صورت حساب

راهنمای کامل در مورد صورت حساب ها

پرداختی های خود را به موقع دریافت کنید
این که شما به تنهایی صاحب کسب و کار هستید و یا عضوی از یک اتحادیه‌ی بزرگ محسوب می‌شوید و یا به صورت آزاد کار می‌کنید حائز اهمیت نمی‎‌باشد. در هر صورت صدور صورت حساب یک بخش ضروری در هر کسب و کاری محسوب می‌شود. بدون صدور صورت حساب شما هیچ وجهی دریافت نمی‌کنید و کسب و کار شما در سطح مطلوب مالی و به دور از فشار بدهی نخواهد بود. زمانی که مشتریان در زمان اتمام کار بدهی خود را پرداخت نمی‌کنند، کسب و کار شما با خطر مواجه می‌شود.

به همین دلیل است که اطمینان از این که مشتریان شما مطابق با یک برنامه زمانی پرداخت های خود را انجام می‌دهند بسیار الزامی است. اولین قدم برای دریافت پرداختی ها داشتن روشی صحیح برای صدور صورت حساب ها است. در اینجا به هر آنچه که نیاز به دانستن آن برای ایجاد و ارسال صورت حسابی بدون نقص وجود دارد اشاره شده است:

درس اول: از فرمت مناسب صورت حساب استفاده نمایید
یک فرمت اولیه برای صدور صورت حساب وجود دارد و برای هر نوع شغلی دارای کاربری است. اگر شما یک کسب وکار کوچک در اختیار دارید، به صورت آزاد مشغول به کار هستید و یا بر صدور صورت حساب‌ها در یک شرکت بزرگ نظارت دارید و یا به هر شکل دیگری مشغول به کار هستید می‌توانید از این فرمت استفاده کنید. معمولا این فرمت با یک سربرگ تخصصی که شامل اطلاعات تماس شما است آغاز می‌شود. در زیر آن و در مقابل اطلاعات تماس شما، باید اطلاعات تماس مشتری عنوان شود.

همچنین باید هر یک از جزئیات صورت حساب خود را در خطی جداگانه بیان کنید.

شماره سریال صورت حساب
تاریخ صدور
موعد پرداخت
گزینه پرداخت مورد نظر

شماره سریال صورت حساب: چگونگی شماره گذاری صورت حساب ها به تصمیم شما بستگی دارد. برای مثال شما می توانید شماره صورت حساب را به شکل “صورتحساب : 00001” شماره گذاری کنید. با این حال بعضی از سازمان ها ترجیح می دهند تا صورت حساب های خود را با اسم مشتری مرتب سازی کنند. برای مثال اگر نام مشتری شما ،Tony’s Landscaping  است شماره صورت حساب می تواند به شکل “TL 00001” شماره گذاری شود. اهمیتی ندارد که شما به چه شیوه ای تصمیم به شماره گذاری صورت حساب ها نموده اید، اما باید همواره از یک توالی برای شماره گذاری استفاده کنید زیرا این امر در دریافتن و مدیریت صورت حساب ها به شما کمک خواهد کرد.

تاریخ صدور: به سادگی بیانگر تاریخ اتمام پروژه و یا تاریخی است که صورت حساب صادر شده است.
موعد پرداخت: اکثر سیستم های صدور صورت حساب از مهلت 30 روزه، 45 روزه و یا 60 روزه به طور پیش فرض استفاده می کنند. اگر شما از قبل با مشتری خود بر سر این مهلت به توافق رسیده اید، می توانید خیلی راحت این تاریخ را در صورت حساب درج کنید. اگر می خواهید که 15 ام هر ماه مبلغ را دریافت کنید، این تاریخ به عنوان موعد پرداخت در نظر گرفته خواهد شد. از سوی دیگر اگر انتظار دارید که بلافاصله پرداخت صورت گیرد باید عبارت “پرداخت به محض تحویل” در صورت حساب درج شود.
گزینه پرداخت مورد نظر: شیوه ی پرداختی که مشتری شما باید از آن استفاده کند عنوان می‌شود. آیا می‌خواهید صورت حساب شما با چک، کارت اعتباری و یا درگاه های پرداخت اینترنتی مانند PayPal پرداخت شود؟

بدنه اصلی صورت حساب شامل لیست طبقه بندی شده ای از خدمات می‌شود که موارد زیر را در بر می گیرد:

خدمات: شرح کاملی از کاری که انجام شده است.
تاریخ: تاریخی است که خدمت ارائه شده و یا یک محصول، خریداری شده است.
تعداد: این قسمت شامل تعداد ساعت‌هایی است که صرف کار شده و یا تعداد آیتم هایی است که فروخته شده اند.
نرخ: قیمتی است که برای محصولات و یا خدمات خود در نظر گرفته اید.
ساعات: این قسمت در صورتی که به صورت ساعتی کار کرده اید تکمیل می گردد.
جمع ستون: کل هزینه ای است که برای محصولات و یا خدمات منظور کرده اید.

همچنین باید مجموع کلی، مجموع ستون به علاوه مالیات، هزینه های حمل و هر نوع هزینه دیگری را نیز محاسبه کرد. مجموع باید bold شود تا به راحتی قابل تشخیص باشد.

نهایتا در زیر مجموع کلی باید تمام شرایط دیگری که وجود دارد شرح داده شود. این موضوع می تواند شامل سیاست های برگشت کالا، مهلتی که در صورت پرداخت پیش از آن، مشتری از جریمه دیرکرد معاف خواهد بود، هرگونه تخفیف برای پرداخت های زودهنگام و غیره شود.

داشتن تمام این اطلاعات می تواند از ایجاد وقفه در پرداخت ها جلوگیری کند زیرا مشتری می‌داند دقیقا چه کسی صورتحساب را ارسال کرده است، چگونه باید آن را پرداخت کند و کاملا از جزئیات مواردیکه برای آن صورتحساب صادر شده است آگاهی دارد.

درس دوم: پیشنهاد گزینه های پرداخت انعطاف پذیر
در گذشته انتظار برای دریافت وجوه بابت کالاها و خدمات فرایندی طولانی محسوب می‌شد. شما مجبور به صدور و پست کردن یک صورت حساب به مشتری، انتظار برای دریافت یک چک از جانب وی و سپس چندین روز صبر کردن برای وصول چک بودید.

امروزه به واسطه وجود تکنولوژی می توانید یک صورت حساب را در چند دقیقه ارسال کرده و بلافاصله وجه مورد نظر را دریافت کنید.

با پیشنهاد گزینه های پرداخت مانند چک های الکترونیکی، کارت های اعتباری و یا یک واسطه سوم مانند PayPal به مشتری، شانس خود را برای دریافت به موقع وجوه بهبود می بخشید و دیگر نباید برای دریافت نامه‌های پستی صبر کنید. مهم تر از آن پرداخت را برای مشتری بسیار آسان تر می کنید زیرا با گزینه پرداختی موافقت کرده اید که با استفاده از آن احساس راحتی کرده اید.

منعطف بودن از سوی دیگر به معنی پیروی کردن از برنامه زمانی صدور صورت حساب به مشتری می باشد. اگر مشتری شما تنها در روز اول، 15 ام و یا 30 ام هر ماه صورتحساب خود را می پذیرد در این صورت شما می دانید که آن روزها، روزهایی هستند که شما باید صورتحساب را ارسال نمایید.

درس سوم: استفاده از نرم افزار صدور صورت حساب
راهکارهایی که برای صدور صورت حساب به کار می روند به شما اجازه می دهند تا صورت حساب ها را در چند دقیقه صادر و ارسال کنید. به علاوه می توانید اطلاعات مشتری را برای صورت حساب های آینده ذخیره کنید و یا حتی صدور قبض ها را به شکلی منظم تنظیم نمایید که باعث صرفه جویی در زمان، هنگام صدور صورت حساب ها می گردد.  این نرم افزارها می توانند میزان زمانی را که شما صرف یک پروژه و یا همکاری با اعضای گروه می کنید پی گیری و ثبت نمایند. به طور کلی این راهکارها فرایند صدور صورت حساب را تسهیل می کنند.

 درس چهارم: صدور منظم صورت حساب
احساس شرمندگی و یا ایجاد مزاحمت نداشته باشید. شما باید به طور مرتب و همیشگی صورت حساب ها را صادر و ارسال کنید.

برای مثال اگر شغل آزاد دارید ممکن است تمایل داشته باشید تا برای تمام مشتریان خود به صورت هفتگی صورت حساب صادر کنید. این امر باعث می شود تا از فراموش کردن ارسال یک صورتحساب جلوگیری شود. اما بسیار مهم تر آن است که زمان بین ارسال یک صورتحساب و دریافت پرداختی بسیار کوتاه تر خواهد شد.

درس پنجم: ارسال یادآوری
تنها به خاطر آن که یک مشتری در طی چند روز صورتحساب خود را پرداخت نکرده است به معنی آن نیست که می خواهد از پرداخت آن طفره برود. ممکن است در واقع به خاطر فراموشی و یا گم کردن صورتحساب این مشکل ایجاد شده باشد. اگر مهلت پرداخت رو به اتمام می باشد ایرادی ندارد اگر یک ایمیل شخصی به مشتری فرستاده شود و یا یک مسیج و یا زنگ کوتاه به او زده شود تا به آن ها یادآوری شود که مهلت پرداخت در حال سپری شدن است.

مشکلی که وجود دارد آن است که این اقدام وقت شما را برای انجام سایر امور می گیرد. به جای آن نگاهی به هشدارهای اتوماتیک در نرم افزار خود بیندازید.

درس ششم: صدور صورتحساب به طور مکرر
اگر شما یک مشتری قدیمی دارید باید به جای این که هر بار صورت حساب را تنظیم و ارسال کرده و سپس منتظر دریافت پرداختی باشید، صدور صورت حساب را به صورت ماهانه تنظیم کنید. زمانی که صدور صورت حساب به طور مکرر انجام شود هر ماه به صورت اتوماتیک از کارت اعتباری مشتری شما برداشت خواهد شد.

درس هفتم: دریافت پیشاپیش وجوه
برخی موقعیت ها به خصوص برای ارائه دهندگان خدمات وجود دارند که اجازه می دهند پیشاپیش مبلغ صورت حساب را دریافت کنند که این پیش پرداخت به صورت وجه ضمانت و یا سپرده بانکی است که مثلا 50% مبلغ پیشاپیش و 50% بعد از اتمام پروژه پرداخت می‌شود. این رویکردی معمول در بسیاری از صنایع است. بنابراین اگر یک مشتری با درخواست گذاشتن سپرده مخالفت داشته باشد علامت آن است که در زمان ارسال صورت حساب نهایی ایجاد مشکل خواهد کرد.

درس هشتم: پرداختی های دیرهنگام و تخفیف ها را در محاسبات در نظر بگیرید
در زیر صورتحساب به طور واضح می توانید شرایط در نظر گرفته شده برای پرداختی های دیرهنگام را شرح دهید. برای مثال شما می توانید عبارت “حساب هایی که در طول مدت 15 روز از تاریخ صدور صورتحساب پرداخت نشوند مشمول 2% جریمه مالی به طور ماهیانه خواهند شد.” اگر یک مشتری هنوز صورتحساب خود را پرداخت نکرده است، شما همچنان باید محترمانه با او در ارتباط باشید.

اگر آن ها همچنان از پرداخت صورت حساب خودداری می کنند باید برای این موقعیت راهکاری از قبل در نظر گرفته باشید. مثلا می توان در نامه ای به آن ها خاطر نشان کرد که برای پی گیری موضوع به دادگاه دعاوی کوچک مراجعه می شود و یا برای وصول بدهی مربوط به صورت حساب به طور قانونی اقدامات لازم صورت خواهد گرفت.

به علاوه می توانید یک تخفیف برای مشتریانی در نظر گیرید که صورتحساب خود را پیش از موعد پرداخت، تسویه می نمایند. برای مثال می توانید در صورت پرداخت تا 10 روز پس از صدور صورتحساب  2% از کل مبلغ کسر کنید.

درس نهم: مودب باشید
طبق تحقیقاتی که صورت گرفته است اضافه کردن عبارت “لطفا صورتحساب خود را در مدت” یا “از خرید شما متشکریم” به صورتحساب می تواند شانس پرداخت شدن به موقع صورت حساب را تا 5% افزایش دهد.

اگر تفاهم و روابط حسنه بین شما ویک مشتری قدیمی وجود دارد، می توانید به فراتر از این روابط اقدام کنید و تبریک تولد و یا هدایای شرکتی برای او ارسال نمایید تا به این طریق نشان دهید که حقیقتا سپاسگزار مشتری خود هستید. داشتن روابط قوی راه بسیار موثری برای اطمینان یافتن از این مطلب است که صورتحساب شما در اولویت برای او قرار خواهد گرفت.

درس دهم: شخص واسطه را حذف کنید.
اگر شما با یک سازمان بزرگتر از خود در حال معامله هستید، مخاطب شما احتمالا شخصی نخواهد بود که  مدیریت و انجام امور مربوط به صورتحساب ها را بر عهده دارد. این امر می تواند منجر به ایجاد وقفه در پرداخت ها شود زیرا دریافت کننده باید صورتحساب را برای دپارتمان مربوطه ارسال کند. اگر شما بتوانید صورتحساب را  مستقیما به شخصی که مسئول پرداخت ها است ارسال نمایید فرایند پرداخت را تسریع خواهید کرد.

درس یازدهم: تحویل به موقع
اگر شما موظف هستید که وظیفه ای را تا تاریخ معینی به اتمام برسانید و این تاریخ سپری شده است چرا باید مشتری شما راغب باشد تا به موقع بدهی خود را تسویه کند؟ وظیفه خود را در زمانی که تعهد کرده اید انجام دهید تا قابل اطمینان بودن خود را به اثبات برسانید. اگر به تعهدات خود در زمان قول داده شده عمل کنید مشتری نباید مشکلی در پرداخت به موقع داشته باشد.

درس دوازدهم: حسن شهرت
حسن شهرت هم بر شما و هم بر مشتری تاثیرگذار خواهد بود. اگر مشتری جدیدی بدست آورده اید در مورد اعتبار و سابقه او در ارتباط با پرداخت هزینه کالاها وخدمات تحقیق کنید.

همین مطلب در مورد شما نیز صادق خواهد بود. اگر به اتمام کار در بازه زمانی مناسب شهرت دارید به معنی آن است که شما قادر هستید تا مشتریان بسیار مهم را متعلق به خود سازید.

درس آخر: همه چیز را یادداشت کنید
همیشه با مشتری خود یک قرارداد تنظیم کنید. علاوه بر توافقات غیر علنی و شروطی که هر دو طرف به توافق بر سر آن ها دست یافته اند؛ یک قرارداد، شرایط پرداخت را تعیین خواهد کرد که شامل زمان ارسال صورت حساب، زمانی که انتظار می رود تا این صورتحساب پرداخت شود، چگونگی پرداخت آن و عواقبی که عدم پرداخت صورتحساب به دنبال خواهد داشت می شود. نه تنها این امر شما را در دریافت به موقع وجوه یاری می کند بلکه وجود قرارداد در صورت نیاز به حل یک مسئله در دادگاه، می تواند مفید واقع شود.

دریافت به موقع وجوه نباید به امری آزاردهنده و سخت تبدیل شود. مشتریان خود را به دقت انتخاب کنید. انتظارات خود را تعیین کنید و از این تکنیک ها استفاده نمایید تا بتوانید جریان نقدینگی را حفظ کنید.

پاسخ دهید

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

*

تازه ترین های مقالات

حسابرسی دیجیتال

حسابرسی دیجیتال

برنامه اجرایی حسابرسی دیجیتال اولین برنامه برای حسابرسان مالی است. که شکاف
برو به بالا