مدیریت هزینه

مدیریت هزینه در اقتصاد دیجیتال

سالهاست که مدیریت هزینه های کارکنان را از طریق ترکیب ابتدایی کاغذ وصفحات گسترده اکسل و ایمیل مدیریت می کنند. اما این رویکرد متواضع دیگر منطقی نیست. در واقع، به دلایل ذیل، مدیریت هزینه های معمولی در این شرایط ، برای کسب و کار خطر محسوب میشود.

· استفاده بیش از حد از وقت با ارزش همه است.

· این امر به اندازه کافی برای محافظت کسب و کار از  خطا و تقلب امن نیست.

· مانع تخصیص دقیق هزینه ها به پروژه ها، واحدهای تجاری، مکان ها و غیره

· توانایی مدیریت را برای تصمیم گیری صرفه جویی در هزینه محدود می کند.

· روند بازپرداخت را کند می کند.

هیچ یک از این نتایج برای کسب و کار مناسب نیست. بنابراین، مدیران مالی به شدت در حال تغییر به یک پلتفرم مدیریت هزینه مبتنی بر ابر هستند که جریان را بهبود می بخشد، و سیاست های بازپرداخت را اجرا می کند، داده های دقیق، کامل و به روز را برای کسانی که به آن نیاز دارند، ارائه می دهد.

بررسی واقعیت: 2018 = 1988 + 30

اکثر شرکت ها از اواخر دهه 1980، زمانی که صفحه های رایانه ای دسکتاپ برای اولین بار وارد بازار شدند، فرایندهای مدیریت هزینه خود را مدرن نکردند. شرایط کسب و کار، با این حال، به طور چشمگیری در سه دهه از زمان تغییر کرده است. شرایط جدید مربوط به مدیریت هزینه عبارتند از:

زمان و بهره وری شدید بر کارکنان دانش

تضعیف فشارهای زمان به بازار و انتظارات بالقوه بهره وری از طریق تکنولوژی دیجیتال، کارمندان دانش را مجبور می کند تا در زمان کمتری کار کنند. قبل از شروع این "کمبود زمان"، همانطور که توسط لسلی پرلو مدرسه کسب و کار، هاروارد نامیده می شود، مردم تا زمان انجام آنها برای انجام وظایف مدیریت هزینه، نسبتا ناراحت کننده بودند.

امروز، تحمل شخصی و کسب و کار برای چنین وظایف اداری کم ارزش صفر است. کارکنان نمی توانند زمان پایان دادن به ارزش خود را در پایان ماه با هم تلفیق و گزارش هزینه  انجام دهند. مدیران در پایان ماه برای بررسی و تایید این گزارش ها وقت ندارند. و کارکنان مالی زمان لازم برای تجزیه و تحلیل دستی و اختصاص هزینه ها را ندارند، به خصوص به دلیل اینکه حجم هزینه ها و پیچیدگی ها همچنان رشد می کنند.

مدیریت هزینه

نیروی کار بسیار متمرکز و غیر متمرکز

مدیریت هزینه های مبتنی بر صفحه گسترده از زمانی شروع می شود که افراد به دفتر بسیار نزدیک تر می شوند. بنابراین آنها می توانند به راحتی صفحات گسترده را به اشتراک بگذارند و رسید های کاغذی را به حسابداری ارسال کنند. آنها همچنین می توانند به راحتی از یک مدیر یا یک همکار در یک دفتر مجاور در مورد سیاست های هزینه های فعلی بپرسند.

امروزه محیط کار کارمندان بسیار قابل انعصاف است. آنها ممکن است درخانه یا فضای اداری کار کنند. بسیاری از نیروی کار امروز حتی کارکنان مستقلی هم نیستند. در عوض، آنها پیمانکاران و کارمندان "دورکار" هستند که به ندرت حتی ممکن است در دفتر قرار گیرند. با این حال هنوز هم باید هزینه های مشروع خود را به سرعت جبران کنند.

مدیریت هزینه ها نسبتا ساده است. کارمندان باید برای مسافرت، سرگرمی و سایر هزینه های متفرقه که به صورت غیرقانونی پرداخت می شوند بازپرداخت کنند. بنابراین، آنها رسید خود را، همراه با نشانه های مناسب در مورد مشتری یا پروژه مربوط به هر هزینه ارسال شده ثبت می کنند.

امروزه، مدیریت هزینه بسیار چالش برانگیز است. برای یک چیز، هزینه ها در هر دو حجم و تنوع افزایش یافته است. برای مثال، رشد تورم هوایی، تورم سه برابر شده است. کارکنان همچنین انواع مختلفی از هزینه ها را ارائه می دهند، آنها به طور مستقل خدمات آنلاین مربوط به کار را به اشتراک می گذارند، و هزینه های رومینگ را در تلفن های شخصی خود خرج می کنند، در غیر این صورت، منابع مالی شخصی را در مواردی که هرگز قبلا انجام نداده اند، قرار دهند.

همچنین در محیط کسب و کار دینامیک امروز، کدهای هزینه ها سریعتر تغییر می کنند چون زمان بندی پروژه ها فشرده می شود، کسب و کارها بیشتر سازماندهی می شوند و مشتریان به طور پیوسته ادغام می شوند.

علاوه بر این، بخش های مالی اکنون نیاز به اطلاعات بیشتری در مورد هزینه های در حال رشد دارند. چه کسی هزینه می کند و چرا؟ کجا هزینه ای بیش از حد زیاد یا غیرمالی صرف می شود؟ آیا مصرف کنندگان کمتری کار درستی انجام می دهند که باید در سراسر شرکت تکرار شود؟ در صورتی که هزینه ها به طور کامل و با دقت کد گذاری شده باشد، می توان تنها با این سوالات پاسخ داد.

به عبارت ساده، سال 2018 سال 1998 نیست و 2028 احتمالا سال 2018 نیست. بنابراین هر سازمان باید مدیریت هزینه های خود را براساس آن تدوین کند.

مدیریت نسل بعدی هزینه

پس نسل بعدی مدیریت هزینه چه شبیه است؟ ویژگی های خاصی که باید مدیران مالی را به دنبال داشته باشند، به دنبال آن هستند که به دنبال آگاهی بهتر از مخارج اضافی باشند، در حالی که اصطکاک را از جریان های مدیریت هزینه حذف می کنند؟

در حالی که ممکن است راه حل ها در جزئیات خاصی متفاوت باشند، سه ویژگی ضروری است:

مدیریت هزینه مبتنی بر ابر مزایایی را در مقایسه با روش های مبتنی بر صفحه گسترده ارائه می دهد. برای یک چیز، چندین صفحه گسترده و پیوست های ایمیل را با یک مخزن متمرکز تمام داده ها و اسناد مرتبط با هزینه جایگزین می کند.

راه حل مبتنی بر ابر به طور ذاتی همانند تلفن همراه است. مدعیان، مدیران کسب و کار و کارکنان حسابداری می توانند از هر کجا وارد شوند و هر زمان کار خود را انجام دهند. نرم افزار مبتنی بر ابر همچنین نیاز به هزینه های سرمایه را حذف می کند، در حالی که هزینه های ماهانه را به شدت با استفاده واقعی هماهنگ می کند. در حالی که هزینه های ماهانه را به شدت با استفاده واقعی هماهنگ می کند.

منطق کسب و کار غنی و گردش کار مبتنی بر قوانین است. راه حل های مدیریت هزینه های نسل بعد اجازه می دهد که سیاست ها و فرآیندهای حسابداری را درست در سیستم ایجاد کنند. بنابراین، به جای اینکه کارمندان حسابداری را به صورت دستی بر روی صفحات گسترده بگذارند تا اعتبار سنجی و ارزیابی ورودی های شکایات را انجام دهند، سیستم به طور خودکار آن را انجام می دهد.

سیستم همچنین می تواند بلافاصله هشدار بدهد، اگر هزینه ها برای یک ماه معینی یا مشتری بیش از یک حد تعریف شده باشد  یا اگر کد پروژه همراه با هزینه اشتباه وارد شده باشد.

سیستم هوشمند نیز هشدارها، گزارش ها و داشبورد ها را ایجاد می کند که تمام ذینفعان را با دیدگاه بصری به رویدادها، روندها، سیاست ها و مسائل مربوط به نقش و مسئولیت های شخصیشان، نشان می دهد.

با وجود ویژگی های پیچیده خود بسیار بصری و قابل تنظیم می باشد، راه حل های مدیریت هزینه های نسل بعدی باید کاربر پسند باشد. مزایای قابل توجه آن در درازمدت، برخی از سرمایه گذاری های مقدماتی را در زمینه آموزش و توضیح ارزشمند انجام می دهد، اما سیستم باید برای استفاده مفید باشد.

در حالت ایده آل، سیستم همچنین باید تیم حسابداری را برای تغییر سیاست ها، گردش کارها، کدهای هزینه و سایر پارامترهای سیستم در زمان لازم تغییر دهد. یک سیستم که بیش از حد "شکننده" و  یا زمان مصرف برای حفظ خواهد داشت قادر به نگه داشتن با سرعت شتاب تغییرات کسب و کار نیست.

چرا مهم است

تیم های حسابداری باید سیستم های مدیریت هزینه خود را به روز نکنند فقط به این دلیل که در یک مدت انجام نداده اند. آنها باید این کار را انجام دهند؛ زیرا تغییرات عمده در کسب و کار و ماهیت کار منافع مدیریت هزینه مدرن را واقعا قانع کننده می سازد.

این مزایا را می توان به بهترین شکل در نظر گرفت:

متقاضیان می توانند به راحتی با ارائه هزینه ها و پشتیبانی از اسناد را در هر زمان و هر کجا ارائه دهند. آنها در صورت خطا در ورود به سیستم، هزینه ای را که از خط مشی و یا به طور تصادفی یک ادعای تکراری را ایجاد و دریافت می کنند، به جای اینکه چند هفته منتظر بمانند تا بتوانند گزارش اصلاح شده را دوباره ارسال کنند.

مدیریت هزینه بعدی نسل بعد نیز بسیار پیمانکارانه تر از سیستم های گسترده اکسپلویت و کاغذ است، زیرا هر کسی اجازه دسترسی به سیستم را برای استفاده از آن می دهد. یک سیستم به اندازه کافی هوشمند حتی هزینه های پیمانکار را به مشتری و پروژه به طور خودکار اختصاص می دهد و سیاست های مربوط به پیمانکار را به درخواست های خود مطابق با شرایط موافقت نامه های مربوطه خود اعمال می کند.

شاید مهمتر از همه، گردش کار اتوماتیک یک سیستم مدیریت هزینه های نسل آینده، متقاضیان را سریع تر و قابل اطمینان تر بازپرداخت می کند. همچنین ممکن است مدعیان هزینه های بیشتری را پرداخت کنند، اگر این مورد مناسب باشد.

مدیران کسب و کار با به دست آوردن یک زمان چند دقیقه ای کوتاه به راحتی بر روی "بله" یا "نه" در تایید هزینه از دسکتاپ، لپ تاپ، قرص و یا تلفن خود برای بررسی اطلاعات مالی و هزینه بپردازند. آنها همچنین می توانند به راحتی هزینه های جاری را با هر پارامتر مربوطه ردیابی کنند. آنها حتی ممکن است مجوز برای اصلاح سیاست های هزینه برای یک پروژه یا مشتری تحت اختیار آنها به عنوان مناسب اعطا شود.

همه اینها ادعاهای تایید و کنترل را سریع، آسان و راحت می کند. این یک مزیت بی قید و شرط برای مدیران است که زمان کمی برای صرفه جویی در کارهای اداری دارند. مدیریت هزینه های نسل بعدی همچنین به مدیران کسب و کار کمک می کند تا هزینه را به حداقل برسانند، زیرا تیم هایشان باید هزینه گزارش کار خود را بخصوص در روزهای پایانی ماه افزایش دهند.

تیم های حسابداری با دریافت مدارک اداری به موقع، دقیق و کاملا مستند که قبلا تحت پوشش سیاست های مربوطه قرار گرفته اند، سود می برند. آنها مجبور نیستند افرادی را برای تحویل به موقع و یا اتلاف وقت توضیح سیاست هایی که قبلا در سیستم ثبت شده اند، تعقیب کنند. و آنها می توانند حجم بیشتری از هزینه های ارسال شده به طور فزاینده پیچیده را بدون اضافه کردن کارکنان و یا کار کردن ساعت های دیگر اداره کنند.

با اعتبار سنجی داده ها و متحد کردن آن در یک پایگاه داده به خوبی ساختار یافته، یک سیستم مدیریت هزینه های نسل بعدی نیز باعث می شود که ادغام ارقام هزینه در سیستم های حسابداری شرکت ها بسیار ساده تر شود. این تضمین می کند که هزینه ها به درستی برای P & L، ثبت نام مالیات و سایر موارد مورد نیاز است.

تکنولوژی دیجیتال در حال حاضر ما را قادر می سازد به طور دقیق و به طور خودکار هر چیز را از راه های پیموده شده و در تکنولوژی مشاهده به روند پیشرفت آن  کمکی کنیم.

خوشبختانه، مدیریت هزینه های نسل بعدی، تیم های حسابداری را برای از بین بردن تقلب و اخراج در اختیار تیم های حسابداری جدید قرار می دهد، در حالی که هر زمان در

سازمان، صرفه جویی می شود. به همین دلیل وقت آن است که اکسل را کنار بگذاریم و مدیریت هزینه را انجام دهیم که مناسب سال 2018 و فراتر از آن است.

For years, businesses have managed employee expenses through a primitive combination of paper, Excel spreadsheets, and email. But this antiquated approach no longer makes sense. In fact, conventional expense management is a drain and a danger for the business.

That’s because:

. It consumes too much of everyone’s valuable time.
· It fails to adequately safeguard the business from waste, error, and fraud.
· It impedes accurate allocation of expenses to projects, business units, locations, etc.
· It limits management’s ability to make money-saving decisions.
· It slows reimbursement.

None of these outcomes are good for the business. Finance leaders therefore should strongly consider moving to a configurable, cloud-based expense management platform that streamlines workflow, enforces reimbursement policies, and delivers accurate, complete, and up-to-date expense data to those who need it.