آشنایی با انواع رسید و حواله انبار

امروزه مدیریت کارآمد انبار نقشی حیاتی در موفقیت سازمان‌ها ایفا می‌کند. در قلب این مدیریت، دو سند کلیدی قرار دارند: رسید انبار و حواله انبار. این اسناد، ستون فقرات سیستم کنترل موجودی را تشکیل می‌دهند و جریان ورود و خروج کالاها را با دقت ثبت و پیگیری می‌کنند.

رسید انبار، سندی است که ورود کالا به انبار را مستند می‌کند و نشان‌دهنده افزایش موجودی است. از سوی دیگر، حواله انبار، خروج کالا از انبار را ثبت می‌کند و کاهش موجودی را نشان می‌دهد. هر یک از این اسناد دارای انواع مختلفی هستند که برای شرایط و نیازهای متفاوت طراحی شده‌اند.

در این مقاله، ما به بررسی دقیق انواع رسید و حواله انبار می‌پردازیم. هدف ما ارائه درکی جامع از کاربرد هر یک از این اسناد، نحوه استفاده از آن‌ها و نقش حیاتی‌شان در مدیریت موثر انبار است. با درک عمیق‌تر این ابزارهای ضروری، مدیران و کارکنان انبار می‌توانند عملیات خود را بهینه‌سازی کرده و به کارایی بیشتری در مدیریت موجودی دست یابند.

حسابداری انبار چیست؟

حسابداری انبار مجموعه‌ای از فرآیندها و اقدامات حسابداری است که به محاسبه و مدیریت ارزش موجودی‌های انبار می‌پردازد. هدف اصلی آن تعیین ارزش مادی کالاها و موجودی‌های داخل انبار است.

این نوع حسابداری شامل ثبت و پیگیری عملیات مالی مرتبط با موجودی کسب‌وکار است و به نمایش دقیق دارایی‌های شرکت کمک می‌کند. حسابداری انبار سه دسته اصلی موجودی را پوشش می‌دهد: مواد خام، مواد در فرآیند تولید، و محصولات آماده فروش. این فرآیند شامل دریافت کالا از منابع داخلی یا خارجی، نگهداری آن‌ها طبق اصول انبارداری، و مدیریت ورود و خروج کالاها با کمترین زمان و نیروی مورد نیاز است.

برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد انواع حسابداری انبار به مقاله نحوه ثبت سند افتتاحیه و ابتدای دوره انبار در وبلاگ قیاس مراجعه کنید.

رسید انبار چیست؟

رسید انبار سندی است که در زمان ورود کالا به انبار تکمیل می‌شود و نشان‌دهنده افزایش موجودی انبار و مالکیت بر کالاها است. این سند به سازمان‌ها کمک می‌کند تا موجودی‌های خود را به دقت ثبت و کنترل کنند و اطلاعات مربوط به ورود کالاها، از جمله تعداد، کیفیت و تاریخ ورود را مستند کنند.

اجزای اصلی رسید انبار شامل شماره رسید، تاریخ ورود، مشخصات کالا، نام تأمین‌کننده و امضای تحویل‌گیرنده و تحویل‌دهنده است. این سند به بهبود مدیریت انبار و فرآیند حسابداری کمک می‌کند و در جلوگیری از کمبود یا مازاد کالا نقش مهمی ایفا می‌کند.

حواله انبار چیست؟

حواله انبار سندی است که برای خروج کالا از انبار صادر می‌شود. این سند نشان‌دهنده کاهش موجودی انبار است و در زمان خروج کالا از انبار تکمیل می‌گردد.

اطلاعات اصلی که معمولاً در یک حواله انبار ثبت می‌شود عبارتند از:

• نام دریافت‌کننده یا دریافت‌کنندگان کالا

• نشانی دریافت‌کنندگان

• شماره فاکتور مرتبط

• تاریخ صدور حواله

• نام انبار

• کد و نام کالاها

• تعداد کالاهای خارج شده

• موجودی سررسید یا مبلغ فاکتور

انواع مختلفی از حواله انبار وجود دارد که بسته به نوع سازمان و صنعت مورد استفاده قرار می‌گیرند:

• حواله مصرف: برای خروج کالا جهت مصرف در مراکز هزینه سازمان صادر می‌شود.

• حواله بین انبار: زمانی که کالا بین دو انبار مختلف در یک سازمان جابجا می‌شود، استفاده می‌گردد.

• حواله فروش: برای خروج کالا به منظور فروش صادر می‌شود.

حواله انبار نقش مهمی در مدیریت موجودی، کنترل خروج کالا و ثبت دقیق عملیات انبار ایفا می‌کند. این سند به سازمان‌ها کمک می‌کند تا جریان خروج کالا از انبار را به درستی مدیریت و ثبت کنند.

انواع رسید انبار

بر اساس اطلاعات موجود، انواع اصلی رسید انبار عبارتند از:

• رسید انبار دائم: این نوع رسید زمانی صادر می‌شود که کالای وارد شده به انبار نیازی به بررسی واحد کنترل کیفیت ندارد و انباردار می‌تواند پس از کنترل‌های لازم و تطبیق با اسناد مربوطه، کالا را مستقیماً وارد انبار کند.

• رسید انبار موقت: این رسید برای کالاهایی صادر می‌شود که نیاز به بررسی بیشتر یا تأیید واحد کنترل کیفیت دارند.

• رسید تحویل مستقیم: این نوع رسید برای کالاهایی استفاده می‌شود که مستقیماً به واحد درخواست‌کننده تحویل داده می‌شوند و وارد انبار نمی‌شوند.

• رسید خرید داخلی: این رسید برای کالاهایی که از داخل کشور خریداری شده‌اند صادر می‌شود و می‌تواند وضعیت موقت یا دائم داشته باشد.

• رسید خرید خارجی: برای کالاهایی که از خارج کشور وارد می‌شوند استفاده می‌شود.

• رسید برگشت از مصرف: زمانی که کالایی که قبلاً برای مصرف از انبار خارج شده، به هر دلیلی به انبار برگردانده می‌شود، این نوع رسید صادر می‌گردد.

این انواع رسید انبار به مدیریت دقیق موجودی، کنترل کیفیت کالاها و ثبت صحیح عملیات انبار کمک می‌کنند.

انواع حواله انبار

انواع اصلی حواله انبار عبارتند از:

• حواله مصرف: این نوع حواله برای خروج کالا جهت مصرف در مراکز هزینه سازمان صادر می‌شود و کاربردی‌ترین نوع حواله است.

• حواله بین انبار: زمانی که کالا بین دو انبار مختلف در یک سازمان جابجا می‌شود، از این نوع حواله استفاده می‌گردد.

• حواله فروش: برای خروج کالا به منظور فروش صادر می‌شود.

• حواله برای مصرف در پروژه‌های عملیاتی: جهت خروج کالا برای استفاده در پروژه‌های خاص.

• حواله آزمایش کالا: برای خروج کالا جهت آزمایش و بررسی.

• حواله مرجوعی شامل دو نوع است:

• حواله مرجوع کالا به بخش تولید

• حواله مرجوع کالا به تأمین‌کننده

• حواله امانت کالا: برای خروج موقت کالا به صورت امانی.

این انواع حواله بسته به نوع سازمان، صنعت و نیازهای خاص آن مورد استفاده قرار می‌گیرند و به مدیریت دقیق خروج کالا از انبار کمک می‌کنند.

بخش های مختلف رسید انبار

رسید انبار از چندین بخش مهم تشکیل شده است که هر کدام اطلاعات خاصی را ثبت می‌کنند. بخش‌های اصلی یک رسید انبار عبارتند از:

• اطلاعات شناسایی:

شماره رسید انبار

تاریخ ورود کالا به انبار

• مشخصات کالا:

نام کالا

کد کالا

تعداد یا مقدار کالا

واحد شمارش

• اطلاعات منبع:

نام تأمین‌کننده یا فروشنده

شماره سفارش خرید مرتبط

• تأییدیه‌ها:

امضای تحویل‌گیرنده (انباردار)

امضای تحویل‌دهنده

• توضیحات تکمیلی:

بخشی برای ثبت هرگونه ملاحظات خاص یا توضیحات اضافی

این بخش‌ها به مستندسازی دقیق ورود کالا به انبار کمک می‌کنند و برای مدیریت موجودی، حسابداری و کنترل کیفیت ضروری هستند. رسید انبار با ثبت این اطلاعات، نقش مهمی در فرآیند حسابداری انبار و مدیریت زنجیره تأمین ایفا می‌کند.

فرآیند ورود کالا به انبار تا ثبت رسید انبار

فرآیند ورود کالا به انبار تا ثبت رسید انبار شامل چند مرحله اصلی است:

• دریافت کالا:

• کالا از تأمین‌کننده یا منبع داخلی به انبار تحویل داده می‌شود.
• انباردار محموله را با اسناد همراه آن (مانند فاکتور خرید) مطابقت می‌دهد.

• کنترل کیفی:

• کالاهای ورودی از نظر کمیت و کیفیت بررسی می‌شوند.
• در صورت نیاز، کالاها به انبار قرنطینه منتقل می‌شوند تا بررسی‌های بیشتری انجام شود.

• تعیین وضعیت کالا:

• پس از بررسی، وضعیت کالاها مشخص می‌شود (سالم، ارفاقی، برگشت به تأمین‌کننده، ضایعات، نامنطبق و غیره).

• ثبت اطلاعات:

• مشخصات کالا شامل نام، کد، تعداد و واحد شمارش ثبت می‌شود.
• اطلاعات منبع مانند نام تأمین‌کننده و شماره سفارش خرید ثبت می‌گردد.

• تکمیل رسید انبار:

• فرم رسید انبار با جزئیات کامل تکمیل می‌شود.
• شماره رسید انبار و تاریخ ورود کالا ثبت می‌گردد.

• تأیید و امضا:

• رسید انبار توسط تحویل‌گیرنده (انباردار) و تحویل‌دهنده امضا می‌شود.

• ثبت در سیستم:

• اطلاعات رسید انبار در سیستم حسابداری و مدیریت انبار ثبت می‌شود.
• موجودی انبار به‌روزرسانی می‌گردد.

این فرآیند به مدیریت دقیق موجودی، کنترل کیفیت کالاهای ورودی و ثبت صحیح عملیات انبار کمک می‌کند.

مزیت استفاده از نرم افزار انبارداری

استفاده از نرم افزار انبارداری مزایای متعددی برای کسب و کارها دارد:

• افزایش دقت و سرعت عملیات: نرم افزار انبارداری باعث تسهیل و افزایش دقت و سرعت عملیات انبارداری می‌شود.

• مدیریت بهتر موجودی: امکان نگهداشت دقیق کالاها از نظر تعدادی و مدیریت موثرتر چرخه کالا را فراهم می‌کند.

• مکانیزه کردن فرآیندها: تمامی عملیات انبارداری که قبلاً با رسید و حواله کاغذی انجام می‌شد را مکانیزه می‌کند.

• کاهش خطای انسانی: با اتوماسیون فرآیندها، احتمال خطای انسانی را کاهش می‌دهد.

• گزارش‌گیری دقیق: امکان تهیه گزارش‌های دقیق از موجودی و عملیات انبار را فراهم می‌کند.

• صرفه‌جویی در هزینه‌ها: باعث کاهش هزینه‌های عملیاتی و افزایش کارایی می‌شود.

• بهبود مدیریت زنجیره تأمین: به عنوان جزء کلیدی مدیریت زنجیره تأمین عمل می‌کند.

• یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌ها: امکان ادغام با نرم‌افزارهای مدیریت حمل و نقل و لجستیک را فراهم می‌کند.

• دسترسی آسان به اطلاعات: امکان دسترسی سریع و آسان به اطلاعات کالاها را فراهم می‌کند.

• بهبود تصمیم‌گیری: با ارائه اطلاعات دقیق و به‌روز، به مدیران در تصمیم‌گیری‌های بهتر کمک می‌کند.

تفاوت‌های حواله فروش با انواع رسید انبار

بر اساس اطلاعات موجود، تفاوت‌های اصلی بین حواله فروش و انواع رسید انبار عبارتند از:

1. زمان صدور:

• حواله فروش: هنگام خروج کالا از انبار صادر می‌شود.
• رسید انبار: هنگام ورود کالا به انبار صادر می‌شود.

2. نشان‌دهنده مالکیت:

• حواله فروش: انتقال مالکیت کالا از انبار به خریدار را نشان می‌دهد.
• رسید انبار: مالکیت انبار بر کالا را نشان می‌دهد.

3. تأثیر بر موجودی:

• حواله فروش: نشان‌دهنده کاهش موجودی انبار است.
• رسید انبار: نشان‌دهنده افزایش موجودی انبار است.

4. اسناد همراه:

• حواله فروش: معمولاً همراه با فاکتور فروش است.
• رسید انبار: معمولاً همراه با فاکتور خرید یا صورت وضعیت کالا است.

5. هدف:

• حواله فروش: برای ثبت خروج کالا با هدف فروش، امانت یا آزمایش استفاده می‌شود.

• رسید انبار: برای ثبت ورود کالا به انبار یا خرید آن توسط کارخانه استفاده می‌شود.

6.کاربرد در حسابداری:

• حواله فروش: به مستندسازی کالاهای خروجی و تطبیق پرداختی کمک می‌کند.
• رسید انبار: به مستندسازی، ساده‌سازی فرآیند حسابداری و ثبت موجودی به‌روز کالا کمک می‌کند.

این تفاوت‌ها نشان می‌دهد که حواله فروش و رسید انبار دو سند متفاوت با کاربردهای مجزا در مدیریت انبار و حسابداری هستند.
 

جمع‌بندی

در این مقاله، ما به بررسی جامع انواع مهم رسید و حواله انبار پرداختیم. این اسناد، ابزارهای حیاتی در مدیریت موثر انبار و کنترل دقیق موجودی هستند.

رسیدهای انبار، از جمله رسید دائم، موقت، خرید داخلی و خارجی، نقش مهمی در ثبت ورود کالا به انبار ایفا می‌کنند. از سوی دیگر، حواله‌های انبار مانند حواله مصرف، فروش و بین انباری، خروج کالا از انبار را مدیریت می‌کنند.

هر یک از این اسناد کاربردهای خاص خود را دارند و برای شرایط مختلف طراحی شده‌اند. درک صحیح و استفاده مناسب از این اسناد می‌تواند به بهبود قابل توجهی در مدیریت زنجیره تأمین، کنترل موجودی و بهینه‌سازی عملیات انبار منجر شود.

با پیشرفت فناوری، استفاده از نرم‌افزارهای انبارداری برای مدیریت این اسناد رو به افزایش است. این نرم‌افزارها امکان ثبت دقیق‌تر، گزارش‌گیری سریع‌تر و تصمیم‌گیری بهتر را فراهم می‌کنند.

در نهایت، اهمیت رسید و حواله انبار در مدیریت کارآمد انبار و بهبود عملکرد کلی سازمان غیرقابل انکار است. سازمان‌هایی که از این ابزارها به درستی استفاده می‌کنند، می‌توانند به مزیت رقابتی قابل توجهی در بازار امروز دست یابند.

گروه نرم افزار حسابداری قیاس با تولید نرم افزار انبارداری امکان مدیریت بهتر موجودی کالا و دسترسی راحت به کالا ها رو برای شما فراهم کرده است. برای خرید و دریافت مشاوره با کارشناسان ما در تیم فروش قیاس تماس بگیرید.