مزایای استفاده از نرم افزارهای شرکتی برای کسب و کارهای گوناگون
مزایای استفاده از نرم افزارهای شرکتی برای کسب و کارهای گوناگون
هر کسب و کاری با سرعت رشد بالا برای تصمیم‌گیری در مورد بهترین سیستم کسب و کار جهت مدیریت عملیات روبه گسترش خود با چالش‌هایی مواجه است. معمولا اهداف مرتبط با افزایش درآمد کوتاه مدت نقش بسیار کمی در برنامه‌ریزی مناسب برای سیستم نرم افزار یکپارچه مدیریت کسب و کار دارند. در نتیجه اپلیکیشن های متفاوت و متنوعی در بخش های مختلف و برای حیطه های مختلف کارکردی نصب می‌شوند که منجر به عدم کارایی فرایند کسب و کار و تلاش ها برای یکپارچه سازی نرم افزار خواهند شد. اما در ابتدا باید فهمید که دلیل ایجاد این مشکلات چه چیزی است و چگونه می‌توان از آن ها اجتناب کرد.
ساختار یک سیستم معمولی و منفک کسب و کار شرکتی که به سرعت در حال رشد است می‌تواند بلافاصله درگیر فضای یک اپلیکیشن پیچیده گردد. در ابتدا زمانی که شرکت ها شروع به کار میکنند نرم افزار حسابداری ای را نصب می‌نمایند تا از این طریق بتوانند دفاتر مالی خود را مدیریت کنند. شرکت ها در حالی که به دنبال یافتن مشتریان بیشتری هستند، برای حل مشکلات پشتیبانی از مشتری به دنبال سیستم‌های مستقل مدیریت فرصت خواهند بود. مدیریت موجودی، مدیریت سفارشات و سیستم‌های مدیریت و تحویل سفارش توسط نرم افزارهای کاملا متفاوت و صفحات گسترده انجام می‌شوند. برای افزایش بیشتر درآمد ناخالص، بسیاری از شرکت‌ها دفاتر جدیدی در مکان‌های مختلف باز میکنند و پذیرای کانال های فروش بیشتری می‌شوند که منجر به ایجاد فرایندهای پیچیده تری برای یکپارچگی تجارت، صدور مکرر صورت حساب ها و تلفیق داده‌های مالی متعلق به این دفاتر خواهد شد. نرم افزارهای کسب و کار اضافی برای پشتیبانی از این فرایندها می‌تواند به شکل اپلیکیشن های مستقل از فروشندگان مختلف، اپلیکیشن های داخلی و یا انواعی از راه حل های صفحات گسترده باشد. کسب و کارهایی که تکامل سیستم های خود را در طول زمان به این شکل بدست می‌آورند خود را با یک ساختار ضعیف برنامه ریزی خواهند دید که نیازهای کوتاه مدت تاکتیکی و بی کیفیت را برآورده می سازد و در طول زمان شرکت را از بزرگ شدن به شکلی کارا باز می‌دارد. این شبکه درهم تنیده از سیستم های منفک نرم افزار کسب و کار، که معمولا تحت عنوان "نرم افزار هیربال " شناخته می شوند مانع انعطاف و بهره وری شرکت شده و نهایتا توانایی رشد شرکت را کاهش می دهند.
چالش های کسب و کار ناشی از داشتن سیستم منفک نرم افزاری زمانی که شرکت های با رشد بالا از اپلیکیشن های مجزای متفاوتی استفاده میکنند، با چالش های بیزینسی زیادی رو به رو خواهند شد. این چالش ها می‌توانند به حدی حاد و شدید شوند که از رشد شرکت ممانعت کنند. در صورتی که کسب و کار خود را با سیستم های نرم افزار کسب و کار کاملا متفاوت مدیریت می‌کنید به خلاصه‌ای از 5 مشکل اصلی که می تواند مانع رشد شما شود و در ادامه به آن ها اشاره شده است توجه فرمایید.
بهره وری اتلاف شده کارمندان: زمانی که شرکت شما در حال رشد است، هر کارمندی باید عملکردی با بهره وری بهینه داشته باشد. اگر پیشرفت کارمندان شما به دلیل فرایندهای غیر کارآمد و منفصل با مشکل مواجه شود، خطاها را افزایش داده و زمان آن‌ها را که باید وقف انجام وظایف بسیار مهم تری گردد به هدر خواهد داد. فرایندهای مهم مانند پردازش سفارشات، صدور صورت حساب ها، تایید هزینه ها و تحویل و آماده سازی مثال‌های کمی در این زمینه هستند و همه این ها به زمانی بسیار بیشتر برای رسیدگی نیاز خواهند داشت و معمولا مملو از اشتباه خواهند بود. برای مثال کارمندان شما ممکن است ساعت‌ها مشغول به وارد کردن مجدد اطلاعات سفارش به سیستم حسابداری و صدور صورتحساب به شکل دستی باشند در حالی که سایر کارمندان دقیقا همان اطلاعات را از سیستم CRM شما برای فرایندهای تحویل و آماده سازی سفارش و محاسبه کمیسیون های فروش بدست می‌آورند. اگر هر کدام از سفارشات در این بین کنسل شود کارمندان شما مجبور هستند تا انبوهی از داده ها را بررسی کنند تا این اطلاعات را مجددا با یکدیگر تطبیق دهند. چنین وظایف انسانی و مبتنی بر نیروی کار سرعتی را که شرکت شما برای رشد خود نیاز دارد کاهش خواهد داد.
عدم فهم صحیح از زمان واقعی: زمانی که سیستم های نرم افزاری یکپارچه نباشند، چندین پایگاه داده هم پوشاننده خواهید داشت و نخواهید توانست به راحتی و به سرعت دیدگاهی از عملکرد کسب و کار داشته باشید. گزارشات که نشان دهنده عملکرد شما در دپارتمان های مالی، فروش، بازاریابی، خدمات و آماده سازی هستند برای دادن دیدگاهی یکپارچه از عملیات شرکت شما ضروری خواهند بود. بیشتر شرکت ها به دلیل نیاز به زمانی طولانی برای تامین، استخراج و تحلیل داده های مورد نیاز، به سادگی از درخواست کردن منظم این اطلاعات دست می‌کشند. برای آن هایی که بدین شکل عمل میکنند ساعت های بی شماری جهت مرتبط کردن داده های تاریخ گذشته، مملو از اشتباه و نامرتبط اتلاف می‌شود. در نتیجه کسب و کارها یا تصمیم گیری های بسیار مهم را به کندی و بر اساس اطلاعات غیر دقیق و اشتباه خواهند گرفت و یا به طور احساسی تصمیماتی سریع و مخاطره آمیز خواهند گرفت.
هزینه و پیچیدگی یکپارچگی: با وجود تعداد بسیار زیاد اپلیکیشن های متفاوت و مجزا، IT زمان و پول بسیار زیادی را برای یکپارچگی، نگهداری و کسب نسخه‌های جدیدی از این اپلیکیشن ها به هدر می دهد. معمولا زمانی که نسخه های جدید خریداری می شوند، حتی به یکپارچگی و نگهداری بیشتری برای تمام نسخه های متفاوت از نرم افزار وجود خواهد داشت تا بتوانند با یکدیگر مشغول به کار شوند. در نتیجه زمان ارزشمند IT که می تواند کسب و کار را بسیار مولدتر سازد اتلاف می‌شود در حالی که در همین حین هزینه های نگهداری به شدت و ناگهانی افزایش می یابند.
افزایش ریزش و رویگردانی مشتریان: اکتساب مشتریان و رشد درآمد، ستون‌های اصلی برای تداوم موفقیت شرکت شما محسوب می‌شوند. برای رقابت شدید ضروری است تا شرکت شما تجربه ای بیش از حد انتظار برای مشتریان ایجاد کند و یا این ریسک را بپذیرد که مشتریانش به مشتریان شرکتی دیگر تبدیل شوند. زمانی که مشتریان قادر نباشند به سرعت درباره موقعیت سفارش خود اطلاعات کسب کنند، نتوانند مسائل خود را به موقع حل کنند یا مجبور باشند تا هر از چند گاهی با مشکل اتمام محصولات مورد نیاز خود مواجه شوند، از رضایت کمتری برخوردار شده و با احتمال کمتری خرید کردن از شما را ادامه خواهند داد. یک سیستم یکپارچه نرم افزار می تواند به شما اطمینان دهد که مشتریانتان از اطلاعات و تجربه مناسب برخوردار هستند و کارمندان شما دسترسی سریع به تمام اطلاعات مورد نیاز در مورد مشتریان برای خدمات رسانی و فروش را خواهند داشت.
مزایای اپلیکیشن های نرم افزار یکپارچه: برای آن که رشد شرکتتان با سرعت قابل توجهی که برای آن برنامه ریزی کرده اید حفظ شود، ضروری است تا اپلیکیشن های نرم افزار کسب و کار خود را حول یک codebase، پایگاه داده و فرایند کسب و کار یکپارچه سازید. مزیت طراحی سیستم خود به این شکل موجب صرفه جویی در مقدار بسیار زیادی پول شده و بهره وری کسب و کار را که شامل موارد زیر می باشد ارتقا می بخشد:
کارایی فرایند در کل سازمان: چندین فرایند کلیدی وجود دارد که شما ممکن است با آن ها در عملیات روزانه خود با آن مواجه شوید، مواردی مانند مدیریت سفارشات، تحویل و آماده سازی، صدور صورتحساب، جمع آوری و دریافت پرداخت های نقدی، تایید هزینه ها و تطبیقات مالی مثال هایی از این فرایندها باشند. خودکارسازی چنین فرایندهایی شما را قادر می‌سازند تا از استخدام افراد جدید برای مدیریت این فرایندها بپرهیزید و از طرف دیگر می‌توانید کارمندان خود را مجددا به کار گیرید تا به فعالیت های با ارزش‌تری که به نوآوری و رشد کسب و کار شما کمک میکنند بپردازند. در یک مطالعه ROI توسط شرکت تحلیلگر مستقل نوکلئوس ریسرچ در مورد استفاده مشتریان از NetSuite، مهمترین مجموعه نرم افزار یکپارچه مدیریت در تمام دنیا، نوکلئوس دریافته است که با استفاده از یک مجموعه نرم افزار یکپارچه، تاریخ های بستن مالی تا 50% از سرعت بیشتری برخوردار می‌شوند، بهره وری فروش تا 12.5 % افزایش می‌یابد و گردش موجودی تا 50% بیشتر می‌شود. در پژوهشی مشابه، مشتری دیگری، کالای مورد سفارش خود را ارتقا بخشیده و زمان فرآیند سفارش دهی را تا 66% کاهش داده است.
بهبود چشمگیر دیدگاه: فهم درست از زمان واقعی در زمان تصمیم گیری آگاهانه و به موقع بسیار مهم تلقی می‌شود. زمانی که می‌توان تقریبا از هر جایی و به سرعت بدون اتلاف منابع برای استخراج داده ها و تلفیق داده های بدست آمده از منابع مختلف، به اطلاعات دسترسی داشت، کارمندان بسیار مطلع تر بوده و می‌توانند تصمیمات سریع تر و دقیق تری را اتخاذ کنند. برای مثال با داشتن تمام داده های در دسترس کسب و کار خود در زمان واقعی، کونیگ ویلز قادر بود تا بر حجم کاری تامین کنندگان در زمان واقعی نظارت داشته و بیزینس خود را در طول 4 سال دو برابر سازد در حالی که 120000$ را به طور سالانه ذخیره کرده بود.
صرفه جویی چشمگیر در وقت و هزینه IT: با IT دیگر نیاز به تهیه، نصب و نگهداری از سیستم های چندگانه و همچنین ایجاد یکپارچگی در بین آن ها وجود نخواهد داشت. کاهش قابل ملاحظه ای در هزینه های عملیاتی مشاهده می‌شود و درعین حال زمان گروه IT می‌تواند صرف بهبود کارکردهای کسب و کار شود.
رشد سرعت یافته: وجود یک سیستم نرم افزار یکپارچه، گسترش در مکان های مختلف و کانال های فروش بیشتر به دلیل وجود داده ها و فرایندهای مدیریت و حسابداری یکپارچه، می تواند دستاوردهایی بسیار سریعتر ایجاد کند. شرکت ها همچنین می توانند با داشتن فهم و آگاهی بیشتر، بیش فروشی و فروش مکمل را برای پایگاه مشتریان کنونی خود به شکلی کاراتر به انجام رسانند. کمپانی Rack که شرکتی است که به تازگی در سال 2009 شروع به کار کرده است، به سرعت توانست به رشدی قابل ملاحظه دست یابد به طوری که به 4 میلیون مشتری را با استفاده از یک سیستم یکپارچه (NetSuite OneWorld) سرویس می دهد.
خلاقیت مبتنی بر کاربران: به دلیل آن که تغییرات در فرایندها می توانند به سرعت اجرا شوند، کاربران دائمی کسب و کار قادر هستند تا تخصص کارکردی خود را بکار گیرند تا فرایندها و اپلیکیشن ها را به شیوه ای که باعث بهبود عملکرد شود تغییر دهند. در همین حال IT آزادی لازم را برای تمرکز کردن بر روی خلاقیت های استراتژیک خواهد داشت که این امر می تواند بر ارزش سود خالص به وسیله ایجاد راه حل های نوآورانه ارزش افزوده بیفزاید. امروزه شرکت ها تقریبا در هر صنعتی از نرم افزارهای پیچیده کسب و کار استفاده میکنند تا رشد خود را تضمین کنند اما بسیاری از آن ها همچنان به دلیل پیچیدگی سیستم های عملکردی که باعث ایجاد مسائل بهره وری کارمندان و توقف در گلوگاه فرایندها می‌شوند در حال تلاش برای حفظ رشد خود و مدیریت هزینه ها به شکلی موثر هستند. مجموعه نرم افزارهای یکپارچه کسب و کار در حال تغییر دادن شیوه‌های مدیریت شرکت ها بوده و آن ها را قادر می‌سازد تا از مشکلاتی عبور کنند که تا پیش از این مانع آن ها برای رساندن کسب و کار خود به سطح بعدی رشد و سودآوری شده اند.
