چگونه صورت مغایرت بانکی را تکمیل کنیم
در واقع مانده حساب بانکی شما نشان دهنده موجودی نقدی در دسترس شما نیست. اگر شما چند چک قابل توجه واریز نشده داشته باشید حساب چک جاری کسب و کار شما به راحتی قرمز می شود. با حفظ جداگانه حسابداری معاملات خود و انجام یک صورت مغایرت بانکی ماهانه، می توانید جریان نقدی و موقعیت نقدی صحیح خود را متوجه شوید. روند صورت مغایرت بانکی شبیه ایجاد تراز دسته چک است که هر ورودی مفقود و نادرست را آشکار می کند بنابراین شما می توانید مطمئن باشید که مانده نقدی شما درست است. جهت تهیه صورت مغایرت بانکی مراحل زیر را دنبال نمایید.
ترازهای بسته شده از بانک و دفتر خود را مقایسه کنید. شما همیشه باید صورتحساب بانک و مانده حساب خود را که به عنوان تراز دفتر شناخته می شود را مقایسه کنید، تازمانی که مانده نقدی هر دو متناسب شوند آنها را با هم وفق دهید. اکثر نرم افزار های حسابداری دارای یک ماژول صورت مغایرت بانکی هستند که به شما اجازه می دهد مانده نقدی پایانی بانک خود را وارد کنید. درصورتی که ماژول صورت مغایرت بانکی را ندارید؛ برای کمک کردن به شما در روند صورت مغایرت بانکی، معاملات این ماه را برای مقایسه بر روی کاغذ چاپ کنید یا آنها را در یک نرم افزار صفحه گسترده وارد کنید.
اضافه کردن معاملات بانکی به مانده دفتر معمولا برخی بدهی ها و اعتبارات ماهانه وجود دارد که بانک آن را اضافه می کند اما شما آنها را در دفتر به حساب نمی آورید. معاملات مثبت مانند پرداخت سود ماهانه از بانک و کسرمعاملات منفی مانند هزینه های بانک وهزینه های چک برگشتی را به مانده نقدی دفتر خود اضافه نمایید. در نظر گرفتن این معاملات اولیه باتک بسیار ساده است. آنها فقط تعداد کمی هستند و اغلب با هم در پایین صورتحساب بانک دسته بندی شده اند.
اضافه کردن معاملات دفتری به موجودی بانکی صورتحساب بانکی شما چک های واریز نشده ای که هنوز دریافت کننده، وجه آن را نقد نکرده است را نشان نمی دهد و این ممکن است سپرده هایی که هنوز در حال پردازش هستند را نشان ندهد. اضافه کردن معاملات مثبت مانند سپرده در حال انتقال و تفریق کردن معاملات منفی مانند چک در انتظار برای نقد شدن از موجودی بانک را انجام دهید. البته این به آسانی آشکار نمی شود که کدام معامله در صورتحساب بانکی شما به حساب نیامده است و این جایی است که نرم افزار حسابداری بکار شما می‌آید.اکثر ماژول های صورت مغایرت بانکی به شما اجازه می‌دهد چک ها و سپرده هایی که در صورتحساب بانک ذکر شده اند را در لیستی عنوان کنید. اگر ماژول صورت مغایرت بانکی ندارید معاملات خود را به صورت دستی در لیستی عنوان کنید.
مقایسه موجودی های خود موجودی بانکی تطبیق شده و موجودی دفتری تطبیق شده را مقایسه کنید. در حالت ایده آل اعداد مطابقت دارد و کار شما به پایان رسیده است. اگر هنوز با هم فرق دارند تعدادی عامل بالقوه وجود دارد:
- خطای جابجایی: اگر تفاوت صورت مغایرت بر 9 بخش پذیر باشد، نشانه این است که شما یک خطای جابجایی مانند وارد کردن مقدار اشتباه در سیستم حسابداری انجام داده اید. برای مثال شما چکی می‌نویسید با مبلغ 32 دلار اما مبلغ را در نرم افزار حسابداری 23 دلار ثبت می‌کنید. شما می‌توانید با چاپ چک بطور مستقیم از سیستم حسابداری از این اشتباهات جلوگیری کنید.
- شما ثبت یک معامله را فراموش کرده اید: یک چک بیرون رفته و یا یک سپرده ایجاد شده و شما فراموش کرده اید که آن را ثبت کنید. هر آیتمی که در صورتحساب بانک آورده شده اما در دفتر شما نیست را با دقت مورد بررسی قرار دهید؛ آیا آنها آشنا هستند؟ اگر معاملات در حقیقت رخ داده اند آنها را به مانده دفتر خود اضافه کنید.
- موجودی نقدی اولیه شما نادرست است: اگر موجودی اولیه درنرم افزار حسابداری شما صحیح نباشد با حساب بانکی مطابقت نمی‌کند.
- یک ثبت در دفتر روزنامه موجودی نقدی شما را تحت تاثیر قرار می‌دهد: شما می‌توانید بصورت تصادفی یک تراکنش در دفتر روزنامه را ثبت کنید که بدهکار یا بستانکار شده است. لیست ثبت در دفتر روزنامه خود را بررسی کنید و مطمئن شوید که هیچ کدام از آنها موجودی حساب بانکی شما را تحت تاثیر قرار نمی دهند.
- زمانی که حساب مطابقت نمی‌کند: هر ازگاهی شما نمی‌توانید یک حساب را برای تطابق بررسی کنید. تازمانی که تفاوت نسبت به موجودی حساب بانکی شما کوچک باشد وقت خود را تلف نکنید و کار خود را انجام دهید. بسیاری از ماژول های صورت مغایرت به شما اجازه می دهد تفاوت ها را به عنوان خطای تطابق برچسب گذاری کنید که ممکن است به احتمال زیاد شما یک معامله مفقود شده را در طول صورت مغایرت ماه آینده بیابید.
