نرم افزار خزانه داری

کلمه خزانه در لغت به معنای جایی است که اموال و نقدینگی را در آن نگهداری می کنند. در حسابداری هم خزانه به معنای صندوق و هماهنگ کننده دخل و خرج تعریف شده است.

 خزانه داری، جایگاه ویژه ای در نظام بودجه و دارایی دارد که در آن پول یا فلزات گرانبها نگه‌داری می‌شوند.

یکی از مهم ترین دغدغه های هر شرکت و سازمان، مدیریت گردش وجوه نقد و نقدینگی سازمان است، که خزانه داری به عنوان یکی از واحدهای مهم در دخل و خرج سازمان این دغدغه را برطرف می‌کند.

این نکته را در نظر داشته باشید که خزانه داری، علاوه بر تمرکز بر پرداخت وجوه نقد، دریافت‌ها و پرداخت‌ها را از نظر زمانی با استفاده از مجموعه ای از کنترل های مالی هماهنگ می کند. امروزه می‌توان با استفاده از نرم افزارهای حسابداری خزانه داری، سرعت بیشتر و خطای کمتری را در محاسبات مشاهده نمود. اما نرم افزار خزانه داری چیست؟ نرم افزار خزانه داری چه کاری انجام می دهد؟ چرا به نرم افزار خزانه داری در سازمان نیاز داریم؟ مزایای استفاده از نرم افزار خزانه داری چیست؟

در ادامه مقاله با ما همراه باشید، تا پاسخ این سوالات را با هم بررسی کنیم.

نرم افزار خزانه داری چیست؟

 یکی از اساسی ترین اقدامات و راهکارها در کنترل مجموعه عملیات های مالی سازمان ها امر کنترل و نظارت دریافت ها و پرداخت هاست. این موضوع موجب کنترل مقدار و میزان نقدینگی خواهد بود. نرم افزار خزانه داری (نرم افزار دریافت و پرداخت) راهکاری مناسب برای این موضوع بوده که فرآیندهای مربوط به آن را کنترل می نماید.

نرم افزار خزانه داری، باید وضعیت وجوه نقد و انواع اسناد دریافتنی و پرداختنی را کنترل کرده و سیکل دریافت و پرداخت را به طور کامل مکانیزه نماید. به گونه ای که مطلقاً جهت ثبت عملیات خزانه داری نیاز به صدور سند مالی مستقل نباشد و کلیه تراکنش­های مالی مرتبط با عملیات خزانه داری به طور خودکار ایجاد شوند. کنترل گردش وجوه نقد، خزانه داری و ارزیابی موجودی نقدی و مدیریت منابع جاری و آینده موسسه از اهمیت ویژه‌ای به خصوص در شرکت­های بازرگانی و تولیدی خصوصی برخوردار است.

همچنین در نرم افزار خزانه داری باید بتوان تواماً از ریال و کلیه ارزهای تعریف شده در سیستم جهت عملیات دریافت و پرداخت استفاده نمود تا ابزاری جامع کنترل منابع نقدی و اسنادی سازمان را در دست داشته باشد.

یک نرم افزار خزانه داری از بخش های زیر تشکیل شده است:

ذخیره سازی استاتیک اطلاعات (پایگاه داده).

تسهیل گزارشگیری

اتوماسیون معاملات استاندارد خزانه داری و حسابداری.

جریان کار و کنترل های امنیتی.

چرا به نرم افزار دریافت و پرداخت احتیاج داریم؟

این روزها بخش اعظم عملیات اقتصادی و تجاری شرکت ها، به طور غیرنقدی و اعتباری انجام می شود و از سوی دیگر دست یابی به وجه نقد و مدیریت نقدینگی نیز به یکی از نیازهای اساسی شرکت ها تبدیل شده است.

همچنین یکی از مهم ترین پارامترها که می توان به جرات گفت که بی توجهی به آن نابودی و شکست یک کسب و کار را به همراه می آورد، مدیریت صحیح جریان گردش پول نقد و چک دریافتی و پرداختی می باشد.

از این رو می توان به کمک یک نرم افزار دریافت و پرداخت به راحتی کلیه دریافت‌ها و پرداخت ها به انضمام عملیات مربوط به صدور چک را انجام داد.

و همچنین می توان درست پس از انجام شدن هر عملیاتی نسبت به صدور سند حسابداری آن در سیستم حسابداری آن نیز اقدام نمود.

یکی از مهمترین کاربردهای سیستم خزانه داری، انجام پرداخت ها اعم از وجه نقد، چک و یا اعلامیه واریزی بر مبنای درخواست های از قبل صادر شده می باشد.

به این شکل که هر گونه پرداختی می بایست از قبل، درخواست آن که به ترتیب: دلیل، مبلغ و تاثیری گذاری آن بر سازمان مشخص شده صادر شده باشد.

این امر علاوه بر دقیق تر نمودن وجوه خرج کرد سازمان، قابلیت تصمیم گیری را نیز برای مدیران و تصمیم گیران آن بسیار آسوده تر خواهد نمود.

مزایای استفاده از نرم افزار خزانه داری چیست؟

طی سالها، ارزش سیستم های مدیریت خزانه داری (TMS) به طور چشمگیری تغییر کرده است. موضوع اصلی TMS در مورد صرفه جویی در زمان، اثربخشی و بهره وری بهتر بود. با اینکه این مزایا همچنان برای تیم خزانه داری با اهمیت هستند، صرفه جویی در زمان، در واقع، حداقل مزیتی است که TMS به خزانه داران و کارفرمایان یک شرکت ارائه می دهد.

از طریق نرم‌افزار خزانه‌داری، با استفاده از ارتباط با نرم‌افزار بودجه در زمان ثبت هرگونه رویداد دریافت و پرداخت، قابلیت کنترل رویداد با پیش‌بینی بودجه ایجاد شده است. این قابلیت به نحوی‌ست که حتی می‌توان مصارف مرتبط با مراکز هزینه و پروژه‌ها را نیز مدیریت کرد.

TMS ها، زمانی که به درستی پیاده شوند، ابزار قدرتمندی هستند. هدف اصلی TMS خودکارسازی معاملات روزانه خزانه داری است. این خودکار سازی باعث کاهش خطرات ناشی از دخالت انسان در فرایندهای پرداخت و مصالحه می شود. این خودکار سازی زمان خزانه دار را آزاد کرده تا بر وظایف پیچیده تر و ماهرانه تمرکز کند، مانند فعالیت های مدیریت ریسک.

چه کسب و کارهایی نیاز بیشتری به استفاده از سیستم خزانه داری دارند؟

کنترل کردن اسناد دریافتی، اسناد پرداختی و نگهداری سوابق پیشین، خصوصا در سازمان‌هایی که با حجمی بالا از اطلاعات سر و کار دارند، اهمیت به‌سزائی داشته و کلیه این موارد به راحتی و با اطمینان با نرم افزار خزانه داری انجام پذیر است.

مشکلات استفاده از نرم افزار خزانه داری در یک سازمان چیست؟

مشکل پیش روی بسیاری از شرکت ها این است که نرم افزار موجود شان با دیگر بسته هایی که استفاده می کنند یکپارچه نمی شود. با این حال، بسیاری از TMS ها در حال حاضر طوری طراحی شده اند که با دیگر حساب های استاندارد، بسته های بانکی و خزانه داری مانند برنامه ریزی منابع سازمانی سازمانی (ERP) و نرم افزار گزارش گیری الکترونیکی (EBR) هماهنگی داشته باشند. نصب TMS در یک شرکت این اطمینان را حاصل خواهد کرد که تمام اطلاعات که از/به خزانه جاری می شوند در یک قالب استاندارد ارائه شوند.