در نرم افزارهای حسابداری معمول، به صورت نسخه ویندوزی یا تحت وب از یک شرکت فروشنده خریداری می شود و آن را روی یک کامپیوتر معمولی نصب می کنیم. سپس نرم افزار به صورت روزمره توسط حسابدار یا تیم حسابداری استفاده می شود و هر بار در زمان خروج از نرم افزار backup می گیریم و به صورت معمول آن را روی درایو دیگری در همان کامپیوتر ذخیره می کنیم. در موارد پیشرفته تر آن را روی یک هارد اکسترنال ذخیره می کنیم و تصور می کنیم که همه اطلاعات مالی نزدیک ما و در امنیت کامل است.
اما مواجه شدن با یک سری اتفاقات اجتناب ناپذیر است که اطلاعات شما به خطر می افتد. اگر کیس کامپیوتر مالی از روی میز حسابدار به زمین بیافتد چه می شود؟ اگر به دلیل نوسانات برق هارد کامپیوتر بسوزد چه می شود؟ اگر سیستم در اثر سهل انگاری کاربر در دانلود یک فایل مشکوک ویروسی شود و همه اطلاعات آن پاک یا خراب شود چه می شود؟ اگر آتش سوزی شود؟ اگر کارمند حسابداری به دلیل مشکلاتی سیستم را فرمت کند و برود؟ اگر کامپیوتر سرقت شود؟ و هزار و یک حالت دیگر که نشان می دهد اطلاعات مالی شما نزد خودتان نه تنها امن نیست بلکه با ریسک بسیار بالا نگهداری می شود. ولیکن در نرم افزار حسابداری ابری با موارد اینچنینی موجه نخواهید بود؛
در نرم افزار حسابداری ابری از همه اطلاعات به صورت روزانه نسخه پشتیبانی تهیه می شود و در هاردهای مجزا از سرورها ذخیره می شود و همچنین امکان ذخیره اطلاعات بصورت خودکار در نرم افار خود دارید. و از همه مهمتر شما از هر نقطه ای در دنیا به اطلاعاتتان بدون محدودیت و مشکلی دسترسی دارید. حال خودتان این دو وضعیت را با هم مقایسه کنید. به نظر شما کدام امن تر است. اینکه اصرار داشته باشید که نزدیک بودن اطلاعات مالی به شما نشان از امنیت بیشتر آن دارد مثل این است که پول خود را به جای بانک درون گاو صندوق شرکت خودتان نگهداری کنید.
