سرمايه در گردش

چگونه می توان حساب های قابل پرداخت برای بهبود سرمايه در گردش را افزایش داد

حسابداری قابل پرداخت (AP) مدیریت فرمول سیاست ها و فرآیندهای مدیریت خرید اعتبار تجاری است. تمرکز این مرکز بر شناسایی خطوط اعتباری تجاری، شرایط مطلوب خرید و تسهیل جریان و زمان خرید است که همه آنها نقش مهمی در سرمایه کاری کسب و کار را ایفا می کنند. حساب های قابل پرداخت در میان سه عنصر اصلی سرمایه در گردش ، دیگران حساب های دریافتی (AR) و موجودی حساب می شود.

این یک استراتژی اثبات شده است که هرگونه پیشرفت در AP می تواند منجر به افزایش چشمگیر ارزش سرمایه در گردش شود. بعضی از راه های دستیابی به این، در زیر شرح داده شده است.

راههای استفاده از حسابهای قابل پرداخت برای بهبود سرمايه در گردش

برو بی کاغذ:

برای جلوگیری از سردرگمی و پیچیدگی، می توانید به تصویر برداری الکترونیکی از تمام فاکتورهای تامین کننده نگاه کنید. همه چیزهایی که باید انجام شود این است که در یک راهکار تصویربرداری سند سرمایه گذاری کنیم که می توانید با سیستم حسابداری یا سازمانی خود ادغام کنید. تصاویر ایجاد شده باید با سوابق معامله در سیستم حسابداری مرتبط شوند.

این بهترین راه برای اطمینان از این است که فاکتورها از دست نرفته یا نابود نمی شوند. فرایند حسابداری قابل پرداخت حساب شما می تواند وظایف خسته کننده را، از قبیل ثبت نام صورتحساب، حذف کند. همچنین، تصویری روشن از وضعیت در دسترس است، در مورد مدیریت یا مقامات خارجی هر گونه سوال را مطرح می کند. با رفتن به دیجیتال، جستجو برای اطلاعات آسان است و حتی مقایسه ها را انجام می دهد. این را در نظر بگیرید – در یک سیستم کاغذ، سفارش خرید (PO) باید با لغزش بسته مطابقت داشته باشد تا درک آنچه دستور داده شده است و آنچه که تحویل داده شد. همچنین، این باید با فاکتور هماهنگ باشد تا اطمینان حاصل شود که قیمت مناسب است. هنگامی که حجم زیاد است، این یک وظیفه خسته کننده می شود. در سیستم بدون کاغذ، این کار به صورت خودکار توسط سیستم انجام می شود.

 

سرمایه در گردش

 

بررسی پروسه های موجود برای ارتقاء:

حساب های قابل پرداخت شامل فرآیندهای متعددی نظیر انتخاب فروشنده، ایجاد قرارداد، فرآیند تهیه و صورتحساب می باشد. بررسی و بهبود هر یک از فرایندها به افزایش سرمایه در گردش کمک می کند:

انتخاب فروشنده:

ضروری است که شما یک لیست از تامین کنندگان مورد نظر را نگه دارید. این امر برای جلوگیری از خرید غیر ضروری و فعال کردن کسب و کار شما برای تنظیم شرایط مطلوب خرید است. هنگام انتخاب یک فروشنده، اطمینان حاصل کنید که تمام ذینفعان اصلی، مانند افسر تهیه، درگیر هستند. فروشنده های بازبینی را با نگه داشتن یک کارت امتیازی عملکرد تامین کننده نگه دارید. شما می توانید از این کارت های امتیاز برای مذاکره با فروشندگان بر روی پارامتر های مختلف، از قبیل کیفیت محصول، استانداردهای خدمات و قیمت استفاده کنید. شما حتی می توانید شرایط پرداخت بیشتری را از کسانی که رتبه پایین در کارت امتیازی خود را رتبه بندی می کنند مذاکره کنید. کارت های امتیاز همچنین می تواند برای نشان دادن فروشندگان آنچه که رقبا ارائه می دهند و دریافت تخفیف برای خرید فله استفاده می شود. بهتر است برای نظارت بر عملکرد عرضه کنندگان در طیف وسیعی از معیارها، مانند زمان بندی های تحویل، نرخ خطا و کیفیت خدمات. شما می توانید افرادی را که در طول زمان شکست بخورند بیرون بکشید. همچنین، این امر می تواند منافع مالی شما را در اختیار شما قرار دهد تا تقاضای تخفیف ها را در صورت عدم ارائه شرایط سرویس دهی به مشتریان.

تعمیر و نگهداری داده ها:

ورود اطلاعات نامناسب شرایط تأمین کننده و POs، می تواند منجر به پرداخت های اشتباه، از دست رفتن تخفیف و اختلالات در عرضه شود. برای جلوگیری از چنین مشکلی، ضروری است که تمام موافقتنامه های سطح خدمات (SLAs) و POs وارد سیستم های خرید و AP شوند. داده ها شامل اطلاعات مربوط به محصول، استانداردهای کیفیت، شرایط پرداخت، زمان بندی های تحویل و سایر پارامترهایی هستند که برای انطباق با مقررات مهم هستند. داده ها باید به صورت مستمر به روز شوند و زمانی که تغییرات در شرایط پرداخت، تخفیف های ارائه شده یا سایر تغییرات قراردادی اتفاق می افتد. اطمینان حاصل کنید که سند قرارداد واقعی در مکان امن نگهداری می شود تا در صورت لزوم در دسترس باشد.

قراردادهای نقدی: عدم صحت داده های پرداخت می تواند منجر به پرداخت های تکراری یا نادرست شود. این دلیل است که شما باید اغلب قراردادها را با تامین کنندگان بررسی کنید. تیم شما باید بتواند برای کامل بودن و صحت داده ها را بررسی کند. همچنین نیاز به تایید داده ها برای انطباق وجود دارد. بازبینی شرایط قرارداد حصول اطمینان از اینکه تامین کنندگان با زمان و مکان مجددا به این شرایط می رسند اطمینان حاصل کنند. شامل ضمانت و جریمه در شرایط قرارداد تحت عملکرد توسط فروشنده. همچنین قرارداد در مقایسه با استانداردهای صنعت و محدودیت مجوز فروشنده ضروری است.

فرایند تدارکات را مدیریت کنید:

هنگامی که کسب و کارهای بزرگ نیاز به اداره صدها یا حتی هزاران تن از تامین کنندگان، نیاز به بررسی و بهبود فرآیند تهیه. در واقع یک چالش برای پیگیری تمام صورتحساب دریافت شده و پیوستن آنها به PO است. عدم مديريت تداركات مناسب مي تواند پيش بيني و كنترل جريان نقد را دشوار كند. همچنین می تواند به هزینه های بیش از حد و برخورد با تأمین کنندگان تأیید نشده منجر شود. شما باید قوانین تدارکاتی را در نظر بگیرید تا اطمینان حاصل شود که ذینفعان داخلی تنها با تأمین کنندگان تأیید شده و هزینه های صرفه جوئی در حد معقول دارند. بررسی و قبول کردن مواردی که قبلا پرداخت می شود

که شما می توانید استطاعت. اگر پول نقد در دست نداشته باشید و یا اگر هزینه سرمایه بالا باشد، برای حساب های تخفیف اولیه هزینه ای ندارد. سعی کنید حساب های قابل پرداخت توسط فروشنده و شرایط پرداخت را بررسی کنید. معیارهای تعیین شده، مانند درصد فاکتورهای پرداخت شده به عنوان هر اصطلاح، به طوری که می توان آن را به طور یکنواخت در سراسر سازمان استفاده کرد. هنگام خرید محصولات جدید، درخواست پرداخت های طولانی تر برای کاهش خطرات مربوط به چنین خرید را درخواست کنید. بهبود فرایند صورتحساب: مهم است که یک دفتر پردازش متمرکز برای استاندارد سازی فرایند صورتحساب تنظیم شود. فاکتورهای نادرست مانند کسانی که مقدار اشتباه یا اطلاعات تماس دارند، باید به جای زمان سرمایه گذاری در اصلاح، به تامین کنندگان ارسال شوند. تنظیم زمانبندی فرایند فاکتور و برای اطمینان از انجام این کار، فاکتورهای تمبر تاریخ و زمان پردازش آنها. برای یک وضعیت جریان نقدی سالم، اطمینان حاصل کنید که تنها زمانی که به حساب شما پرداخت می شوید، صورتحساب را پرداخت کنید. در صورت فاکتورها، یک فرایند برای مدیریت استثنائی در نظر گرفته شود. با استفاده از سیستم الکترونیکی که تامین کنندگان می توانند فاکتورها را در قالب دیجیتال ارائه دهند، می توانید زمان صرفه جویی کنید. یکی دیگر از روش صرفه جویی در زمان این است که فاکتورهای دیجیتالی را برای مجوز الکترونیکی بفرستد. این موجب صرفه جویی در زمان و هزینه های گرانبها در جذب علائم فیزیکی می شود. حتی می توانست تکنولوژی تلفن همراه را مهار کند، به این طریق مدیران اجازه می دادند فاکتورها را در حال حرکت با استفاده از تلفن های هوشمندشان به کار گیرند، و در نتیجه فرایند تأیید فاکتور را سریعتر می کردند. ایجاد سیستم پرداخت الکترونیک الکترونیکی که در آن می توان از طریق ارسال پرداخت پول به هنگام پرداخت انجام می شود. هرچیزی تحلیل: از دیدگاه حساب قابل پرداخت، مهم است که روزهای قابل پرداخت قابل توجه (DPO) را پیگیری کنید. این تصمیم می گیرد که چگونه شما جریان نقدی خود را مدیریت می کنید. ایجاد تجزیه و تحلیل برای DPO می تواند بسیار موثر باشد. به عنوان مثال، تجزیه و تحلیل می تواند مواردی را نشان دهد که در آن پرداختهای بزرگ ممکن است خیلی زود بیرون بیایند. سود: مذاکره با بانک خود در مورد بودجه می تواند بازده خوبی داشته باشد. به عنوان مثال، پول اضافی ناشی از افزایش DPO می تواند سود را به دست آورد. از بانک خود بخواهید که این وجوه را برای آن روزها در حساب سودمند جبران کند. به این ترتیب، با کمک فرآیندهای بهبود یافته، تحلیل و برنامه ریزی، حساب های قابل پرداخت می توانند برای بهینه سازی سرمایه کارآمد استفاده شوند. افزایش جریان نقدی این شرکت را قادر می سازد تا عملیات فعلی خود را بهینه سازی کرده و به سمت اهداف رشد پیش بینی شده کار کند.

Accounts payable (AP) management is the practice of formulating policies and processes to manage the trade credit purchases. Its focus centers on identifying trade credit lines, favorable terms of purchase and streamlining the flow and timing of purchases, all of which play a role in the business’ working capital. Accounts payable is counted among the three main components of working capital, the others being accounts receivable (AR) and inventory.

It is a proven strategy that any improvements in AP can lead to significant enhancement of working capital. Some ways to achieve this are described below.