در صورتی که نیاز به تغییر ساختار یک حساب معین با گردش داشته باشیم؛ چگونه باید آن را تغییر انجام دهیم؟

در صورتی که نیاز به تغییر ساختار یک حساب معین با گردش داشته باشیم؛ چگونه باید آن را تغییر انجام دهیم؟

یکی از امکانات مورد نیاز و رایج در نرم افزار حسابداری امکان تغییر کدینگ سرفصل حساب های اصلی می باشد. این امکان بایستی معمولاً با تعیین حدود اختیارات کاربر فقط در اختیار کاربر مافوق و مدیر سیستم قرار داده شود تا از اعمال تغییرات سهوی و ناخواسته حتی المقدور جلوگیری به عمل آورده شود.

گاهی پس از تعریف سرفصل ها و ایجاد تعدادی از اسناد، به این نتیجه می رسیم که در تعریف ساختار یک حساب معین نیاز به تغییرات وجود دارد. با توجه به گردش دار بودن سرفصل مورد نظر، قاعدتاً سیستم اجازه این تغییر را نخواهد داد.

راه حل اول: حذف کردن اسناد و گردش حساب ها

راه حل ساده موجود، حذف کردن گردش های حساب یا انتقال موقتی گردش های حساب به یک معین دیگر است تا بتوان تغییرات را انجام و سپس تغییر سرفصل معین است که در برخی موراد به دلیل عدم امکان حذف گردش کاربرد نخواهد داشت.

راه حل دوم: استفاده از قابلیت انتقال گردش حساب 

راه حل دیگر تعریف حساب معین جدید با تغییرات مد نظرمان و انتقال گردش معین قدیمی به این معین جدید است. جهت انجام این کار، باید به روش زیر اقدام نمود:

فرض کنید حساب معین 711001 با عنوان هزینه های عملیاتی لینک سطح 5 را ندارد و می خواهید لینک سطح 5 مراکز هزینه را به آن اضافه نمائید:

1. ابتدا حسابی به عنوان حساب معین جدید ایجاد نمائید. حساب معین 711010 را با نام موقت هزینه های عملیاتی ایجاد نمائید.
2. سپس از طریق فرم انتقال گردش حساب در فرم مدیریت اسناد حسابداری، کلیه گردش حساب مبداً را به حساب مقصد انتقال دهید. در این مرحله اگر انتقال حساب نیاز به اطلاعات بیشتر مانند نام مرکز هزینه در مثال فوق داشته باشد نیاز به ویرایش و انتقال یک به یک آرتیکل ها خواهد بود و اگر شرایط این گونه نباشد انتقال ساده تر انجام می شود.
3. با این کار، گردش حساب اول، از بین می رود و پس از اتمام کار می توان حساب مبداً را حذف نمود.