کدینگ حسابداری

کدینگ حسابداری

یکی از مهم ترین بحث های حسابداری مربوط به بحث کدینگ است. اما کدینگ حسابداری چیست؟ نقش کد حساب ها در حسابداری چیست؟

معمولا حسابداران برای ثبت رویداد های مالی تراکنش ها را دسته بندی میکنند این دسته بندی عموما یک دسته بندی درختی است که شامل لایه ها و کد های سرشاخه و زیر شاخه میباشد. به این مجموعه کدینگ حسابداری گویند.

آیا همه‌ی کسب و کارها باید کدینگ حسابداری داشته باشند؟

 در واقع به نظمی که سبب جلوگیری از آشفتگی اطلاعات مالی می‌شود، کدینگ حسابداری می‌گوییم. به همین خاطر طراحی کدینگ حسابداری برای تمام سازمان‌ها، شرکت‌ها و کسب و کارها اعم از کوچک و بزرگ یا دولتی و خصوصی ضرورت دارد. البته این ضرورت به نسبت میزان پیچیدگی یا سادگی فعالیت آن‌ها و همچنین حجم عملیات مالی می‌تواند کم یا زیاد باشد؛ به طوری که کسب و کارهای بزرگ حتماً باید متناسب با فعالیت‌هایشان کدینگ حسابداری را برای خود طراحی کنند، اما به هر حال دیر یا زود هر کسب و کاری باید به فکر طراحی کدینگ  بیفتد تا در انجام عملیات مالی و دسته‌بندی و پیگیری آن‌ها مشکلی به وجود نیاید.

بسته به نوع شرکت و حجم تراکنش حسابها توسط حسابدار تنطیم میگردد.

منظور از لایه ها سطح هایی است که حسابدار بر طبق آن تراکنش های مالی را دسته بندی میکند (کل – معین – تفضیلی) که معمولا سطح آخر شامل کد های حساب داری است.

مهمترین قسمت کدینگ به چه حسابی تعلق می گیرد؟

مهمترین قسمت کدینگ  به سرفصل حساب های کل تعلق می گیرد. حساب کل در سیستم کدینگ حسابداری باید به شکلی تعریف شود که بتوان کلیه اطلاعاتی که بعد لازم است به اداره دارایی و مالیات داده شود بتوان از آن استخراج نمود و کاملا دقیق و با جزییات لازم باشد.

 حساب های معین چیست؟

حسابهای معین هم از اهمیت بالایی برخوردار بوده و از داخل آنها دارایی ها و هزینه های سازمان بیرون می آید. به حسابهای معین معمولا کد چهار یا شش رقمی داده می شود. این حساب به لحاظ اینکه هزینه ها و درآمد ها را نشان می دهد برای مدیرانی که در امر تصمیم گیری مالی هستند بسیار اهمیت دارد.

انجام کدینگ حساب در سازمان‌های بزرگ با عملیات مالی پیچیده همانند سازمان‌های تولیدی و بازرگانی و خدماتی ضرورت بیشتری دارد.

 حساب های معین و کل:

دفتر کل، دفتری است که حساب های یک موسسه به تفکیک، در آن نگهداری می شود. دفتر معین و تفصیلی همانند دفتر کل است اما برای نگهداری حسابهای جزئی تر.

حساب های تفصیلی خرده حساب ها هستند:

حساب های تفصیلی حساب های ریز هر شرکت بوده که ممکن است از یک سازمان به سازمان دیگر متفاوت باشد. کد گذاری حساب های تفصیلی در سیستم کدینگ حسابداری این امکان را فراهم می کند که حسابداران در هر سطحی که لازم باشد گزارش مالی تهیه نموده و به مدیران ذیربط ارائه نمایند.

چرا استفاده از سیستم کدینگ در حسابداری اهمیت دارد؟

این سیستم باعث استاندارد شدن عملیات های مالی و قرار گیری همه آنها در یک فرمت خاص می شود..

ثبت رویدادهای مالی با سرعت بیشتری انجام شده و اطلاعات با دقت بیشتری پردازش می شوند و خطای انسانی به حداقل می رسد..

تهیه انواع گزارشات مالی با جزییات کامل امکان پذیر می گردد..

تحلیل های مالی به جهت سرمایه گذاری و برآورد دارایی ها بهتر انجام شده و قدرت تصمیم گیری در این خصوص را افزایش می دهد.

طراحی سیستم کدینگ  در رویه های مالی بسیار مهم و یک امر تخصصی بوده و اگر با دقت و به درستی انجام دهد بسیاری از مشکلات مالی و حسابداری را رفع و اشتباهات انسانی را کاهش می دهد.

دسته‌بندی انواع کدینگ حسابداری

سیستم کدینگ حسابداری انواع مختلفی دارد و شامل موارد زیر است:

کدینگ حفظی:‌ نوعی کدینگ حسابداری است که به طراحی یک ساختار مشخص و غیر‌قابل حدس نیاز دارد. در این روش کدگذاری حرف اول کلمات را برای بازه کوچکی از کلمات به کار می برند. برای مثال حساب های پرداختنی با کد «ح – پ» شناخته می شود.

 کدینگ توده‌ای: در این مدل، گروهی از اعداد به حساب‌های یک دوره مالی مشخص اختصاص داده می‌شوند. در صورتی که تعداد مشخصی از اعداد تنها به حساب های یک مرحله حسابداری معین اختصاص داده شوند، این نوع دستگاه کدینگ توده ای گفته می شود.

 کدینگ متوالی یا سریالی: در این مدل، اعداد به صورت متوالی پشت هم قرار می‌گیرند و هر کد در آن مفهوم خاصی دارد.

کدینگ سلسله مراتبی:‌ در این مدل، تعدادی سرشاخه وجود دارد که هرکدام زیرشاخه‌هایی دارند. زیرشاخه‌ها کدهایی دارند که حرف اول آن‌ها با کد سرشاخه یکی است.

با توجه به مواردی که گفته شد، حسابداران و گروه حسابرسی طبق نیازهای هر سازمان، کدهایی ارائه می‌کنند که برای آن‌ سازمان‌ها مناسب هستند. به این نکته توجه داشته باشید که برای اجرا و پیاده‌سازی سیستم کدینگ می‌توانید از نرم‌افزارهای مالی که قابلیت‌های زیادی برای حسابداری و حسابرسی دارند، استفاده کنید.

اجرای سیستم کدینگ حسابداری به وسیله نرم افزارهای مالی چگونه انجام می شود؟

نرم افزار های مالی به دلیل قابلیت های زیادی که دارند و امکان تغییرات گسترده که در طراحی آنها در نظر گرفته شده است برای اجرای سیستم کدینگ بسیار مناسب هستند. سطوح اصلی این سیستم می تواند مواردی چون حسابهای کل، معین و یا حسابهای تفصیلی باشد که بسته به تشخیص حسابداری کد های مخصوصی به آنها داده می شود.

جمع‌بندی و سخن پایانی

در پایان باید بگوییم که طراحی یک سیستم کدینگ حسابداری برای سازمان یا شرکت، در رویه‌ها و فراکردهای مالی آن بسیار مهم بوده و یک امر تخصصی محسوب می‌شود. بنابراین اگر فرایند کدینگ با دقت و به شکلی صحیح و کارامد انجام شود، مدیران می‌توانند انتظار داشته باشند که بسیاری از مشکلات مالی و حسابداری شرکت یا سازمان مرتفع شده و اشتباهات انسانی در آن به‌شدت کاهش می‌یابد. همچنین شرکت‌ها و سازمان‌ها می‌توانند برای طراحی کدینگ حسابداری از شرکت‌ها و دیگر مؤسسات خدمات مالی و حسابداری در این خصوص کمک بگیرند تا فرایند طراحی کدینگ به خوبی صورت گیرد.

سوالات و نظرات خود را با ما به اشتراک بگذارید.مشتاق دیدن نظرات و تجربیات با ارزش شما هستیم.

برای امتیاز به این نوشته کلیک کنید!
[کل: 0 میانگین: 0]
1 نظر
  1. علیرضا می گوید

    خیلی عالی بود و مطالب مفید بود

ارسال یک پاسخ

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.




Enter Captcha Here :