توجه به نکات طلایی نرم افزار حسابداری چقدر مهم است؟
توجه به نکات طلایی نرم افزار حسابداری چقدر مهم است؟
مدیریت دفاتر حسابداری برای کسب و کارهای کوچک وظیفه‌ای نیست که کوچک شمرده شود. ثبت گزارش های مالی مناسب می‌تواند منجر به تصمیمات مالی مطلوب گردد. از طرف دیگر گزارش های مالی نامناسب می‌تواند باعث اشتباهات بزرگ شود و حتی منجر به از دست دادن کسب و کار شما گردد. به همین دلیل استفاده از نرم افزارهای حسابداری و توجه به نکات طلایی سیستم‌های حسابداری و مالی بسیار مهم تلقی می‌شود زیرا می‌تواند به شما در فهم نقاط قوت و ضعف کسب و کارتان یاری رساند.
دیگر تنها یک دفتر کل نوشته شده یا صفحه گسترده اکسل برای انجام امور حسابداری کافی نمی‌باشد. تا چند سال پیش اپلیکیشن های حسابداری بر روی دسکتاپ صاحبان کسب و کارهای کوچک و یا کامپیوترهای حسابداران قابل استفاده بودند. دفاتر حسابداری از مکان دیگری قابل دسترسی نبودند و تنها یک نفر می‌توانست آن ها را در زمانی واحد مشاهده نماید. سپس کاربرد رایانش ابری رایج گردید و تامین کنندگان نرم افزار حسابداری فراگیر شدند.
امروزه اطلاعات مالی می‌تواند به شکلی ایمن در هر جایی و هر زمانی و از هر کامپیوتر و یا تلفن همراهی در دسترس قرار گیرد. تعداد زیادی نرم افزار حسابداری در بازار وجود دارد و انتخاب بهترین مورد در میان آن ها می‌تواند به امری پیچیده و دشوار تبدیل شود. با این حال عواملی که به اختصار در ادامه به آن ها اشاره شده است برای اکثر صاحبان کسب و کارهای کوچک موثر بوده و باید در زمان خرید یک برنامه حسابداری آنلاین مورد توجه قرار گیرند.
استفاده آسان نرم افزار حسابداری آنلاین با کاربری آسان، یک داشبورد آسان را به نمایش می گذارد که گزارش کوتاه و سریعی از سلامت مالی شرکت بلافاصله پس از ورود به سیستم تدارک می‌بیند. داشبورد حتی حساب های اصلی شما را مشخص کرده تا شما بتوانید به سرعت نمایی از چگونگی کارکرد کسب و کار خود بدست آورید. شما باید قادر به یادگیری داشبورد و اشراف کامل بر آن باشید و عملیات اولیه حسابداری را با چندین کلیک اجرا نمایید. نیازی نیست تا زمان ارزشمند خود را صرف سفارشی سازی یک صورتحساب برای یک مشتری خاص کنید یا به دلیل مواجهه با سررسید نامنتظره یک قبض غافلگیر شوید.
یکپارچگی و هماهنگی با سایر ابزارها هر کسب و کاری منحصر به فرد بوده و از تعداد بسیار زیادی ابزار برای پیش بردن امور به شکلی روان و پیوسته استفاده میکند. ممکن است شما از اپلیکیشن های متفاوتی برای مدیریت کارکردهای مختلف کسب و کار خود استفاده کنید (شاید از یک پلتفرم تجارت الکترونیکی، یک سیستم CRM و یا یک کنترل کننده شغل). به دنبال یک نرم افزار حسابداری باشید تا با سایر اپلیکیشن های مدیریت کسب و کار یکپارچه شود. همچنین به خاطر داشته باشید زمانی که کسب و کار شما به موفقیت و رشد دست می یابد شما ممکن است از ابزارهای دیگری برای مدیریت حجم کار اضافه شده استفاده نمایید. به صورت کلی هر چقدر کسب و کار شما از قابلیت انعطاف پذیری بیشتری برخوردار باشد بهتر و مفیدتر است.
به بانک شما متصل شود شاید داشتن قابلیت اتصال دفاتر حسابداری شما به بانک از اهمیت بیشتری نسبت به ویژگی یکپارچگی با CRM و یا پلتفرم کنترل کننده شغلی برخوردار باشد. در گذشته شما ممکن بود مجبور به وارد کردن دستی تراکنش های بانکی در نرم افزار دسکتاپ خود می‌شدید. اما اپلیکیشن های ابری امروزه این کار را برای شما به صورت اتوماتیک انجام می‌دهند. بانک، کارت اعتباری و اظهارنامه های PayPal می‌توانند مستقیما وارد نرم افزار حسابداری شما شوند. تمام چیزی که نیاز به انجام آن دارید مطابقت دادن تراکنش های بانکی با تراکنش های حسابداری است. این فرایند بسیار دقیق تر و کاراتر از روش قدیمی است.
از داده های شما محافظت کند هنگامی که داده های مالی در حافظه ابری ذخیره می شود، دیگر امکان این که اطلاعات ضروری به خاطر آسیب دیدن درایو هارد کامپیوتر، نوسان برق و یا ریختن چای از دست برود وجود نخواهد داشت. داده‌ها در سرورهای خارجی برای شما ذخیره خواهند شد. تعداد گرفتن نسخه پشتیبان در میان تولید کنندگان متفاوت است. بنابراین مطمئن شوید که این عامل را در تصمیم گیری های خود در نظر گرفته اید. با ایجاد نرم افزار ابری داده های شما در معرض خطر نفوذ و حمله های اینترنتی قرار گرفته‌اند. بانکداری اینترنتی یک استاندارد امنیتی را بوجود آورده است بنابراین مطمئن شوید که نرم افزار شما از این استاندارد برخوردار است. این به معنی رمزنگاری لایه سوکت امنیتی (SSL) ، محافظت سرور فایروال چند لایه و بازرسی و نظارت روتین خارجی است.
پشتیبانی از مشتری زمان یادگیری هر نرم‌افزار جدیدی قابلیت اتصال آن به یک کارمند، سایر کاربران و متخصصان ضروری می باشد. جواب سوال شما همیشه در دفترچه راهنما و یا بخش منابع یک وب سایت قابل پیدا کردن نیست. تامین کنندگان نرم افزار با پایگاه بزرگ مشتریان معمولا از یک جامعه آنلاین برخوردار هستند که متشکل از کاربرانی است که با یکدیگر در تعامل هستند. این جوامع معمولا توسط کارمندان نظارت می شوند و در زمان لزوم در بحث ها دخالت می کنند. اگر شما براستی به دنبال آن هستید که در تهیه گزارشات مالی حرفه ای شوید می توانید نرم افزاری را انتخاب کنید که آموزش های وسیعی مانند خودآموزهای ویدیویی و وب کنفرانس ها را ارائه می دهد.
قیمت گزینه های رایگان نرم افزار وجود دارند اما معمولا با توجه به تعداد ویژگی های در دسترس قیمت گذاری می شوند. پرداخت حق اشتراک ماهانه به یک تامین کننده SaaS حسابداری برای بیشتر کسب و کارهای کوچک انتخاب گزینه مناسب را تسهیل میکند. این شرکت ها معمولا نسخه ای رایگان پیشنهاد می‌دهند که یک راه اصلی برای تعیین بهترین گزینه برای کسب و کار کوچک شما خواهد بود. با استفاده از این ویژگی های باید بتوانید یک اپلیکیشن حسابداری که با نیازهای خاص کسب و کار شما متناسب بوده و وظایف معمول حسابداری را برای شما آسان و در دسترس می سازد، پیدا نمایید. خوشبختانه این انتخاب به شما دیدگاهی از موقعیت مالی شرکت ارائه می دهد و به شما قدرت گرفتن تصمیمات کسب و کار منطقی و سودآور را خواهد داد.
