ویژگی‌های نرم افزار حسابداری خوب؛ هر ویژگی در یک روز کاری چه می‌کند؟

پاسخ کوتاه: نرم‌افزار حسابداری خوب ده ویژگی اصلی دارد: گزارش مالی دقیق، قابلیت افزودن ماژول، رابط ساده، پشتیبانی و آموزش، مقیاس‌پذیری، سرعت، امنیت و سطح دسترسی، یکپارچگی با سیستم‌های دیگر، هماهنگی با قوانین و استانداردها، و داشبورد تحلیلی. در این مقاله هر ویژگی را با یک مثال روزمره می‌بینید تا بفهمید دقیقاً چه کاری برایتان انجام می‌دهد.

نرم‌افزار حسابداری مدرن فقط ثبت‌کننده‌ی داده‌های مالی نیست. اگر ویژگی‌هایش درست باشد، دقت، سرعت و کارایی فرآیند مالی را بالا می‌برد. این مقاله فقط «ویژگی‌ها چه هستند و چه می‌کنند» را توضیح می‌دهد. برای انتخاب و مقایسه به مقاله‌های آخر مراجعه کنید.

ویژگی‌ها را در عمل ببینید: ۷ روز رایگان تست کنید

در ۳ قدم شروع کنید:

1. نوع کسب‌وکارتان را مشخص کنید: فروشگاهی، شرکتی، بازرگانی، تولیدی، خدماتی یا پیمانکاری.
2. نسخه‌ی ابری قیاس را انتخاب کنید (بدون نصب).
3. تست ۷ روزه را شروع کنید و چند ویژگی پایین را امتحان کنید.

برای شروع به صفحه‌ی ابری قیاس بروید.

نرم افزار حسابداری چیست؟

نرم‌افزار حسابداری برنامه‌ای است که ثبت سند، محاسبه‌ی حقوق و دستمزد، صدور صورتحساب، تهیه‌ی گزارش مالی و کارهای مشابه را انجام می‌دهد و امور مالی شرکت یا کسب‌وکار را منظم و سیستماتیک می‌کند. برای مقایسه‌ی انواع آن (ویندوز، تحت وب و ابری) مقاله‌ی نرم افزار حسابداری ابری، تحت وب یا ویندوزی؟ را ببینید.

مزایای نرم افزار حسابداری

• دقت بالاتر و کاهش خطای انسانی در محاسبه و ثبت
• سرعت بالا در عملیات حسابداری و صدور گزارش
• کنترل بهتر جریان نقدی، بدهکاران و بستانکاران
• محاسبه‌ی خودکار برخی مالیات‌ها، مثل مالیات حقوق
• دسترسی آسان‌تر به داده‌های مالی
• صرفه‌جویی در هزینه‌ی نیروی انسانی
• نظم در نگهداری اطلاعات و امکان چاپ گزارش در هر زمان

۱۰ ویژگی نرم افزار حسابداری خوب، با مثال

۱. گزارش مالی دقیق

نرم‌افزار حسابداری باید گزارش دقیق و قابل تحلیل، مثل صورت سود و زیان و ترازنامه، بدهد تا در برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری کمک کند. برای اینکه بدانید این دو گزارش چه فرقی دارند، تفاوت ترازنامه و صورت سود و زیان را بخوانید.

۲. قابلیت افزودن ماژول

یعنی بتوانید امکانات اضافه را سوار کنید: مدیریت انبار، فروش آنلاین، حقوق و دستمزد و ... این قابلیت نرم‌افزار را با نوع کسب‌وکارتان، مثل خرده‌فروشی، تولیدی یا خدماتی، سازگار می‌کند.

۳ و ۴. رابط ساده، پشتیبانی و آموزش

رابط ساده یعنی کاربر جدید نیاز به آموزش طولانی ندارد. پشتیبانی یعنی وقتی مشکل پیش آمد، کسی هست که حلش کند. این دو در عمل هزینه‌ی خطا را کم می‌کنند.

۵ و ۶. مقیاس‌پذیری و سرعت

مقیاس‌پذیری یعنی با زیاد شدن تعداد تراکنش‌ها و رشد کسب‌وکار، نرم‌افزار جوابگو بماند. سرعت یعنی ورود داده و پردازش بدون تأخیر.

۷. امنیت و سطح دسترسی

اطلاعات مالی حساس است. نرم‌افزار خوب باید دسترسی را بر اساس نقش محدود کند. اگر نرم‌افزارتان ابری است، بیشتر در امنیت داده‌ها در حسابداری آنلاین بخوانید.

۸. یکپارچگی با سیستم‌های دیگر

یعنی داده بین بخش‌ها (انبار، فروش، حسابداری) خودکار جابه‌جا شود و مجبور نباشید یک عدد را چند جا وارد کنید.

۹. هماهنگی با قوانین و استانداردها

رعایت استانداردها و الزامات قانونی در حسابداری و گزارشگری مالی الزامی است. در ایران یعنی هماهنگی با قوانین مالیاتی و ارسال به سامانه‌ی مودیان.

۱۰. داشبورد و گزارش تحلیلی

نمودار و داشبورد وضعیت مالی را سریع‌تر قابل درک می‌کند.

امکان افزودن ماژول به چه معناست؟

نرم‌افزارهای حسابداری معمولاً اجازه می‌دهند افزونه‌ها و ماژول‌های مختلف را اضافه کنید، مثل مدیریت انبار، فروش آنلاین و پرداخت حقوق و دستمزد. به این ترتیب یک نرم‌افزار برای کسب‌وکارهای متفاوت (خرده‌فروشی، تولیدی، خدماتی و ...) قابل تنظیم می‌شود. در قیاس ماژول‌هایی مثل انبارداری، خزانه‌داری، فروش، تولید و بهای تمام شده و حقوق و دستمزد وجود دارد.

یک روز کاری فروشگاه، با ده ویژگی

برای دیدن اینکه ویژگی‌ها چطور کنار هم کار می‌کنند، یک روز یک فروشگاه را دنبال کنید:

• صبح: فروشنده با سطح دسترسی خودش وارد می‌شود و فقط بخش فروش را می‌بیند (ویژگی ۷).
• ظهر: صف شلوغ است. فاکتورها سریع ثبت می‌شوند (۶) و موجودی با هر فروش خودکار کم می‌شود (۸).
• عصر: صاحب فروشگاه از داشبورد می‌بیند فروش امروز نسبت به دیروز چطور است (۱۰).
• آخر ماه: حسابدار صورت سود و زیان را می‌گیرد (۱) و صورتحساب‌ها را برای سامانه‌ی مودیان می‌فرستد (۹).
• سال بعد: حقوق پرسنل زیاد شده؛ ماژول حقوق و دستمزد اضافه می‌شود (۲)، بدون اینکه نرم‌افزار عوض شود (۵).

کدام ویژگی برای کدام نوع کسب‌وکار بیشتر لازم است؟

این جدول فقط نشان می‌دهد کجا کدام ویژگی بیشتر به کار می‌آید؛ امتیازدهی نیست.

برای انتخاب و مقایسه

این مقاله فقط ویژگی‌ها را توضیح داد. برای هر قدم بعدی:

• برای انتخاب بر اساس نوع کسب‌وکار: کدام نرم افزار حسابداری مناسب کسب و کار من است؟
• برای مقایسه و امتیازدهی چند نرم‌افزار: بهترین نرم افزار حسابداری ایرانی کدام است؟
• برای مراحل خرید: راهنمای خرید نرم افزار حسابداری
• برای خطاهای قبل از خرید: اشتباهات رایج در خرید نرم افزار حسابداری
• برای قیمت‌ها: صفحه‌ی لیست قیمت

اگر می‌خواهید از ابتدا شروع کنید، خرید نرم افزار حسابداری را ببینید و با کارشناسان قیاس مشورت کنید.

سوالات متداول

ویژگی‌های اصلی یک نرم افزار حسابداری خوب کدام‌اند؟

گزارش مالی دقیق، قابلیت افزودن ماژول، رابط ساده، پشتیبانی و آموزش، مقیاس‌پذیری، سرعت، امنیت و سطح دسترسی، یکپارچگی، هماهنگی با قوانین و داشبورد تحلیلی.

قابلیت ماژول یعنی چه؟

یعنی بتوانید امکانات جدید مثل انبارداری یا حقوق و دستمزد را بدون تعویض نرم‌افزار به آن اضافه کنید.

سطح دسترسی چه فایده‌ای دارد؟

هر کاربر فقط بخشی را می‌بیند که به کارش مربوط است. مثلاً فروشنده فاکتور می‌بیند ولی گزارش سود و زیان را نه.

یکپارچگی در نرم افزار حسابداری یعنی چه؟

یعنی داده بین بخش‌های مختلف مثل انبار، فروش و حسابداری خودکار جابه‌جا شود و لازم نباشد یک عدد را چند بار وارد کنید.

چرا هماهنگی با قوانین مالیاتی ویژگی مهمی است؟

چون گزارش‌ها و ارسال صورتحساب باید با قوانین جاری، از جمله سامانه‌ی مودیان، بخواند.

قیاس چه ماژول‌هایی دارد؟

انبارداری، خزانه‌داری، فروش، تولید و بهای تمام شده و حقوق و دستمزد، به‌علاوه‌ی نسخه‌های مخصوص فروشگاهی، شرکتی، بازرگانی، تولیدی، خدماتی و پیمانکاری.

آیا قبل از خرید می‌توانم ویژگی‌ها را امتحان کنم؟

بله. قیاس ۷ روز تست رایگان دارد و دمو هم محیط نرم‌افزار را نشان می‌دهد. نسخه‌ی رایگان نرم‌افزارهای اصلی نداریم.

ویژگی‌ها را با کار خودتان ببینید

خواندن ویژگی‌ها کافی نیست. ۷ روز قیاس را رایگان تست کنید و ببینید هر ویژگی در کار شما چه تغییری می‌دهد. سه قدم: نوع کسب‌وکار، نسخه‌ی ابری، شروع تست ۷ روزه. برای شروع به صفحه‌ی ابری قیاس بروید یا با کارشناسان ما تماس بگیرید.