6 مزایای استفاده از نرم‌افزار حسابداری در یک کسب‌وکار کوچک
در گذشته که کسب و کارها به صورت بسیار ساده توسط چرتکه یا محاسبه دستی بر روی کاغذ از پس امور مالی خود برمی‌آمدند و یک مغازه‌دار برای مثال ۱۰ فاکتور را در روز به صورت دستی و به سادگی انجام می‌داد در نتیجه دیگر نیاز چندانی به یک حسابدار و کارهای مربوط به حسابداری مانند تهیه گزارش سود و زیان و موجودی انبار و کارهای از این قبیل وجود نداشت.
اما امروزه هر کسب و کار کوچکی از جمله مغازه‌ها و فروشگاه‌ها، با توجه به پیشرفت علم، تشدید قوانین و مقررات مالیاتی در کشور، پیچیده و علمی‌تر شدن امور مربوط به حسابداری و برخی از عوامل دیگر از جمله؛ افزایش حجم فعالیت‌ها، حجم زیاد فاکتورها، گردش موجودی‌های بالا و افزایش هزینه‌ها باعث شده است که نیاز شدیدی به ابزاری دقیق برای تهیه گزارشات و ثبت و ضبط و نگهداری آنها پیدا کنند. از این رو ضرورت استفاده از نرم افزارهای حسابداری، بیش از پیش احساس می شود.
اگر در صدد تهیه‌ی نرم‌افزار حسابداری برای کسب و کار خود هستید قبل از هر چیز با بررسی نیازها و خواسته‌های کسب و کار خود و پس از تحقیق و بررسی‌های کافی، نرم‌افزار حسابداری مناسب را انتخاب کنید. در ادامه بیشتر به این موضوع که چرا باید از نرم افزار حسابداری استفاده کنیم، می پردازیم.
هنگام خرید نرم‌افزار حسابداری باید به چه نکاتی توجه کنیم؟
هنگام خرید نرم‌افزار حسابداری برای کسب و کار کوچک، مهم است که به نکات زیر توجه کنید:
-
تطابق با نیازهای کسب و کار: ابتدا نیازهای خاص کسب و کار خود را بررسی کنید و مطمئن شوید که نرم‌افزاری که انتخاب می‌کنید، قابلیت‌هایی را فراهم می‌کند که به نیازهای شما پاسخ می‌دهد. به عنوان مثال، آیا نرم‌افزار قابلیت مدیریت فاکتورها، پیگیری بدهی و بستانکاری، موجودی و گزارش‌گیری مالی را دارد؟
-
قیمت و هزینه: هزینه نرم‌افزار و همچنین هزینه‌های مرتبط با پشتیبانی، بروزرسانی و آموزش می‌تواند مهم باشد. مطمئن شوید که هزینه استفاده از نرم‌افزار در محدوده بودجه کسب و کار شما قرار دارد و همچنین قابلیت ارائه خدمات پشتیبانی و آموزش مناسب دارد.
-
سادگی و آسانی استفاده: نرم‌افزار باید دارای رابط کاربری ساده و آسان برای استفاده باشد، تا کاربران بدون نیاز به آموزش‌های طولانی بتوانند از آن استفاده کنند.
-
امنیت و حریم خصوصی: مطمئن شوید که نرم‌افزار اطلاعات مالی شما را به نحو ایمن و از دسترسی‌های غیرمجاز محافظت می‌کند. همچنین از نظر حقوق حریم خصوصی، مطمئن شوید که شرکت توسعه دهنده نرم‌افزار از اطلاعات شخصی شما به درستی حفاظت می‌کند.
-
امکانات گزارش‌گیری: امکانات گزارش‌گیری قوی و منعطف می‌تواند به کسب و کار شما کمک کند تا از طریق تحلیل دقیق گزارش‌های مالی، تصمیمات بهتری بگیرید و عملکرد کسب و کار خود را بهبود ببخشید.
-
پشتیبانی و به‌روزرسانی: مطمئن شوید که شرکت توسعه دهنده نرم‌افزار ارائه خدمات پشتیبانی و به‌روزرسانی مناسب را دارد تا در صورت بروز مشکلات یا نیاز به اصلاحات، به شما کمک کند.
با توجه به این نکات و تحقیقات دقیق، می‌توانید نرم‌افزار حسابداری مناسبی را برای کسب و کار خود انتخاب کنید.
برای کسب اطلاعات بیشتر به مقاله (حسابداری چیست؟تعریف و انواع حسابداری) در سایت قیاس مراجعه کنید.
انواع نرم‌افزار حسابداری
با ظهور اینترنت زندگی انسان امروزی دست‌خوش تغییرات فراوانی شده است. در این عصر که به آن عصر دیجیتال و مدرنیزه نیز گفته می‌شود، با ظهور اینترنت سرعت رشد تکنولوژی به قدری بالا و چشمگیر رفته است که هر روز شاهد پیدایش فناوری‌ها و ابزارهای جدیدی هستیم. از این رو حوزه حسابداری و پیدایش نرم‌افزارهای حسابداری تحت وب و آفلاین نیز از این قاعده مستثنی نیستند.
در سالیان اخیر و با عبور از زمان استفاده از روش‌های دستی حسابداری، ساده‌ترین نرم‌افزارها می‌توانستند ما را در انجام تمام فرآیندها و فعالیت‌های مالی یاری کند، اما شرایط به گونه‌ای رقم خورد که دوره‌ی استفاده از نرم‌افزارهای ساده حسابداری جای خود را به استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری تحت وب و آفلاین داد.
به همین دلیل نرم‌افزارهای حوزه حسابداری را می‌توان به سه دسته اصلی نرم‌افزارهای حسابداری تحت وب، نرم‌افزارهای حسابداری تحت ویندوز و نرم‌افزارهای حسابداری ابری تقسیم کرد.
نرم‌افزار حسابداری تحت وب
برخلاف نرم‌افزارهای حسابداری معمولی که باید بر روی دستگاه‌های کاربر نصب شوند و به سرورهای محلی متصل شوند، حسابداری تحت وب به صورت کامل در محیط ابری میزبانی می‌شود. این به کاربران امکان می‌دهد که از هر کامپیوتر یا دستگاهی با دسترسی به اینترنت، به حسابداری خود دسترسی پیدا کنند.
مزایای حسابداری تحت وب شامل موارد زیر است:
-
دسترسی آسان و از هر کجا: کاربران می‌توانند به حسابداری خود از هر مکانی با دسترسی به اینترنت و از طریق مرورگر وب دسترسی داشته باشند. این به معنای این است که نیازی به محدودیت‌های مکانی و سخت‌افزاری نیست و کاربران می‌توانند از هر دستگاهی با دسترسی به اینترنت از خدمات حسابداری خود استفاده کنند.
-
به‌روزرسانی‌های خودکار: برخی از سیستم‌های حسابداری تحت وب به طور خودکار بروزرسانی می‌شوند. این به معنای این است که کاربران نیازی به نگرانی در مورد بروز نبودن نسخه‌های نرم‌افزار و ویژگی‌های جدید ندارند.
-
هزینه‌های کمتر: برخی از سیستم‌های حسابداری تحت وب هزینه‌های کمتری نسبت به سیستم‌های حسابداری محلی دارند. به عنوان مثال، ممکن است نیازی به خرید و نصب نرم‌افزارها و همچنین نگهداری سرورهای محلی نباشد.
-
پشتیبانی و امنیت: شرکت‌های ارائه‌دهنده سیستم‌های حسابداری تحت وب معمولاً امنیت و پشتیبانی مناسبی را ارائه می‌دهند. سرورهای میزبانی شده در مراکز داده معمولاً دارای سیستم‌های امنیتی پیشرفته هستند و شرکت‌ها به روزرسانی‌های امنیتی را به طور منظم اجرا می‌کنند.
در کل، حسابداری تحت وب به کاربران امکان می‌دهد که به سادگی و با دسترسی آسان از خدمات حسابداری خود استفاده کنند، بدون نیاز به نصب و مدیریت نرم‌افزارهای محلی.
نرم‌افزار حسابداری ویندوز
نرم‌افزار حسابداری ویندوز به نرم‌افزارهایی اطلاق می‌شود که برای سیستم‌عامل ویندوز توسعه داده شده‌اند و بر روی کامپیوترهای با این سیستم‌عامل قابل نصب و استفاده هستند. این نوع نرم‌افزارها معمولاً به صورت دسکتاپ استفاده می‌شوند، به این معنی که کاربران باید آنها را بر روی دستگاه خود نصب کنند و از طریق آنها به عملیات حسابداری خود دسترسی پیدا کنند.
ویژگی‌های نرم‌افزارهای حسابداری ویندوز متنوع هستند و بسته به نوع و شرکت توسعه‌دهنده آنها می‌توانند متفاوت باشند. اما در کل، برخی از ویژگی‌های معمول و مهم در این نرم‌افزارها عبارتند از:
-
مدیریت فاکتورها: قابلیت صدور، مدیریت و پیگیری فاکتورهای فروش و خرید.
-
پردازش پرداخت‌ها: امکان ثبت و پردازش پرداخت‌های مشتریان و پرداخت‌های به تامین‌کنندگان.
-
موجودی: نظارت بر موجودی محصولات یا خدمات و مدیریت آنها.
-
گزارش‌گیری مالی: ارائه گزارش‌های مالی مختلف از جمله صورت سود و زیان، ترازنامه، وضعیت سودآوری و سایر گزارش‌های مرتبط.
-
مدیریت مشتریان و تامین‌کنندگان: ثبت و مدیریت اطلاعات مشتریان و تامین‌کنندگان، شامل اطلاعات تماس، تاریخچه خرید و فروش، وضعیت پرداخت و غیره.
-
اتصال به بانک‌ها: امکان اتصال به حساب‌های بانکی و انجام عملیات مالی مرتبط با حسابداری مانند واریز و برداشت وجه.
-
مالیات: پشتیبانی از محاسبه و ثبت مالیات مختلف و ارائه گزارش‌های مالیاتی.
-
پشتیبانی از چند واحد: امکان مدیریت حسابداری برای چند واحد یا شعبه مختلف یک کسب و کار.
-
امنیت و دسترسی کنترل شده: امکان تنظیم سطوح دسترسی کاربران و مدیران به اطلاعات حسابداری با هدف حفظ امنیت و جلوگیری از دسترسی غیرمجاز.
-
سادگی و رابط کاربری دوستانه: رابط کاربری ساده و آسان برای استفاده کاربران حتی بدون دانش حسابداری.
همچنین، برخی از نرم‌افزارهای حسابداری ویندوز امکانات اضافی مانند مدیریت پروژه‌ها، اتصال به اپلیکیشن‌ها و سرویس‌های دیگر، گزارش‌های سفارشی و ... را نیز ارائه می‌دهند.
نرم‌افزار حسابداری ابری
نرم‌افزار حسابداری ابری، یک نرم‌افزار حسابداری است که از طریق اینترنت و از طریق سرورهای ابری (Cloud) ارائه می‌شود. به عبارت دیگر، این نرم‌افزارها بر روی سرورهایی که در محل‌های دیگری مستقر هستند، میزبانی می‌شوند و کاربران می‌توانند به آنها از طریق اینترنت دسترسی پیدا کنند.
مزایای استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری ابری شامل موارد زیر است:
-
دسترسی آسان و از هر کجا: به دلیل این که نرم‌افزار در ابر میزبانی می‌شود، کاربران می‌توانند از هر کامپیوتری با دسترسی به اینترنت و از هر مکانی با استفاده از اینترنت از آن استفاده کنند. این امکان خصوصاً برای کسب و کارهایی که دارای شعب یا واحدهای مختلفی هستند، مفید است.
-
به‌روزرسانی‌های خودکار: نسخه‌های نرم‌افزار حسابداری ابری به طور خودکار بروزرسانی می‌شوند، بنابراین کاربران نیازی به نگرانی در مورد به‌روز نبودن نرم‌افزار و آخرین ویژگی‌ها ندارند.
-
هزینه‌های کمتر: بسیاری از نرم‌افزارهای حسابداری ابری برای استفاده از سرویس آنها، اشتراک ماهانه یا سالانه ارائه می‌دهند، که معمولاً هزینه‌ی نسبتاً کمتری نسبت به خرید و نصب یک نرم‌افزار در محل دارند.
- پشتیبانی و امنیت: شرکت‌های ارائه‌دهنده نرم‌افزارهای حسابداری ابری معمولاً امنیت و پشتیبانی مناسبی به روزرسانی‌های امنیتی را به طور منظم اجرا می‌کنند.
در کل، نرم‌افزار حسابداری ابری به کسب و کارها این امکان را می‌دهد تا بدون نیاز به سرورهای محلی و مدیریت آنها، از امکان را ارائه می‌دهند. سرورهای ابری معمولاً دارای سیستم‌های امنیتی پیشرفته‌ای هستند و شرکت‌هاات حسابداری بهبود یافته و دسترسی آسان به اطلاعات مالی خود را داشته باشند.
بیشتر بخوانید : نرم افزار حسابداری ابری رایگان
6 مزایای استفاده از نرم‌افزار حسابداری در یک کسب‌وکار کوچک
استفاده از نرم‌افزار حسابداری برای کسب و کار کوچک می‌تواند به مزایای زیر منجر شود:
-
دقت و صحت: نرم‌افزارهای حسابداری با اتوماتیک‌سازی محاسبات و روند‌های مالی، دقت بیشتری را در ثبت و انجام عملیات حسابداری فراهم می‌کنند. این امر از دسترسی به اطلاعات دقیق و صحیح برای تصمیم‌گیری‌های بهتر در کسب و کار کمک می‌کند.
-
زمان و هزینه: استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری می‌تواند زمان و هزینه‌های مرتبط با فرآیندهای دستی حسابداری را کاهش دهد. این شامل جلوگیری از خطاها، اتوماتیک‌سازی وظایف مکرر و کاهش نیاز به استخدام نیروی انسانی برای انجام کارهای مالی است.
-
مدیریت موجودی: برخی از نرم‌افزارهای حسابداری قابلیت مدیریت موجودی را ارائه می‌دهند، که به کسب و کار کمک می‌کند تا موجودی‌های خود را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنند و از نقطه‌ی نظر مالی بهینه‌سازی کنند.
-
گزارش‌گیری: نرم‌افزارهای حسابداری معمولاً قابلیت تولید گزارشات مالی و مدیریتی را دارند. این گزارشات می‌توانند به مدیران و صاحبان کسب و کار کمک کنند تا بهترین تصمیم‌ها را بگیرند و عملکرد مالی کسب و کار خود را مورد بررسی قرار دهند.
-
پیگیری بدهی و بستانکاری: با استفاده از نرم‌افزار حسابداری، کسب و کار می‌تواند به بهترین شکل ممکن بدهی‌ها و بستانکاری‌های خود را پیگیری کند و به انتظارات مالی خود رسیدگی کند.
-
پایگاه داده مرکزی: با استفاده از یک نرم‌افزار حسابداری، کلیه اطلاعات مالی کسب و کار به یک مکان مرکزی منتقل می‌شوند که این امر می‌تواند به دسترسی آسان‌تر و مدیریت بهتر اطلاعات کمک کند.
جمع‌بندی
از آنجایی که تکنولوژی فناوری اطلاعات به سرعت در حال پیشرفت است؛ ما نیز برای حفظ و بهبود کسب و کار خود باید با آن همراه شویم و بجای استفاده از روش‌های سنتی و قدیمی، باید روش‌های نوینی مثل استفاده از نرم‌افزارهای مختلف، روش های آنلاین و تحت وب که امروزه نیاز اصلی هر کسب و کاری است استفاده کنیم تا در میان مقدار انبوهی از کسب و کارها بازنده نباشیم و روز به روز ارتقا پیدا نماییم.
نرم‌افزار حسابداری قیاس با تولید انواع نرم‌افزار حسابداری شما را در هر نوع کسب و کاری که دارید همراهی می‌کند. برای خرید و دریافت مشاوره با کارشناسان ما در قیاس تماس بگیرید.
