وبلاگ چگونه حسابداری می‌تواند به شما کمک کند تا به مدیری بهتر تبدیل شوید؟

چگونه حسابداری می‌تواند به شما کمک کند تا به مدیری بهتر تبدیل شوید؟

1396/05/29

چگونه حسابداری می‌تواند به شما کمک کند تا به مدیری بهتر تبدیل شوید؟

این سوال یکی از مهمترین و اساسی ترین سوالات بوده و درآمد خالص شرکت بهترین نقطه برای شروع پاسخ دادن به این سوال است.

حسابداری اطلاعات مالی مورد نیاز برای گرفتن تصمیمات صحیح در مورد سودآوری را در اختیار شما قرار می‌دهد و شما را از پیشرفت براساس تصمیمات غیرمنطقی که اگرچه ممکن است این احساس را در شما ایجاد کنند که تصمیمات صحیحی هستند اما پس از شرکت آزمایی معتبر شناخته نمیشوند، باز خواهد داشت.

همچنین حسابداری جریان نقدی و اطلاعات موقعیت مالی را که مورد نیاز شما است در اختیارتان قرار می‌دهد.  رسیدن به نقطه سر به سر و سپس دستیابی به سودی کلان تقریبا هر کسب و کاری از هزینه هایی ثابت برخوردار است. این هزینه ها در حقیقت هزینه های عملیاتی هستند که در طول سال ثابت بوده و با دست یابی شما به 100% ظرفیت سود سالانه و یا نصف آن تغییری نخواهند کرد.

هزینه های ثابت کسب و کار، فشار و نگرانی زیادی را به شما تحمیل می‌کنند. برای سودآوری ابتدا باید بر مشکل هزینه های ثابت غلبه کنید. چگونه به این کار مبادرت می‌ورزید؟ طبیعتا باید فروش بیشتری ایجاد کنید. هر فروش با مقدار مارجین معین، به معنی سود منهای هزینه های متغیر فروش می باشد. ( اگر فروش، مارجینی تولید نکند شما با یک مشکل جدی مواجه خواهید شد.) فرض کنید محصولی را 100 دلار به فروش می‌رسانید.

هزینه خرید (تولید) برای هر واحد 60 دلار است که حسابداران تحت عنوان بهای تمام شده کالای فروخته شده از آن یاد می‌کنند. هزینه های متغیر فروش به مجموع 15 دلار می‌رسد که شامل کمیسیون فروش و هزینه حمل می‌باشد. بنابراین مارجین فروش 25 دلار خواهد بود: مارجین 25$ = هزینه های متغیر 15$ - هزینه تولید 60$ - قیمت فروش 100$ مارجین پیش از کسر کردن هزینه های مالیات بر در آمد، بهره و هزینه های ثابت در نظر گرفته می‌شود. مرحله بعدی تعیین نقطه سر به سر سالانه شما است. نقطه سر به سر به درآمد فروشی اشاره دارد که شما تنها برای تامین هزینه های عملیاتی ثابت خود به آن نیاز دارید.

این هزینه ها فضا، تسهیلات و افرادی را که برای ایجاد فروش و کسب سود به آن نیاز دارید تامین خواهد کرد. فرض کنید هزینه های ثابت عملیاتی سالانه شما 2.5 میلیون دلار است. اگر 25 درصد میانگین مارجین شما از فروش باشد، برای رسیدن به نقطه سر به سر باید 10 میلیون فروش سالانه داشته باشید: 2.5 میلیون دلار مارجین = 25 درصد مارجین * 10 میلیون دلار در این سطح از فروش، مارجین برابر با هزینه های ثابت خواهد بود و سود شما صفر است. (شما به نقطه سر به سر رسیده اید.) تا زمانی که فروش به 10 میلیون دلار می‌رسد، شما در ناحیه زیان به سر می‌برید.

 بعد از آن که از نقطه سر به سر عبور کردید به ناحیه سود وارد خواهید شد. هر 1 میلیون دلار اضافی حاصل از فروش بعد از نقطه سر به سر 250000 دلار سود به همراه خواهد داشت. فرض کنید درآمد فروش سالیانه شما 4 میلیون دلار مازاد بر نقطه سر به سر می باشد. سود شما (دریافتی شما پیش از کسر مالیات بر درآمد و بهره) 1 میلیون دلار است: 1 میلیون دلار سود = 25% نسبت حاشیه سود * 4 میلیون دلار فروش مازاد بر نقطه سر به سر نکته اصلی در آن است که پس از آن که از حد تعیین شده برای نقطه سر به سر عبور کردید مارجین کاملا به سمت سود حرکت می‌کند.

1-قیمت فروش را به درستی تعیین کنید یک مدیر کسب و کار باید هزینه ها را کنترل کند و البته نیازی به گفتن وجود ندارد. اما راز بدست آوردن سود، انجام فروش و بدست آوردن یک مارجین کافی بر روی درآمد حاصل از فروش می باشد. (به یاد داشته باشید که مارجین برابر با قیمت فروش منهای تمام هزینه های متغیر فروش می باشد. گزارش های داخلی P&L به مدیران، باید هزینه های متغیر و ثابت را از یکدیگر جدا کند تا از این طریق مدیر بتواند بر روی مارجین تمرکز نماید ( اگرچه آن ها متاسفانه عمدتا به این کار مبادرت نمی ورزند).

در مثال بالا قیمت های فروش شما مارجین فروش 25 درصدی برای شما به همراه خواهند داشت. به بیان دیگر 100 دلار درآمد حاصل از فروش 25 دلار مارجین تولید می‌کند ( پس از کسر هزینه تولید و هزینه های متغیر ناشی از فروش). بنابراین 16 میلیون دلار درآمد فروش، 4 میلیون دلار مارجین تولید می‌کند.

4 میلیون دلار مارجین، 2.5 میلیون دلار هزینه های ثابت شما را پوشش داده و 1.5 میلیون دلار سود تولید خواهد کرد (قبل از مالیات بر درآمد و بهره). سناریو دیگر اهمیت تعیین قیمت های فروش را به گونه ای که به اندازه کافی بالا باشد تا به یک مارجین مکفی دست یابد به تصویر می‌کشد. فرض کنید شما قیمت های فروش را 5 درصد پایین تر تعیین کرده اید. بنابراین به ازای 100$  از فروش، مارجین شما 5$ کمتر خواهد بود. به جای 25 درصد مارجین حاصل از فروش شما تنها 20 درصد مارجین فروش بدست خواهید آورد. نسبت مارجین پایین تر با چه شدتی میتواند به سود آسیب وارد کند؟

مارجین شما برای 16 میلیون دلار فروش سالانه، 2/3 میلیون دلار خواهد بود (16 میلیون دلار فروش * 20 درصد نسبت مارجین = 2/3 میلیون دلار مارجین). کسر 5/2 میلیون دلار هزینه های ثابت برای سال تنها 700000 دلار سود به همراه خواهد داشت. در مقایسه با 5/1 میلیون دلار سود در نسبت مارجین 25%، 700000 دلار سود با قیمت فروش پایین تر،کمتر از نصف خواهد بود. نکته این داستان آن است که در اینجا 5 درصد قیمت فروش پایین تر موجب 53 درصد سود کمتر خواهد شد.

2-سود و جریان نقدی را با یکدیگر اشتباه نگیرید. برای آن که بفهمید در طول سال به سود دست یافته اید و یا ضرر کرده اید، باید به سود خالص خود در گزارش P&L نگاهی بیندازید. اما باید بدانید که سود خالص به شما جریان نقدی را بیان نخواهد کرد. هرگز تصور نکنید که ایجاد سود، جریان نقدی را به همان میزان افزایش خواهد داد.

داشتن چنین تصوری بیانگر آن است که شما کاملا یک فرد آماتور هستید. جریان نقدی می‌تواند به شکل چشمگیری بالاتر از سود خالص باشد و یا بالعکس. جریان نقدی می تواند حتی زمانی که شما سود بدست می‌آورید عددی منفی باشد و بالعکس زمانی که متحمل خسارت می‌شوید این عدد می‌تواند مثبت شود. هیچگونه همبستگی ذاتی بین جریان نقدی و سود وجود ندارد.

حسابداران کار طاقت فرسای توضیح و گزارش جریان نقدی از سود را بر عهده دارند. آن ها حتی آن را جریان نقدی از سود نمی‌نامند و به جای آن تحت عنوان جریان نقدی از فعالیت های عملیاتی از آن نام میبرند. بنابراین شما چگونه از سود خالص در صورت درآمد ( گزارش P&L) می‌توانید به جریان نقدی حاصل از سود برسید؟ می توانید خواندن بخش اول صورت جریان وجوه نقد را امتحان کنید اما بخش اول صورت جریان نقد توسط حسابداران و برای حسابداران نوشته می شود. اگر یک مدیر پر مشغله هستید، می‌توانید آنالیز جریان نقدی را تحت تاثیر سه عامل اصلی بدانید که موجب می‌شوند تا جریان نقدی کمتر و یا بیشتر از درآمد خالص در طول دوره گردد.

  • هزینه استهلاک دارایی های ملموس (به علاوه استهلاک دارایی های ناملموس) یک هزینه نقدی در دوره‌ای که ثبت شده است محسوب نمی‌شود، در نتیجه این مقدار را به درآمد خالص اضافه نمایید.
  • 3 دارایی جاری مقابل را در یک گروه قرار دهید. حساب های دریافتنی، موجودی و هزینه های از پیش پرداخت شده. اگر تغییر کلی در این سه دارایی یک افزایش باشد، این مقدار را از درآمد خالص کسر کنید. اگر این تغییر یک کاهش باشد، این مقدار را اضافه کنید.
  • بدهی‌های عملیاتی جاری را در یک دسته قرار دهید: حساب های پرداختنی، هزینه های پرداختنی معوق و مالیات بر درآمد پرداختنی. اگر تغییر کلی در این سه دارایی یک افزایش باشد، مقدار مذکور را باید به درآمد خالص اضافه کرد. اگر یک کاهش باشد، این رقم را کم کنید.

3-تصمیمات را بر اساس سیاست های حسابداری اتخاذ کنید. سنجش سود و ارزش گذاری بر روی دارایی ها و بدهی ها وابسته به انتخابی است که از بین روش های حسابداری محافظه کارانه و روش های خوشبینانه تر صورت می گیرد. روش های بدبینانه سود را دیرتر به ثبت می رسانند و بالعکس روش های خوشبینانه تر به جای ثبت دیرتر سود در پی آن هستند که آن را زودتر گزارش دهند.

در حقیقت این یک انتخاب بین " یا همین لحظه پرداخت به من را انجام بده و یا دیرتر بدهی خود را بپرداز" می باشد. در تعیین سیاست های حسابداری شرکت خود مشارکت نمایید. مدیران کسب و کار باید مسئولیت تصمیم گیری در مورد حسابداری را همانند وظیفه بازاریابی و سایر فعالیت های کلیدی کسب و کار بر عهده گیرند. تنها به دلیل احترام گذاشتن به حسابدار، با تصمیم وی در مورد انتخاب روش های حسابداری برای اندازه گیری درآمد و هزینه های فروش موافقت نکنید. بهترین روش های حسابداری آن هایی هستند که به بهترین شکل با روش های عملیاتی و استراتژی های شما در کسب و کار تناسب دارند.

4-به درستی و خردمندانه بودجه بندی کنید. بودجه بندی شما را وادار می‌کند تا بر روی عواملی که موجب بهبود سود و جریان نقدی می شوند تمرکز کنید. توجه کردن به سال پیش رو همواره ایده بسیار خوبی بوده است. حداقل کاری که باید انجام دهید آن است که دست کم ارتباط ارقامی را که در گزارش سود شما آمده اند با میزان فروش، قیمت های فروش، هزینه های محصول و سایر مخارج ارزیابی کنید و سود تخمین زده شده برای سال پیش رو را بررسی نمایید. ممکن است رقمی مناسب نباشد که در این صورت شما باید برای انجام بهتر امور برنامه ریزی کنید.

بودجه P&L شرایط ایجاد تغییر در دارایی ها و بدهی های شما را که ناشی از درآمد و هزینه های حاصل از فروش است فراهم می کند. بودجه سود باید متناسب با بودجه دارایی ها و بدهی ها و همچنین بودجه جریان وجه نقد شما باشد. این اطلاعات برای برنامه ریزی سال جدید بسیار مفید می باشد. برنامه ریزی ای که به طور خاص بر میزان جریان نقدی که  از سود کسب خواهد شد و مقدار مخارج مورد نیاز، سرمایه اضافی که باید افزایش دهید و اندازه توزیع وجه نقد از میزان سود تمرکز دارد.

5-اطلاعات حسابداری مورد نیاز خود را درخواست کنید باید تعدادی از عوامل مهمی که به آن ها نیاز دارید را شناسایی کرده و به دقت بر آن ها نظارت داشته باشید. بر این موضوع که گزارشات حسابداری داخلی به این عوامل توجه خاص مبذول دارند تاکید کنید. تنها شما به عنوان یک مدیر کسب و کار می توانید مهمترین ارقامی را که برای کنترل امور جاری باید در نظر گرفت شناسایی کنید. حسابدار شما قادر به خواندن ذهنتان نمی باشد.

اگر گزارشات معمول حسابداری حاوی اطلاعاتی که مورد نیاز شما است نمی باشد، با حسابدار خود جلسه ای تشکیل دهید و به طور دقیق مواردی را که نیاز به دانستن آن ها دارید برای وی شرح دهید. با مخالفت ها سرسختانه مقابله نکنید. در اینجا به برخی از اطلاعات حسابداری که باید همواره تحت نظارت شما باشد اشاره شده است:

  • میزان فروش
  • مارجین ها
  • هزینه های ثابت
  • حساب های دریافتنی معوق
  • کالاهای کم گردش در انبار

6- از تخصص CPA خود بهره برداری کنید همانطور که می دانید یک CPA گزارش مالی شما را حسابرسی می‌کند. این دلیل دیرینه ارزشمندی CPA می باشد همچنین CPA به شما در تهیه اظهارنامه مالیات بر درآمد کمک می‌کند. در فرایند حسابداری CPA ممکن است مشکلاتی جدی در روش های حسابداری شما بیابد و آن ها را در معرض توجهتان قرار دهد. همچنین حسابرس CPA هر گونه کمبود جدی در کنترل داخلی شما را شناسایی خواهد کرد و خیلی واضح است که CPA می تواند مشاوره های بسیار ارزشمندی در زمینه مالیات بر درآمد به شما ارائه دهد و شما را در مسیر پر پیچ و خم قوانین و مقررات مالیاتی ایالتی و فدرال هدایت کند. همچنین شما باید از سایر سرویس هایی که یک CPA می تواند در اختیار شما قرار دهد استفاده نمایید.

یک CPA می تواند شما را در انتخاب، اجرا و به روزرسانی یک سیستم حسابداری کامپیوتری که بیشترین تناسب را با کسب و کار شما دارد یاری رساند و نکته های تخصصی در مورد بسیاری از مسائل حسابداری مانند روش های تخصیص هزینه در اختیارتان قرار دهد. CPA می تواند در کسب و کار شما تحلیل هایی مهم از گزارشات حسابداری داخلی برای مدیران انجام دهد و بهبودهایی را در این گزارش ها پیشنهاد نماید.

یک CPA با طیف وسیعی از کسب و کارها سابقه همکاری داشته و می تواند بهترین رویه ها را برای کسب و کار شما پیشنهاد دهد. در صورت لزوم، CPA به عنوان یک شاهد خبره از جانب شما در دعاوی قضایی حاضر خواهد شد. CPA همچنین ممکن است برای ارزیابی از کسب و کار، مشاوره مالی و روش های دادگاهی مجاز شناخته شوند. این تخصص ها در حقیقت توسط انجمن حسابداران رسمی آمریکا (AICPA) حمایت می شوند.

باید مراقب باشید که سرویس های مشاوره ای که توسط CPA شما تمهید می شوند با استقلال مورد نیاز CPA برای انجام حسابرسی گزارشات مالی شما در تعارض قرار نگیرند. اگر ناسازگاری ای در این بین وجود داشته باشد باید از یک CPA برای حسابرسی گزارش مالی خود و از یک CPA دیگر برای بهره گرفتن از سرویس های مشاوره ای استفاده نمایید.

7-ضروری است تا شیوه های کنترل خود را در مورد عدم صداقت کارکنان و کلاهبرداری آن ها  بررسی نمایید. هر کسب و کاری در معرض تهدیدهایی ناشی از عدم صداقت و کلاهبرداری از داخل و خارج از شرکت خود می باشد. عکس العمل ناخودآگاه ممکن است این باشد که چنین مواردی ممکن نیست در کسب و کاری که تحت نظارت شما است بوقوع بپیوندد. جلوگیری از کلاهبرداری با تبیین و اجرای شیوه های کنترلی صحیح آغاز می شود.

در مرحله حسابرسی گزارشات مالی، CPA کنترل داخلی شما را ارزیابی می‌کند. CPA هر گونه نقصان جدی را به شما گزارش خواهد داد. حتی در صورت وجود کنترل های مناسب داخلی و حسابرسی های منظم باید از یک متخصص برای ارزیابی نفوذپذیری کسب و کار خود در ارتباط با کلاهبرداری و بررسی وجود هر گونه نشانه ای از وقوع کلاهبرداری در آن استفاده کنید.

8-در تهیه گزارشات مالی خود مشارکت کنید. بسیاری از مدیران کسب و کار تهیه کردن گزارشات سالانه مالی کسب و کار را همانند تهیه اظهارنامه مالیاتی سالانه خود میپندارند. یعنی وظیفه ای که بهتر است به حسابدار سپرده شود. در حالی که چنین برداشتی اشتباه است. شما باید نقش فعالی در تهیه گزارش مالی سالیانه ایفا کنید. باید به دقت در مورد نامه ای که برای سهامداران به همراه صورت های مالی ارسال می کنید بیندیشید. همچنین باید در تهیه پیوست های صورت های مالی کمک نمایید.

گزارش سالیانه فرصت مناسبی است تا صورت قانع کننده ای از کسب و کار خود ارائه دهید. صاحبان کسب و کار، مدیر، مدیر ارشد و یا مدیر اجرایی کسب و کار مسئولیت نهایی گزارش مالی را بر عهده دارند. البته گزارش مالی نباید فریبنده و به طور عمدی حاوی مطالب اشتباه باشد. اگر اینگونه است می توان بر علیه شما اقامه دعوی کرد. اما فراتر از آن، وام دهندگان و سرمایه گذاران شرکت، یک شرح صادقانه و روشن از نحوه عملکرد کسب و کار که حاوی مشکلات و همچنین موفقیت های آن می باشد را ارج می نهند.

9-در مورد صورت های مالی خود مانند یک فرد حرفه ای صحبت کنید. در بسیاری از موقعیت ها یک مدیر کسب و کار باید در مورد صورت های مالی خود با دیگران به بحث بپردازد. در این مواقع شما باید بسیار آگاه و مجاب کننده در مورد موضوعی که درباره آن صحبت می کنید ظاهر شوید. اگاه نبودن از صورت های مالی باعث می شود تا نتوانید حس اطمینان را در فرد مقابل ایجاد کنید. در بسیاری از مواقع که شامل موارد زیر نیز می شود صورت های مالی در مرکز توجه قرار می گیرند و از شما انتظار می رود تا در مورد آن ها به شکلی قانع کننده صحبت کنید:

  • درخواست وام
  • مذاکره با اشخاص و یا سایر کسب و کارهایی که ممکن است علاقمند به خرید سهام کسب و کار شما باشند
  • بستن قرارداد با اتحادیه ها و یا سایر گروه های کارمندی برای تعیین دستمزدها و بسته های سود
  • تشریح برنامه مشارکت در سود برای کارمندان
  • ارزشگذاری حق مالکیت به منظور مالیات بر ارث
  • گزارش دادن داده های صورت های مالی به اتحادیه های تجارت ملی
  • ارائه گزارش مالی سالیانه پیش از نشست سالانه صاحبان کسب و کار
درآمد خالص
بسته نرم افزار جامع قیاس

بسته نرم افزار جامع قیاس

زمانی که شما یک شرکت بازرگانی را راه اندازی نموده تمام تمرکز خود را بر روی پیشرفت و گسترش آن قرار می
نرم افزار حسابداری و فایلینگ املاک قیاس

نرم افزار حسابداری و فایلینگ املاک قیاس

این سامانه جهت استفاده مشاورین املاک طراحی و تهیه شده است. در این سامانه از یک طرف امکان ثبت مشخصات
نرم افزار فروش خدمات

نرم افزار فروش خدمات

از عمده مزایای سیستم خدمات پس از فروش، یکپارچگی و قرارگرفتن آن در کنار سایر سیستم‌های قیاس مانند حسا
نرم افزار خزانه داری

نرم افزار خزانه داری

ثبت کلیه دریافت ها و پرداخت ها به انضمام عملیات مربوط به چک مانند عملیات در جریان وصول کردن، برگشت و