آیا شما به نرم افزار حسابداری مالی نیاز دارید؟

آیا شما به نرم افزار حسابداری مالی نیاز دارید؟

نرم افزار حسابداری مالی آری یا خیر؟

بیشتر کسب و کارهای کوچک بدون کاغذ امکان فعالیت ندارند، تکنولوژی جدید و در حال تغییر است با استفاده نرم افزار حسابداری مالی می توانیم فایل ها را به یک فرمت دیجیتال سازمان یافته انتقال دهیم. اما این بدان معنا نیست که حسابداری بدون کاغذ آسان است و یا تصمیمی درست برای هر کسب و کار کوچک است.

در اینجا در یک نگاه  کلی مزایا و معایب یک حسابداری بدون کاغذ را ارائه می کنیم تا بتوانید در تصمیم گیری در مورد رفتن به سمت حذف کاغذ یک تصمیم به استفاده از نرم افزار حسابداری برای کسب و کار کوچکتان بگیرید.

• مزایای یک حسابداری بدون کاغذ

• 1)مقرون به صرفه

• علاوه بر هزینه هر ماه روی کاغذ، جوهر، پست و دیگر لوازم که از یک دفتر کاغذ سنگین پشتیبانی می کند، زمانی که برای نوشتن و یا پیدا کردن سند مورد نظر در کاغذ صرف می کنید حذف می شود، با استفاده از نرم افزار حسابداری مالی در زمان و هزینه های جانبی اضافی صرفه جویی می کنید.

2)دسترسی آسان:

با استفاده از نرم افزار حسابداری همه مدارک مهم شما دیجیتالی می شوند. شما می توانید آن ها را به ابر تبدیل نموده  و با دسترسی از راه دور به شما توانایی کار در هر نقطه ای با دسترسی از طریق اینترنت را می دهد.

3)سازماندهی فایل:

اگر تا به حال وقت بسیار برای پیدا نمودن و مرتب سازی مدارک کاغذی صرف نموده اید، هم اکنون زمان آن است که بتوانید مدارک خود را به صورت دقیق سازماندهی نمائید.می دانید که مدیریت کردن و فایل بندی اسناد کاغذی بسیار زمان بر است. هنگامی که از نرم افزار حسابداری مالی استفاده می کنید، یک سیستم فایل دیجیتالی دارید که در طول زمان می توانید آن ها را سازماندهی کنید و جستجو بسیار آسان تری داشته باشید. این باعث می شود که روند طولانی جستجوی کاغذ در فایل سازماندهی شده ی الکترونیکی آسان تر باشد.

4)حفظ محیط زیست:

براساس گزارش مجله ی روزانه سبز در آمریکا، کاغذ 25 درصد حجم زباله ها را در بر می گیرد و اگر ایالات متحده تنها 10 درصد کاغذ کم تری استفاده کند، از انتشار 1.6 میلیون تن گازهای گلخانه ای جلوگیری خواهد کرد در حالی که این تنها برای کاغذ است ، بدون احتساب به تولید و دفع کارتریج های جوهر و انرژی مصرفی چاپگرها. رفتن به سوی حذف کاغذ یک تصمیم آگاهانه زیست محیطی است.

• مضرات یک دفتر بدون کاغذ

• شکست سیستم:

نرم افزار حسابداری مالی دسترسی سریعی برای شما ایجاد می کنند، اما از سوی دیگر ممکن است با یک مشکل سرعت خود را هم از دست بدهند. در صورتی که سیستم شما از بین برود، چه اتفاقی می افتد؟ آیا به تمام اسناد کسب و کارتان که بر روی رایانه تان ذخیره می شود دسترسی خواهید داشت؟ شما تمام مدارکتان را از دست می دهید؟ برای هر کسب و کارهای کوچک و مخصوصا آن هایی که بدون کاغذ هستند، مهم است که سیستم پشتیبان گیری و حفاظت از اطلاعات خارج از سایت یا ذخیره سازی ابری را داشته باشند.

• امنیت:

فایل های دیجیتالی را نمی توان با یک قفل بر روی یک کابینت فایل یا درب دفتر محافظت کرد، بنابراین امنیت اسناد و اطلاعات حساس، نگرانی جدی برای دفاتر بدون کاغذ است. راه حل ها عبارت اند از رمزگذاری، سرورهای محلی و دسترسی محدود شده، که همه هزینه و مزایای خود را دارند. به علاوه، مهم است که ماهیت برخی از کسب و کارها و حساسیت مواد به صورت روزمره (به حسابداری خود فکر کنید) را صرفا به خودتان بیفزائید.

• پروسه های بازنگری:

بخشی از انتقال به یک دفتر بدون کاغذ شامل بازنگری تمام فرایندهای عملیات فعلی شما و پیدا کردن گزینه های مناسب می شود. برای مثال، ممکن است لازم باشد از یک سرویس امضاء الکترونیکی، صورت حساب آنلاین و خدمات پرداخت و سایر برنامه های کاربردی استفاده کنید که نیاز به اسناد فیزیکی را جایگزین می کنند. همه کارکنان شما نیز باید در سیستم جدید آموزش ببینند، در حالی که در محل کار خود هستند.

• صرف زمان زیاد:

سیاست حذف کاغذ یک فرایند یک شبه نیست؛ عوامل بسیاری زیادی در اجرای آن باید در نظر گرفته شود. زمان لازم است تا تمام دلایل خروج از دنیای کاغذ را پشت سر بگذاریم و به همان اندازه که همه تغییرات را در عملیات خود انجام می دهیم بدون کاغذ فعالیت هایتان را ساماندهی کنید. تصمیم به سوی حذف کاغذ، چیزی است که از یک کسب و کار به کسب و کاری دیگر متفاوت است و قطعا یک تصمیم جهانی است که برای هر شرکت مناسب است.

مهمترین بخش تصمیم گیری در مورد بی کاغذ بودن، انجام تحقیقات شماست تا بتوانید تصمیم بگیرید که آیا مزایای چالش های حذف کاغذ بیشتر است یا خیر؟ سپس، یک فرایند سیستماتیک ایجاد کنید که حذف کاغذ چه سود برای شما به ارمغان می آورد و چه کمکی به افزایش بهره وری مرکز شما خواهد کرد.

.Most paperless small paper businesses are not available
The new technology is changing.with Using financial accounting software, we can transfer files to an organized digital format
.But it does not mean paperless accounting is easy or the right decision for any small business
Here's a general overview of the advantages and disadvantages of paperless accounting so you can decide how to go about removing paper or using accounting software for your small business.