هنگام ايجاد يك سند حسابداري، چند نوع شماره سند به شرح ذيل وجود دارد :

  1. شماره سند
  2. شماره عطف
  3. شماره سند اتوماتيك
  4. كد روزانه

 



 

شماره سند:
شماره سند حسابداري از عدد 1 شروع و هميشه آخرين شماره بعلاوه يك توسط سيستم پيشنهاد ميشود. شماره سند قابل تغيير توسط كاربر است. در صورتي كه سند حسابداري به صورت خودكار ( از ساير زير سيستم ها مثل خزانه و فروش ) صادر شوند، نرم افزار به صورت اتوماتيك آخرين شماره سند بعلاوه يك را تخصيص ميدهد.

چنانچه دقت ميفرماييد اين شماره سند در صورت حذف يك سند و يا تغيير شماره سند به شكل دستي ممكن است الزام رديف بودن با تاريخ را از دست بدهد.

قابليتي در سيستم وجود دارد كه در هر مقطعي سيستم شماره اسناد را تغيير و با تاريخ رديف كند.

 

شماره عطف :
در مقطع صدور سند مساوي شماره سند و
به ترتيب ورود اسناد صادر مي‌شود و در صدور اسناد اتوماتيك نيز خود سيستم به صورت خودكار مساوي شماره سند آنرا ثبت ميكند. 

قابليت تغيير دستي توسط كاربر را دارد و با حذف اسناد، شماره عطف آن نيز حذف شده و به سند ديگر اختصاص نمي‌يابد.

كاربرد كد عطف جهت نگهداري رابطه پرينت فيزيكي سند با شماره ثبت شده در نرم افزار است. فرض كنيد سندي را امروز با شماره 118 و كد عطف 118 ثبت و پرينت گرفته و بايگاني كنيم. در زمان ديگري به فرض انجام عمليات مرتب سازي يا تغيير دستي شماره سند رابطه بين پرينت فيزيكي و شماره ثبت شده در نرم افزار با كد عطف نگهداري ميشود و اگر كد عطف نباشد با تغيير شماره سند پرينت قبلي غير معتبر شده و نياز به پرينت مجدد خواهد بود.

در هر صورت جستجو و نگهداري رابطه بين پرينت اسناد و نرم افزار را با كد عطف انجام دهيد.

 

شماره سند اتوماتيك:

مطابق قواعد حسابداري شماره اسناد بايد به ترتيب تاريخ مرتب باشد ولي چناچه در توضيح شماره سند عنوان شد دلايلي مانند حذف سند يا تغيير دستي و ثبت عقب افتاده و... باعث خواهد شد اين ترتيب به هم بخورد.

نرم افزار قياس براي جلوگيري از اين مشكل شماره سند اتوماتيك را مديريت ميكند. مقدار اين شماره سند در اختيار سيستم است و كاربر نميتواند آنرا تغيير دهد و در زمان صدور سند به اعتبار تاريخ و كد روزانه اتوماتيك و مرتب شماره‌گذاري مي شود.

در هر تغيير تاريخ يا صدور سند جديد به تاريخ قبلي يا حذف سند قبلي و... كه باعث ايجاد مغايرت در رديف شماره سند اتوماتيك و تاريخ شود سيستم تمام شماره سند هاي اسناد را ويرايش و تغير داده و از به هم ريختن رديف جلوگيري مي كند.

پس شماره سند اتوماتيك يك سند به دليل مثلا حذف يك سند ديگر ممكن است تغيير كند و شماره سند اتوماتيك هميشه مطابق با تاريخ اسناد مرتب شده مي باشد.بزرگترين شماره سند اتوماتيك نشان‌دهنده تعداد اسناد موجود در نرم افزار نيز مي باشد و گزارشات قانوني سيستم بر اساس اين شماره گزارش دهي مي شود.

در صورت مرتب سازي اسناد در فرم مديريت شماره سند مرتب شده مساوي شماره سند اتوماتيك خواهد شد.

با وجود شماره سند اتوماتيك حسابدارها با استفاده از آن ميتوانند نگران مغايرن شماره اسناد خود نباشند.

 

 

 

كد روزانه :

اين شماره نشان دهنده ترتيب اسناد در يك روز مي‌باشد.سيستم برمبناي اين كد، شماره سند هاي حسابداري در يك تاريخ را مرتب مي‌نمايد. كاربرد آن براي مثال در جلو و عقب بودن عمليات در يك روز است.

فرض كنيد يك وجه زياد به بانك واريز و در همان روز از بانك كسر ميشود با توجه به نمايش گردش حساب به ترتيب تاريخ اگر سند برداشت زودتر از سند واريز نشان داده شود بانك در مقطع آن روز ممكن است موجودي منفي نشان دهد. با كمك كد روزانه ميتوان ترتيب اسناد ثبت شده در يك روز را نيز مشخص كرد.

كاربرد كد روزانه در مواقع خاص شبيه مثال زده شده است.