کاربرد و تفاوت وضعیت اسناد حسابداری (یادداشت، موقت، قطعی و نهایی شده) در چیست؟

اسناد حسابداری ثبت شده در نرم افزار می توانند وضعیت های مختلف داشته باشند که هرکدام از این وضعیت ها دارای کاربرد متفاوتی هستند. وضعیت های یک سند حسابداری شامل موارد ذیل است:

• یادداشت
• موقت
• قطعی
• نهایی شده

وضعیت سند یادداشت:

یک سند حسابداری در وضعیت یادداشت، تمام کنترل ها و ویژگی‌ های یک سند را در برندارد و فقط جنبه پیش نویس سند حسابداری را دارد. به عنوان مثال، اگر کاربر در حین وارد کردن یک سند چندین صفحه‌ای و قبل از تمام کردن آن، بخواهد موقتاً آن را ذخیره کند، می‌تواند سند مورد نظر را ثبت یادداشت نماید.

نرم افزار حسابداری اسناد یادداشت را در فرم های مرور و محاسبات مانده حساب ها و گزارشات در نظر نمی گیرد، اما با این حال، برای سند یادداشت، شماره سند در نظر گرفته می شود.

سند یادداشت را بعد از تکمیل، می توان با شماره خودش یا شماره سند جدید، به شکل موقت مجدداً ذخیره نمود.

یکی از کاربردهای سند یادداشت علاوه بر ذخیره به عنوان پیش نویس تبدیل سند موقت به سند یادداشت در فرم مدیریت اسناد حسابداری است که باعث می شود یند یا سندهای تبدیل شده در گزارشات و مرور و مانده گیری ها دیده نشود.

سند یادداشت در فرم مدیریت اسناد حسابداری به شرطی به سند موقت تبدیل می شود که شرایط و استانداردهای سند موقت را داشته باشد وگرنه باید آن را در فرم ورود سند باز کرده و اصلاح و ثبت موقت نمود. 

نکته: سند یادداشت ممکن است تراز نباشد یا فیلدهای آن شامل انتخاب حساب ها و... کامل نباشند.

وضعیت سند موقت:

این وضعیت اولین وضعیت ثبت سند حسابداری است و معمولاً اسناد در این حالت صادر می شوند. وضعیت موقت سند حسابداری، تمام خصوصیات یک سند حسابداری را داراست و در گزارشات نیز در نظر گرفته می‌شود.

سند حسابداری در وضعیت موقت در هر لحظه توسط کاربر صادر کننده‌ی آن قابل تغییر و حذف است

نکته: در کسب و کار ها ابتدا صدور اسناد توسط حسابدار در این وضعیت انجام می شود و مدیر مالی یا حسابدار ارشد پس از بررسی اسناد را به وضعیت بررسی شده تغییر می دهد که دیگر توسط کاربر حسابدار قابل ویرایش نباشد.

وضعیت سند قطعی:

وقتی از ثبت سند در وضعیت موقت اطمینان حاصل شد، آن را تبدیل به سند بررسی شده می کنند.  این کاربرد معمولاً برای زمانی است که مدیر مالی شرکت یا مؤسسه یا بنگاه اقتصادی، اسناد حسابداری موقت را بررسی و آن ها را تأیید یا بررسی شده می کند.

نکته: اسناد حسابداری در حالت قطعی، غیر قابل اصلاح و حذف هستند ولی توسط کاربری که دسترسی لازم را دارد می تواند به وضعیت موقت برگردد تا بتوان آن را ویرایش یا حذف کرد.

در نرم افزار های حسابداری قیاس، قبل از اینکه بتوان حساب های موقت و دائم را بست و سند سود و زیان و سند اختتامیه را ثبت نمود، لازم است که تمامی اسناد به حالت قطعی درآیند.

کاربرد دیگر این وضعیت کنترل ویرایش اسناد بقیه زیر سیستم ها توسط واحد حسابداری است. اسناد حسابداری اتوماتیک صادر شده توسط سایر سیستم ها مانند سیستم خزانه یا سیستم خرید و فروش و... به صورت پیش فرض در وضعیت موقت هستند و چنانچه وضعیت سند حسابداری آن ها در فرم مدیریت اسناد حسابداری به بررسی شده تغییر کند؛ در زیر سیستم مربوطه نرم افزار اجازه تغییر اسناد (مثلا فاکتور فروشی که باعث صدور این سند مالی شده است) را نخواهد داد.

وضعیت سند نهایی شده:

اسناد قطعی شده بعد از اطمینان از نهایی شدن جریان مالی؛ نهایی می شوند. نهایی شدن اسناد حسابداری باید به ترتیب تاریخ باشد و وقتی مثلا اسناد 15 ماه بخواهد نهایی شود باید تمام اسناد قبل از آن نهایی شده باشد.

نکته: سند نهایی شده دیگر قابلیت برگشت به حالت بررسی شده و موقت را ندارد و نرم افزار اجازه ثبت سند جدید به تاریخ قبل از آخرین سند نهایی شده را نخواهد داد.

کاربرد اصلی نهایی شدن اسناد در تعاملات قانونی است و انتظار وجود قابلیت نهایی شدن اسناد در نرم افزار از طرف اداره مالیات می رود. فرض کنید شما گزارش فصلی یا تراز سه ماهه تابستان را از نرم افزار به اداره دارائی ارایه کرده اید. در این حالت بهتر است تمام اسناد تا آخر تابستان را نهایی کنید چون ثبت هر گونه سند قبل از این تاریخ و یا تغییر اسناد به معنی تخلف است و غیر قابل قبول. حتی اگر  اشتباهی در اسناد قبل اتفاق افتاده است باید به تاریخ روز سند اصلاحی، ثبت شود.

ممکن است برخی از شرکت ها اسناد حسابداری را نهایی نکنند و در حالت قطعی شده نگهداری کنند.