زمانی که تصمیم به انتخاب یا خرید یک نرم‌افزار ایده آل برای محیط کار گرفته می‌شود ،انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری شرکتی یک کار چالش برانگیز است.

انواع نرم افزارها،قیمت های متفاوت و .. از جمله مواردی است که می تواند،شما را سردرگم کند. به‌ویژه اگر خاطره خوبی از نرم‌افزارهای مورد استفاده قبلی در ذهن وجود نداشته باشد.

اما واقعیت اینجاست که این نگرانی‌ها تنها برای قیمت نبوده و مسائل مهم‌تری را شامل می‌شوند. در صورتی که اطلاعات لازم برای این انتخاب را داشته باشید انتخاب آسان می گردد.

چرا باید از بهترین نرم افزار حسابداری شرکتی استفاده کنیم؟

یک سری از کسب و کارهای  که به تازگی تصمیم به استفاده از نرم افزار حسابداری شرکتی گرفته اند با عدم آگاهی از لزومات یک مدیریت مالی اصولی با انتخاب نرم افزارهای بی کیفیت و ارزان قیمت، به جای افزایش راندمان محاسبات و گزارشات، متوجه می شوند که نرم افزار حسابداری شرکتی مورد استفاده امکانات لازم کسب و کار آنها را ندارد. در حالی که با استفاده از نرم افزارهای حسابداری شرکتی معتبر، مدیریت مالی کسب و کار به آسانی و با ضریب اطمینان بالایی انجام میشود.

معیار های انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری شرکتی چیست؟

نرم‌افزار حسابداری مناسب شغل خود را شناسایی کرده یا درباره آن مشورت کنید. برخی از بسته‌های نرم‌افزاری حسابداری برای صنعت و حرفه‌ای خاص طراحی شده‌اند.با اینکه نرم‌افزار‌های عمومی‌ معمولاً مقرون به صرفه‌تر هستند، اما نرم‌افزاری که متناسب با شغل شما باشد، امور را برای شما بسیار آسان‌تر می‌سازد.

هر نرم افزاری متناسب با شرکتی که آن را تولید کرده متفاوت است اما به طور کلی یک سری ویژگی ها را باید داشته باشد:

امنیت :

بدون شک اطلاعات مالی هر شرکت یا صنفی از مهمترین اطلاعات مربوط به آن می باشد که از اهمیت بالایی برخوردار می باشند و در صورتی که برای آنها مشکلی پیش آید قطعا دردسرهای فراوانی را خواهد داشت . نرم افزاری که استفاده می شود نباید به راحتی ویروس هایی که از طریق اینترنت قابل انتشار هستند یا تروجان ها بتوانند نرم افزار را مورد حمله قرار دهند. پس امنیت نرم افزار یکی از آیتم ها بسیار مهم است که باید جدی گرفته شود.

شخصی سازی:

 یکی از قابلیت هایی که نرم افزارهای مناسب دارند این است که می توانید به راحتی به فقط با چند کلیک به گونه ای که دوست دارید شخصی سازی کنید و لذت ببرید. گاهی نیاز است برای استفاده از نرم افزار منوهای آن را تغییر داد یا در صفحه های مختلف رنگ بندی متفاوتی اعمال کنیم یا اینکه حتی فونت آن را تغییر دهیم و بسیاری دیگر از کارهای که دوست داریم برای خود سفارشی سازی کنیم.

بروزرسانی :

شرکتی که نرم افزار خود را با ارزش قلمداد می کند حتما هر چند وقت یکبار آپدیت جدید منتشر می کند حال ممکن است این بروز رسانی ماهانه ،سالانه و ... باشد.

گاهی با توجه به تغییرات در قوانین مالیاتی حتما نیاز است که نرم افزار آپدیت شود و از فرمول های جدید استفاده کند چون استفاده از قوانین گذشته و ارائه در صورت های مالی بسیار خطرناک است و خسارات فراوانی را به بار می آورد.

نرم افزاری را انتخاب کنید،که به روز رسانی های آن مرتب و دائم باشد.

پشتیبانی:

همیشه امکان خرابی و ایجاد اختلال در نرم افزار وجود دارد. حتما برای خرید یک نرم افزار راجب پشتیبانی آن سوال کنید و یکی از آیتم هایی که باید همیشه در نظر داشته باشید نحوه پشتیبانی آن است.از شرکتی خرید کنید،که بتوانید به تیم پشتیبانی آن اعتماد کنید.

دیتابیس :

دیتابیس قلب نرم افزار است . اگر در دیتابیس نرم افزار مشکلی بوجود آید باید فاتحه اطلاعات را خواند . برای جلوگیری از این مشکلات حتما نرم افزاری که خریداری می کنید باید دارای استانداردهای لازم برای دیتابیس باشد که از اتفاقات بعدی جلوگیری کند.

برای نرم افزارهای حسابداری، SQL یکی از قدرتمند ترین بانک های اطلاعاتی می باشد که به راحتی می توان به آن اعتماد کرد.

سازگاری:

یکی از نکاتی که باید در نظر بگیرید،هماهنگی نرم افزار با سخت افزار سیستم شماست،که بعدا دچار مشکلات فنی و کندی و اختلالات دیگر نرم افزاری نشوید.

سازگاری سخت افزاری،سازگاری با سیستم عامل و ... از نکاتی است که حتما باید در نظر داشته باشید.

رابط کاربری :

رابط کاری و امکانات استفاده از نرم افزار یکی از نکاتی است حتما باید آن را در نظر بگیرید. اگر نرم افزاری که انتخاب می کنید،امکانات قوی داشته باشد،اما رابط کاربری خوبی نداشته باشد و نتوانید به درستی با آن ارتباط برقرار کنید،نمی توانید از امکانات،بهره برداری لازم را داشته باشید.

گزارشات :

گزارشات تجزیه و تحلیل اطلاعات یکی از مهمترین  ابزار برای حسابداران و از اهداف مهم مدیران کسب و کار است که با استفاده از آن تهمیداتی را در نظر می گیرند. گزارشات به عنوان یک منبع پرقدرت محسوب می شوند به همین دلیل تجزیه و تحلیل گزارش بسیار مهم می باشد

کاربر نرم افزار حسابداری

خیلی مهم است بدانید کاربر یا کاربرانی که قرار است اطلاعات مالی کسب و کار شما را بوسیله این نرم افزار حسابداری مدیریت کنند، چقدر با اصول و مفاهیم مالی و دفترداری قانونی آشنا هستند. میزان مهارتشان برای کار با انواع مختلف نرم افزارهای حسابداری چقدر است.

سپس متناسب با مهارت و تخصصشان نرم افزار تهیه کنید.

درست است که نرم افزارهای حسابداری هر کدام نام، قیمت و ظاهری متفاوت دارند، اما میتوان همه آنها را در دو دسته کلی جای داد.

•    نرم افزار حسابداری مناسب برای غیرحسابداران

•    نرم افزار حسابداری مناسب برای حسابداران

سخن آخر:

با توجه به کسب و کار خود نرم افزاری که انتخاب می کنید ترجیحا نرم افزاری باشد که علاوه بر داشتن استاندارد های لازمه در کسب و کارهای دیگر قبلا امتحان خود را پس داده باشد و قبل از خریداری حتما با حسابدارتان در این زمینه مشورت کنید و نکته که باید رعایت کنید این است که حتما به معیارهای انتخاب نرم افزار حسابداری که در بالا گفته شد اهمیت دهید.