چرا اتوماسیون باعث آزادی شما می‌شود؟
چرا اتوماسیون باعث آزادی شما می‌شود؟
برداشت اکثر افراد از "اتوماسیون در حسابداری"، "نرم افزار اتوماتیک" می‌باشد. اما در واقعیت نرم افزار حسابداری به حسابداران کمک می کند تا تمام فرایندهای خود را مکانیزه سازند.
حسابداری ترکیبی از کاری است که شما به عنوان یک انسان انجام می‌دهید و کاری که نرم افزار انجام می‌دهد (ذخیره، الگوریتم های تعریف شده برای اعتبار سنجی داده ها و انجام محاسبات معین و غیره).
فرض کنید در رویه های شما نسبت انجام کار توسط انسان به ماشین در حال حاضر 3:1 است (زمان مورد نیاز برای انسان جهت انجام یک فرایند از ابتدا تا به آخر نسبت به زمان مورد نیاز نرم افزار برای اجرای قسمت مربوط به خود در طول فرآیند ذکر شده). همچنین 75 درصد این فرایند خاص شامل کارهای انسانی و 25 درصد از آن توسط نرم افزار انجام می شود.
کاری که اتوماسیون انجام می دهد آن است که سهم نرم افزار را بیشتر و بیشتر در مقایسه با انسان در این نسبت افزایش خواهد داد. تصور کنید که این نسبت به 2:1 تغییر کند، بنابراین 66 درصد امور توسط نیروی انسانی و 33 درصد بوسیله نرم افزار انجام می‌شود. اتوماسیون در عمل کارهایی را که تنها انسان‌ها قادر به انجام آن هستند تعریف می‌کند و در حقیقت این کارها، کارهایی هستند که شما باید در هر صورت به انجام آن ها مبادرت ورزید.
افراد باید کارهایی را انجام دهند که تنها انسان ها قادر به انجام آن هستند
تاثیر واقعی اتوماسیون آزاد شدن در زندگی است. زمانی که کودک هستید و از شما پرسیده می‌شود "زمانی که بزرگ شدید می خواهید چه کاره شوید؟" مطمئن هستم که شما چنین پاسخی نداده اید: "من داده ها را از A می گیرم و در B وارد میکنم." متاسفانه نرم افزار حسابداری شما را دقیقا وادار به چنین کاری می‌کند. ولی اتوماسیون هم اکنون همه چیز را دگرگون ساخته است.
اجازه دهید مثالی بزنیم: نوشتن دفاتر مالی یکی از خدماتی است که توسط اکثر شرکت های حسابداری ارائه می‌شود. این موضوع در گذشته (و هنوز هم برای بسیاری از شرکت ها) یکی از انسانی ترین فرایندها محسوب می‌شود. اتوماسیون شروع به تغییر دادن این فرایند کرده است. جالب است که نگاهی سریع به پیشرفت اتوماسیون در نوشتن دفاتر مالی بیندازیم.
- مشتریان صورت های بانکی دستی را توسط پست و یا شخصا به حسابدارن تحویل می دهند. این مرحله کاملا عملکردی دستی محسوب می شود.
- اگر حسابداران اسناد و کاغذها را دریافت نکنند، ممکن است با مشتریان خود چندین بار تماس گرفته و از آنها ارسال اسناد را درخواست نمایند. مجددا این یک کوشش تماما انسانی می باشد.
- با ظهور فکس و نهایتا ایمیل الکترونیکی، حسابداران با مشتریان تماس گرفته و برای آن ها ایمیل میفرستند تا به آن ها ارسال اسناد ضروری را یادآوری کنند. اما این یادآوری همچنان یک عمل کاملا دستی محسوب می‌شود. تنها عملکرد ارسال و فرستادن با تکنولوژی همراه شده است.
- زمانی که حسابداران صورت های مالی را دریافت می‌کنند، یا به شکل کاغذی و یا تصاویر اسکن شده، داده ها را از صورت های بانکی به نرم افزار حسابداری منتقل خواهند کرد. دوباره با یک مرحله کاملا دستی مواجه هستیم.
- سپس حسابداران داده های حسابداری را با صورت های مالی مطابقت می دهند، درست حدس زدید زیرا عملکردی کاملا انسانی را مجددا مشاهده می‌کنید.
- سپس نوبت به اخبار و اطلاعات بانکی می رسد. نرم افزار حسابداری شروع به جمع آوری حجم زیادی از داده های تراکنش ها از سیستم های بانکی می‌کند. این قسمت، از تلاش دستی که برای ورود داده ها از صورت های مالی به نرم افزار حسابداری است مجزا می‌شود. اما دسته بندی تراکنش ها و تصحیح اشتباهات در زمان رونوشت از داده ها همچنان فرایندی دستی می باشد.
- زمانی که فروشنده و گیرنده وجه در پایگاه داده حسابداری وجود ندارند، حسابداران همچنان باید به طور دستی مشتریان را با تلفن و ایمیل دنبال نمایند تا تصاویر چک ها را دریافت کرده و انجام امور شفاف سازی شود.
اتوماسیون امروزی
هم اکنون تکنولوژی های اتوماسیون بسیار پیشرفته اند. آن ها نه تنها داده های مرتبط با تراکنش های بانکی را بدست می آورند بلکه تصاویر چک ها و صورت های مالی را نیز به شکل pdf به دست خواهند آورد. تلاش های انسانی و دستی برای دنبال کردن مشتریان جهت دستیابی به این اطلاعات منسوخ شده است. تنها تلاش انسانی در این میان به وارد کردن این تراکنش ها در حساب های صحیح و روشن کردن امور در صورتی که گیرنده وجه یک فرد باشد (از آنجا که بیشتر اطلاعات مربوط به کسب وکارها قابل گوگل کردن بوده و از این طریق می توان نوع هزینه را شناسایی کرد) خلاصه می شود.
حتی اتوماسیون اخبار بانکی نیز هوشمندتر شده است. این تکنولوژی می‌تواند یادآوری کند که هر تراکنش فروشنده/گیرنده وجه به کدام دسته از حساب ها تعلق دارد و در نوبت بعد نرم افزار حسابداری تراکنش های بانکی را ارسال کرده و این تراکنش ها به صورت اتوماتیک در حساب درست مربوط به خود وارد خواهند شد.
کاری که هنوز به صورت دستی انجام می‌شود دسته بندی فروشندگان جدید و تراکنش های گیرندگان وجه می‌باشد و همچنین بررسی این مورد که آیا شما نیاز به طبقه بندی مجدد هیچ کدام از تراکنش ها دارید یا خیر. نرم افزار اتوماتیک بیشتر کارها را انجام می دهد و انجام امور به صورت دستی بسیارکمتر انجام می‌شود.
این پایان کار نیست. تکنولوژی ها در حال هوشمندتر شدن می‌باشند. هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی با تکنولوژی ابری ترکیب شده و می‌تواند (خواهد توانست) هوشمندی دقیق و مبتنی بر انبوه سپاری را ایجاد نماید تا از این طریق بتوان تراکنش ها را در حساب جدید وارد کرد.
برای مثال اگر سایر کسب و کارها و حسابداران یک تراکنش تدوین شده برای یک فروشنده خاص را به یک حساب مشخص اطلاق نموده اند، نرم افزار، حسابی را که بهتر است در این مورد استفاده شود به شما پیشنهاد داده و این پیشنهاد وابسته به نوع کسب و کار شما خواهد بود. با وجود چک های دیجیتالی، نرم افزار حسابداری می‌تواند تنها با یک کلیک موس چندین چک دیجیتالی را ایمیل کند بدون آن که نیاز باشد تا چک ها را پرینت کرده و یا پست نماید.
تمام چیزی که نیاز دارید آدرس ایمیل فروشندگان/گیرندگان وجه است و به میزان بسیار کمتری نیاز خواهید داشت تا امور به صورت دستی انجام شوند.
از این فرمول استفاده کنید: با مواردی که در بالا ذکر شد هر کجا که با کلمه "کار دستی" مواجه شدید به آن به عنوان "زمان، هزینه و زیان از سود" بیندیشید. کار دستی = زمان، هزینه، زیان از سود
بسیاری از پژوهش های تحقیقاتی ثابت کرده اند که بیزاری از خسارت در مقایسه با اشتیاق برای دستاوردها، محرک بهتری برای افراد جهت انجام کارها می باشد.
بنابراین اگر "هدفی برای رشد" دارید آن را تحت عنوان "کاهش خسارت" بیان نمایید. به جای گفتن "ما درآمد خود را در سال جاری 20 درصد افزایش خواهیم داد." اینطور بیان کنید "ما در حال از دست دادن 20 درصد از درآمد خود به دلیل عدم کارایی فرآیندهای انسانی هستیم" (که در واقع در صورتی که بکارگیری و بهره برداری از اتوماسیون را مد نظر قرار ندهید یک حقیقت محسوب می‌شود).
تاثیر واقعی: آزاد کردن زندگی. رشد خالص بهره وری به معنی آن است که شرکت شما می‌تواند به تعداد بسیار بیشتری از مشتریان بدون آن که لزومی به افزایش دادن هزینه ها و یا کارمندان داشته باشد، سرویس دهی کند.
کارمندان شما بیشتر و بیشتر از دانش خود استفاده خواهند کرد به جای آن که تنها از دستان خود استفاده کنند. این موضوع به آن ها رضایت شغلی بیشتری می دهد زیرا به حس فزاینده ای از داشتن مشارکتی معنادار در موفقیت شرکت دست خواهند یافت و همین موضوع برای مشتریان شما نیز صادق است.
بله سود دهی شرکت نیز به حدی که حتی متصور نیز نبوده اید افزایش خواهد یافت. اتوماسیون می‌تواند دستاوردهای بسیار بیشتری داشته باشد اگر تنها تصمیم بگیرید تا فرایندهای خود را اتوماتیک کنید.
