سخت می‌شود.

در این راهنما به‌صورت شفاف می‌گوییم برای هر نوع کسب‌وکار (بازرگانی، تولیدی، فروشگاهی یا خدماتی) چه چیزهایی مهم است و چطور بسته مناسب را پیدا کنید. در پایان می‌توانید دموی رایگان را درخواست دهید و محیط واقعی را ببینید. اگر قیمت و هزینه برایتان در اولویت است، مقاله‌ی راهنمای انتخاب نرم افزار حسابداری ارزان قیمت را هم ببینید.

خلاصه در یک نگاه

• اول نوع کسب‌وکارتان را مشخص کنید: بازرگانی، تولیدی، فروشگاهی یا خدماتی.
• بعد پلتفرم را انتخاب کنید: ویندوز، تحت وب یا ابری.
• قبل از خرید دمو را امتحان کنید: یک تست ۳۰ دقیقه‌ای با کار واقعی خودتان کافی است.
• از فروشنده ۱۰ سوال بپرسید: پشتیبانی، ماژول‌های بعدی، امنیت و هزینه‌ی کل مهم‌ترین‌هایند.

نرم افزار حسابداری چیست و چرا به آن نیاز دارید؟

نرم‌افزار حسابداری ابزار دیجیتالی است که ثبت معاملات، صدور فاکتور، مدیریت موجودی، دریافت و پرداخت و تهیه گزارش‌های مالی را ساده و دقیق می‌کند. هدف اصلی آن نظم‌دهی به اطلاعات مالی و کاهش خطای انسانی است.

اگر هنوز با روش دستی کار می‌کنید، مقاله‌ی «آیا شما به نرم‌افزار حسابداری مالی نیاز دارید؟» را بخوانید. آنجا تفاوت روش دستی و نرم‌افزاری را دقیق‌تر توضیح داده‌ایم.

ویژگی‌های ضروری نرم افزار حسابداری برای کسب‌وکارهای کوچک

نرم‌افزار مناسب کسب‌وکار کوچک باید این ویژگی‌ها را داشته باشد:

• دقت بالا در ثبت و محاسبات خودکار
• صرفه‌جویی در زمان و هزینه (کاهش خطای دستی و نیاز به نیروی اضافه)
• امکان مدیریت موجودی (در صورت نیاز)
• گزارش‌های مالی و مدیریتی واضح
• پیگیری آسان بدهی‌ها و بستانکاری‌ها
• امنیت و پشتیبانی قابل اعتماد (به‌خصوص در نسخه‌های ابری)

برای جزئیات بیشتر درباره مزایا، مقاله‌ی «۶ مزیت استفاده از نرم‌افزار حسابداری در یک کسب‌وکار کوچک» را ببینید.

انواع نرم افزار حسابداری از نظر پلتفرم

نرم‌افزارهای حسابداری کسب‌وکارهای کوچک معمولاً در سه شکل عرضه می‌شوند:

مزایای نرم افزار حسابداری ابری برای کسب‌وکار کوچک

نرم‌افزار ابری (حسابداری آنلاین) همان امکانات نسخه سنتی را دارد، اما با مزایای بیشتر:

• دسترسی از هر مکان و هر دستگاه فقط با اینترنت
• بدون نیاز به خرید و نگهداری سرور و سخت‌افزار
• به‌روزرسانی خودکار
• امنیت بالاتر و بک‌آپ منظم
• هماهنگی لحظه‌ای اطلاعات بین کاربران
• هزینه اولیه کمتر و مقیاس‌پذیری آسان
• امکان کار از خانه یا چند شعبه

اگر دسترسی از چند مکان برایتان مهم است و نمی‌خواهید نگران زیرساخت باشید، نسخه ابری معمولاً انتخاب منطقی‌تری است. جزئیات بیشتر را در صفحه‌ی نرم افزار حسابداری ابری قیاس ببینید.

چطور بفهمید کدام بسته مناسب کسب‌وکار شماست؟

نوع اصلی فعالیت، مهم‌ترین معیار انتخاب است. قبل از هر چیز این سه مورد را مشخص کنید:

• نوع کسب‌وکار: بازرگانی، تولیدی، فروشگاهی یا خدماتی؟
• تعداد کاربران: چند نفر با نرم‌افزار کار می‌کنند و هرکدام باید به چه بخشی دسترسی داشته باشند؟
• محل کار: فقط یک کامپیوتر، یا چند شعبه و کار از خانه هم لازم است؟

خلاصه‌ی انتخاب بر اساس نوع کسب‌وکار:

اگر کسب‌وکار شما بازرگانی است نیاز اصلی شما مدیریت خرید و فروش کالا، کنترل موجودی انبار و یکپارچگی حسابداری با این دو بخش است؛ بدون این یکپارچگی، مغایرت بین اسناد فروش و انبار به‌سرعت زیاد می‌شود. بسته بازرگانی قیاس دقیقاً همین سه بخش خرید و فروش، انبار و حسابداری را در یک سیستم یکپارچه می‌کند و امکان افزودن ماژول‌های دیگر را هم دارد.

اگر کسب‌وکار شما تولیدی است کنترل تولید، محاسبه بهای تمام‌شده و مدیریت مواد اولیه اهمیت بالایی دارد. نرم‌افزار حسابداری تولیدی قیاس این نیازها را در کنار حسابداری پوشش می‌دهد.

اگر کسب‌وکار شما فروشگاهی است صدور سریع فاکتور، اتصال به بارکدخوان و کارتخوان، مدیریت چک و موجودی لحظه‌ای ضروری است. نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی قیاس برای همین مدل طراحی شده است.

اگر کسب‌وکار شما خدماتی است درآمد اصلی شما از ارائه خدمات (مشاوره، آموزش، حمل‌ونقل، خدمات فنی و مشابه) به دست می‌آید. در این حالت ثبت قرارداد خدماتی، صدور فاکتور خدمات، محاسبه درآمد پروژه‌محور و گزارش سود و زیان خدمات اهمیت بیشتری دارد. بسته خدماتی قیاس دقیقاً برای این نوع کسب‌وکارها طراحی شده است. برای بررسی دقیق‌تر معیارهای انتخاب در حوزه خدماتی، صفحه بهترین نرم‌افزار حسابداری خدماتی را ببینید. اگر کسب‌وکارتان شرکت است و به حقوق و دستمزد یا گزارش تجمیعی نیاز دارید، نرم‌افزار حسابداری شرکتی قیاس را هم ببینید.

انتخاب نرم‌افزار حسابداری مناسب یعنی انتخاب ابزاری که با نوع فعالیت، حجم کار و بودجه شما هماهنگ باشد، نه لزوماً پرامکانات‌ترین گزینه بازار. قیاس بسته‌های جداگانه برای بازرگانی، تولیدی، فروشگاهی و خدماتی ارائه می‌دهد تا دقیقاً همان چیزی را که نیاز دارید انتخاب کنید، نه بیشتر و نه کمتر.

۱۰ سوال قبل از خرید نرم افزار حسابداری

بعد از اینکه بسته‌ی مناسب را پیدا کردید، این ۱۰ سوال را از فروشنده (هر فروشنده‌ای) بپرسید و جواب‌ها را یادداشت کنید:

1. برای نوع کسب‌وکار من نسخه‌ی مخصوص دارد؟ نرم‌افزار فروشگاهی روی فاکتور و موجودی تمرکز دارد و نرم‌افزار شرکتی روی حقوق و دریافت و پرداخت.
2. ویندوزی است یا ابری؟ بر اساس محل کار و تعداد کاربران تصمیم بگیرید (جدول پلتفرم‌ها را ببینید).
3. نسخه‌ی دمو دارد؟ بدون دمو خرید نکنید.
4. پشتیبانی چطور است؟ بپرسید از چه راه‌هایی و در چه ساعت‌هایی پاسخ می‌دهد و با تغییر قوانین مالیاتی و بیمه، نرم‌افزار آپدیت می‌شود یا نه.
5. بعداً می‌شود ماژول اضافه کرد؟ ممکن است امروز فقط فاکتور بخواهید و سال بعد انبارداری، حقوق و دستمزد یا خزانه‌داری لازم شود.
6. گزارش‌هایی که لازم دارم را می‌دهد؟ سود و زیان، تراز آزمایشی و گردش حساب را در دمو بگیرید.
7. امنیت و پشتیبان‌گیری چطور است؟ بپرسید اطلاعات کجا ذخیره می‌شود، پشتیبان‌گیری خودکار است یا دستی و در صورت خرابی چطور بازیابی می‌شود.
8. سطح دسترسی کاربران قابل تنظیم است؟ باید بتوانید مشخص کنید فروشنده فقط فاکتور ببیند و حسابدار به گزارش‌های مالی دسترسی داشته باشد.
9. هزینه‌ی کل چقدر می‌شود؟ فقط قیمت اول را نپرسید؛ هزینه‌ی ماژول‌های بعدی، پشتیبانی، آموزش و تمدید را هم بپرسید. صفحه‌ی قیمت‌ها را هم ببینید.
10. اطلاعات قبلی من را منتقل می‌کنند؟ اگر از اکسل یا نرم‌افزار دیگری می‌آیید، بپرسید ورود اطلاعات چطور انجام می‌شود.

تست ۳۰ دقیقه‌ای در نسخه‌ی دمو

با این پنج کار بفهمید نرم‌افزار به کار شما می‌خورد:

1. یک فاکتور فروش واقعی ثبت کنید.
2. یک سند حسابداری دستی بزنید.
3. گزارش سود و زیان بگیرید.
4. یک کاربر با دسترسی محدود بسازید و ببینید چه چیزی را می‌بیند.
5. یک پشتیبان‌گیری انجام دهید.

اگر هر کدام از این پنج کار گیج‌کننده بود، با کار روزمره هم گیج‌کننده خواهد بود.

علامت‌های هشدار هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری

• فروشنده فقط درباره‌ی قیمت صحبت می‌کند و از پشتیبانی چیزی نمی‌گوید.
• دمو ندارد یا فقط ویدیو نشان می‌دهد.
• برای امکانات پایه هم باید جداگانه پول بدهید.
• آپدیت‌ها مدت‌هاست منتشر نشده‌اند.

دیگر لازم نیست حدس بزنید

همین حالا دموی رایگان را درخواست دهید و در چند دقیقه با کارشناسان ما بسته دقیق کسب‌وکارتان را مشخص کنید. برای شروع از صفحه‌ی اصلی قیاس دمو را درخواست کنید؛ یا برای دیدن امکانات کامل هر بسته، صفحه‌ی همان بسته را باز کنید.

پرسش‌های متداول

۱. چطور بفهمم کسب‌وکارم به کدام نوع نرم‌افزار نیاز دارد؟

ابتدا نوع اصلی فعالیت (بازرگانی، تولیدی، فروشگاهی یا خدماتی)، تعداد کاربران و نیاز به دسترسی از راه دور را مشخص کنید. سپس بسته متناسب با همان نیاز را انتخاب کنید.

۲. نرم‌افزار ابری برای کسب‌وکار کوچک بهتر است یا نسخه ویندوزی؟

اگر دسترسی از چند مکان یا چند دستگاه برایتان مهم است و نمی‌خواهید نگران نگهداری سرور باشید، نسخه ابری معمولاً مناسب‌تر است. اگر فعالیت شما محدود به یک محل ثابت است، نسخه ویندوزی هم کفایت می‌کند.

۳. فرق نرم‌افزار حسابداری تحت وب و ابری چیست؟

نرم‌افزار تحت وب از طریق مرورگر قابل دسترسی است. نرم‌افزار ابری روی سرور ارائه‌دهنده نصب می‌شود و آنلاین در دسترس است، بنابراین خرید و نگهداری سرور و سخت‌افزار لازم نیست.

۴. آیا نرم‌افزار حسابداری برای کسب‌وکارهای خیلی کوچک هم به‌صرفه است؟

بله، به شرطی که بسته‌ای را انتخاب کنید که فقط امکانات موردنیاز واقعی شما را داشته باشد و بشود بعداً ماژول به آن اضافه کرد.

۵. آیا بعداً می‌توانم بسته را تغییر دهم یا ارتقا دهم؟

بله، بسته‌ها معمولاً قابل ارتقا هستند. برای مسیر دقیق ارتقا بهتر است با کارشناسان فروش مشورت کنید.

۶. آیا قبل از خرید امکان تست وجود دارد؟

بله. از طریق دموی رایگان می‌توانید پیش از تصمیم نهایی با محیط و امکانات نرم‌افزار آشنا شوید.

۷. مهم‌ترین معیار برای انتخاب نرم‌افزار حسابداری چیست؟

تطابق نرم‌افزار با نوع کسب‌وکار شما. بعد از آن، پشتیبانی و آپدیت قوانین مالیاتی مهم‌ترین موارد است.

۸. دمو را چقدر باید امتحان کرد؟

حداقل یک جلسه‌ی ۳۰ دقیقه‌ای با کارهای واقعی روزانه‌تان. اگر چند نفر با نرم‌افزار کار می‌کنند، هرکدام را هم جداگانه امتحان کنند.