يكي از امكانات مورد نياز و رايج در نرم افزار حسابداري امكان تغيير كدينگ سرفصل حساب هاي اصلي مي باشد. اين امكان بايستي معمولاً با تعيين حدود اختيارات كاربر فقط در اختيار كاربر مافوق و مدير سيستم قرار داده شود تا از اعمال تغييرات سهوي و ناخواسته حتي المقدور جلوگيري به عمل آورده شود.

گاهي پس از تعريف سرفصل ها و ايجاد تعدادي از اسناد، به اين نتيجه مي رسيم كه در تعريف ساختار يك حساب معين نياز به تغييرات وجود دارد. با توجه به گردش دار بودن سرفصل مورد نظر، قاعدتاً سيستم اجازه اين تغيير را نخواهد داد.

راه حل ساده موجود، حذف كردن گردش هاي حساب يا انتقال موقتي گردش هاي حساب به يك معين ديگر است تا بتوان تغييرات را انجام و سپس تغيير سرفصل معين است كه در برخي موراد به دليل عدم امكان حذف گردش كاربرد نخواهد داشت.

راه حل ديگر تعريف حساب معين جديد با تغييرات مد نظرمان و انتقال گردش معين قديمي به اين معني جديد است. جهت انجام اين كار، بايد به روش زير اقدام نمود:

 

فرض كنيد حساب معين 711001 با عنوان هزينه هاي عملياتي لينك سطح 5 را ندارد و مي خواهيد لينك سطح 5 مراكز هزينه را به آن اضافه نمائيد:

  1. ابتدا حسابي به عنوان حساب معين جديد ايجاد نمائيد. حساب معين 711010 را با نام موقت هزينه هاي عملياتي ايجاد نمائيد.
  2. سپس از طريق فرم انتقال گردش حساب در فرم مديريت اسناد حسابداري، كليه گردش حساب مبداً را به حساب مقصد انتقال دهيد. در اين مرحله اگر انتقال حساب نياز به اطلاعات بيشتر مانند نام مركز هزينه در مثال فوق داشته باشد نياز به ويرايش و انتقال يك به يك آرتيكل ها خواهد بود و اگر شرايط اين گونه نباشد انتقال ساده تر انجام مي شود.
  3. با اين كار، گردش حساب اول، از بين مي رودو پس از اتمام كار مي توان حساب مبداً را حذف نمود.

 نكته: توضيحات بيشتر در خصوص فرم انتقال گردش را در بخش مربوط به خود مطالعه فرمائيد.