اسناد مرجع

در این فرم می توان اسنادی که از زیر سیستم های متفاوت (خرید و فروش ، انبار، خزانه، حسابداری) در تاریخ های مختلف صادر شده است را با هم ترکیب نمائید و بجای چند سند در نرم افزار،  یک سند با شماره سند واحد یا مرجع را در اختیار داشته باشید.

• مسیر دسترسی به فرم:

 صفحه اصلی← منوی حسابداری← اسناد مرجع 

​

برای ایجاد سند مرجع، ابتدا می بایست اسناد به حالت قطعی تبدیل شوند.

بدین منظور از زیر سیستم حسابداری وارد فرم مدیریت اسناد حسابداری شده (1) و با استفاده از کلید ctrl و یا کلید ترکیبی ctrl + A اسناد را انتخاب نموده سپس برروی گزینه ی" تبدیل به قطعی" کلیک نمائید.

​

سپس از منوی حسابداری، وارد فرم اسناد مرجع شوید.(2) در این قسمت، لیست اسناد مرجع قابل مشاهده است. برای ایجاد سند مرجع جدید بر روی گزینه ی"سند مرجع جدید" کلیک نمائید.

​

در صفحه جدید، دو کادر وجود دارد که اسناد حسابداری قطعی شده در کادر سمت راست نمایش داده میشوند. اسناد مورد نظر را با استفاده از فلش های بین دو صفحه به فرم سمت چپ منتقل و با استفاده از گزینه "ادامه" به مرحله بعدی بروید.

​

در این مرحله می توانید نوع ثبت و تاریخ و شرح سند را تعیین نمائید.

سه نوع ثبت برای اسناد مرجع قابل انتخاب است: (5)

• همه یک سند: اسناد انتخابی در مرحله قبل باهم تجمیع و  یک سند مرجع ایجاد می گردد.
• هر روز یک سند: اسنادی که تاریخ آن ها در یک روز می باشد، تجمیع می گردد.
• هر ماه یک سند: اسنادی را که تاریخ آن ها در بازه یک ماه می باشد تجمیع می گردد.

تاریخ سند مرجع به دو روش انتخاب میگردد: (6)

- در روش دستی، تاریخ توسط کاربر انتخاب می گردد و سند مرجع به همان تاریخ ثبت میشود.

- در روش خودکار، تاریخ اولین سند انتخابی یا تاریخ آخرین سند انتخابی به عنوان تاریخ سند مرجع تعیین می شود.

همچنین می توانید شرح مورد نظر خود را برای اسناد مرجع تعیین و در کادر مربوطه درج نمائید. (7)

سپس با انتخاب گزینه " ثبت" اسناد مرجع با مشخصات تعیین شده ، ایجاد می گردند. (8)

می توانید در هر مرحله با استفاده از گزینه ی "بازگشت" به مرحله قبل برگردید (9) و یا با استفاده از گزینه ی" انصراف"، از ایجاد سند مرجع صرف نظر نمائید. (10)

​

نکته : انتخاب تاریخ در روش "هر روز یک سند" غیرفعال است زیرا که در این روش تاریخ هر سند مشخص است و سند مرجع نیز به همان تاریخ سند ثبت میشود.

نکته : با تجمیع اسناد، اصل سند در مدیریت اسناد حسابداری حذف نخواهد شد.

اسناد مرجع ایجاد شده، در فرم "اسناد مرجع" قابل مشاهده است. در این قسمت می توانید تاریخ اسناد را در بالای صفحه فیلتر نموده (11) و یا وضعیت اسناد قابل نمایش را تعیین نمائید. (12)

همچنین می توانید از این فرم نسبت به تائید (13) یا حذف اسناد مرجع اقدام نمائید. (14) با استفاده از گزینه ی" چاپ "می توانید روکش سند مرجع را مشاهده نمائید.(15)

توجه بفرمایید به منظور گرفتن روکش اسناد از همین فرم استفاده بفرمایید همچنین در گرفتن گزارش دفتر کل و روزنامه دقت نمایید که انتخاب درستی را داشته باشد، برای توضیح بیشتر رجوع شود به قسمت گزارشات.