تعریف سرفصل حساب ها - چیدمان کدینگ حسابداری

نحوه چیدمان سرفصل حساب‌ها
در این راهنما آموزش می‌بینیم که چگونه کدینگ حسابداری یا سرفصل حساب‌ها را تعریف کنیم و چیدمان صحیح آن‌ها در نرم‌افزار قیاس چگونه انجام می‌شود.
اهمیت سرفصل حساب‌ها
سرفصل حساب‌ها در واقع زبان شناسنامه‌ای اطلاعات مالی در یک سازمان هستند. هر حساب، مرکز هزینه یا پروژه با یک کد منحصربه‌فرد شناسایی می‌شود و نظم این کدها باعث تولید گزارش‌های مالی دقیق، منسجم و قابل اتکا می‌گردد.
طراحی و نگهداری درست کدینگ، یکی از حساس‌ترین بخش‌های استقرار نرم‌افزار حسابداری است و به‌عنوان ستون فقرات نرم‌افزار مالی محسوب می‌شود. این ساختار به کاربران کمک می‌کند تا جایگاه هر حساب را راحت پیدا کنند و گزارش‌ها با نظم طبیعی تولید شوند.
سطوح سرفصل حساب‌ها در نرم‌افزار قیاس
در نرم‌افزار قیاس، سرفصل حساب‌ها شامل موارد زیر است:

• حساب‌های گروه
• حساب‌های کل
• حساب‌های معین
• ارتباط معین‌ها با تفصیل‌های سطح 4، سطح 5 (مراکز هزینه) و سطح 6 (پروژه‌ها)

1. از زیرسیستم حسابداری، فرم سرفصل حساب‌ها را باز کنید.
2. سرفصل‌ها بصورت درختی نمایش داده می‌شوند:
   • سطح اول: گروه حساب‌ها (امکان تعریف ۹ گروه استاندارد)
   • زیرشاخه گروه‌ها: حساب‌های کل
   • زیرشاخه حساب‌های کل: حساب‌های معین مرتبط
3. برای مشاهده اطلاعات هر سطح، روی عنوان آن کلیک کنید.
4. برای تعریف حساب جدید در زیرشاخه، روی عنوان گروه یا کل کلیک و دکمه جدید را بزنید.

• حساب‌های کل: علاوه بر عنوان، باید محل در ترازنامه و ماهیت حساب تعیین شود. این گزینه‌ها در گزارش‌گیری و بستن حساب‌ها اهمیت دارند.
• حساب‌های معین: می‌توان ماهیت مانده حساب را تعیین کرد تا در هنگام ثبت اسناد، اگر مانده خلاف ماهیت باشد، نرم‌افزار هشدار دهد.
• غیرفعال از سال مالی: برای سرفصل‌هایی که دارای گردش مالی در سال‌های قبل هستند و دیگر مورد استفاده نیستند، این گزینه باعث می‌شود که حساب به کاربران نمایش داده نشود.

• پس از تعریف گروه‌های تفصیل، حساب معین را به گروه تفصیل مناسب مرتبط کنید.
• این ارتباط باعث کاهش خطای انتخاب حساب‌های تفصیل و افزایش دقت گزارش‌گیری می‌شود.
• نمونه: موجودی نقد بانک را با گروه تفصیل بانک‌ها و موجودی نقد صندوق را با گروه تفصیل صندوق‌ها مرتبط کنید.

• حساب معین: برای حذف، هیچ گردش مالی نباید ثبت شده باشد و ارتباطات با تفصیل‌ها باید ابتدا برداشته شوند.
• حساب کل: قبل از حذف، تمام معین‌های زیرشاخه باید حذف شوند تا امکان حذف حساب کل فراهم شود.

جهت تعریف کدینگ حسابداری در سطح حساب های گروه، کل و معین و همچنین تعیین ارتباط حساب های معین با تفصیل ها مورد استفاده قرار می گیرد.

برای مطالعه بیشتر می توانید مقاله کدینگ حسابداری را بخوانید.

• مسیر دسترسی به فرم:

            صفحه اصلی← منوی حسابداری← تعریف سرفصل

 با کلیک بر روی گزینه "تعریف سرفصل" در منوی حسابداری، وارد صفحه ­ی تعریف سرفصل می­ شوید. در این صفحه میتوانید سطح حساب های گروه، کل و معین را تعریف نمائید. برای تعریف هر کدام از سطوح حساب ابتدا باید بر روی سطح بالایی حساب کلیک نموده سپس حساب مورد نظر را تعریف نمائید. (بعنوان مثال برای تعریف حساب معین جدید باید بر روی سطح حساب کل کلیک نمائید)

 ایجاد حساب گروه:

 ابتدا بر روی ریشه (حساب ها) کلیک نمائید، سپس از سمت راست بالای صفحه، پس از کلیک بر روی گزینه "جدید" صفحه ایجاد گروه باز شده و می ­توانید با وارد نمودن نام گروه مورد نظر در فیلد نام حساب، گروه جدید را تعریف نمائید.

 نکته: توجه داشته باشید که در نرم افزار مجاز به ایجاد 9 گروه حساب می باشید.

ویرایش حساب گروه:

ابتدا بر روی گروه مورد نظر کلیک نموده سپس از سمت چپ بالای صفحه، بر روی تصویر قلم (ویرایش) کلیک نمائید. در صفحه باز شده می توانید فیلد نام حساب را ویرایش نموده و در پایان ثبت نمائید.

حذف حساب گروه:

ابتدا برروی گروه مورد نظر کلیک نموده، سپس بر روی تصویر سطل زباله (حذف) کلیک نمائید. با کلیک بر روی گزینه" ok"  گروه مورد نظر (در صورت نداشتن حساب کل) حذف خواهد گردید.

نکته: جهت حذف گروه حساب باید حساب های زیر مجموعه ی آن که شامل حساب های کل و معین می باشد را حذف نموده تا بتوانید حساب گروه را حذف نمائید

ایجاد حساب کل:

ابتدا برروی یکی از حساب های گروه کلیک نمائید،

سپس از سمت راست بالای صفحه، پس از کلیک بر روی گزینه "جدید" صفحه ایجاد حساب کل باز می گردد.

1. نام حساب : نام حساب کل مورد نظر را تعریف نمائید.
2. محل در ترازنامه: با توجه به نوع حساب، محل قرارگیری حساب کل مورد نظر در ترازنامه را تعیین نمائید.
3. ماهیت حساب: در این قسمت می توانید تاثیرگذاری حساب مورد نظر را در گزارش سود و زیان مشخص نمائید. همچنین توجه بفرمایید که عملیات بستن سال مالی بر اساس این 
4. در پایان با کلیک برروی گزینه "ثبت و پایان" حساب کل مورد نظر به سرفصل حساب های کل اضافه می شود.

ویرایش حساب کل :

ابتدا بر روی حساب کل مورد نظر کلیک نموده، پس از کلیک بر روی تصویر قلم (ویرایش) کلیک نمایید.

در صفحه باز شده می توانید شماره حساب، نام حساب، محل در ترازنامه، ماهیت حساب را تغییرو یا ویرایش نموده و در پایان بر روی گزینه ی"ثبت و پایان" کلیک نمائید.

حذف حساب کل:

ابتدا برروی حساب کل مورد نظر کلیک نموده، سپس بر روی تصویر سطل زباله (حذف) کلیک نمائید. با کلیک بر روی گزینه" ok"  حساب کل مورد نظر (در صورت نداشتن حساب معین) حذف خواهد گردید.

نکته: جهت حذف حساب کل باید حساب های زیر مجموعه ی آن که شامل حساب های معین می باشد را حذف نموده تا بتوانید حساب کل را حذف نمائید.

ایجاد حساب معین:

ابتدا برروی یکی از حساب های کل کلیک نمائید، سپس از سمت راست بالای صفحه، پس از کلیک بر روی گزینه "جدید" صفحه ایجاد حساب معین باز می گردد.