ابتدا اطلاعات سند را شامل فیلد های تاریخ سند، شماره سند، نوع سند و شرح سند را کامل می کنیم، سپس از ریز سند حساب معین و حساب تفصیلی مورد نظر را برای آرتیکل سند انتخاب می کنیم (البته در سطح معین هم میتوان برای حسابهایی که نیاز به سطح تفصیلی ندارند سند ثبت نمود.)
این فرم برای تعریف کدینگ حسابداری می باشد که تا سطح معین (گروه، کل و معین) از این فرم تعریف شده و حساب های تفصیلی، مرکز هزینه و پروژه فقط از طریق این فرم ارتباط داده می شوند.
تعریف سرفصل حسابها،نحوه ی ایجاد حساب های تفصیلی، مرکز هزینه و پروژه :
نکته! در ابتدا باید کدینگ حسابها تنظیم شود و برای اشخاص در حسابداری حساب تعریف نمود.
ابتدا فرم مورد نظر را از لیست زیر سیستم حسابداری انتخاب می کنیم .
نرم افزارهای مختلفی جهت انجام امور حسابداری شرکتها در مقیاس‌های مختلف در بازار نرم افزار وجود دارد.
در اینجا به ذکر شاخص‌هایی به منظور انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری و به طبع خرید نرم افزار حسابداری اشاره می گردد :
۱- قابلیت انسجام با دیگر سیستم ها
با توجه به اینکه قلب تمامی سیستم‌های MIS، سیستم مالی می باشد و تقریبا تمامی سیستم ها نیز دارای تراکنش‌های مالی می باشند یکی از مهمترین مولفه های انتخاب نرم افزار حسابداری این است که آیا آن شرکت دیگر سیستم‌های مالی، اداری و صنعتی را ارائه می دهند و در صورت ارائه آیا دیگر سیستم‌ها با سیستم مالی و حسابداری به صورت منسجم و یکپارچه دارای ارتباط مستقیم می باشند یا خیر.
سیستم حسابداری مانند دیگر سیستم ها دارای یک ورودی خروجی و لایه تراکنش به منظور تحلیل تراکنشها می باشد. سیستم اطلاعاتی حسابداری به عنوان بخشی از سیستم اطلاعاتی مدیریت بیشترین اطلاعات را به مدیریت جهت اجرای وظایف ارایه می‌دهد. اﻣﺮوزه در ﺷﺮﮐﺘﻬﺎی ﻓﻌﺎل در ﺻﻨﺎﯾﻊ، اﻣﺮ ﺗﺼﻤﯿﻢ ﮔﯿﺮی ﻣﺪﯾﺮان ارﺷﺪ و رده ﺑﺎﻻ ﺑر اﺳﺎس اﻃﻼﻋﺎت ﻣﺪﯾﺮﯾﺘﯽ ﻣﻮرد ﺗﻮﺟﻪ ﻗﺮار ﮔﺮﻓﺘﻪ و ﻣﺪﯾﺮان ﮐﺎرآﻣﺪ ﻣﻌﻤﻮﻻ ﺗﺼﻤﯿﻤﺎت ﺧﻮد را ﺑﺮاﺳﺎس اﻃﻼﻋﺎت ﭘﺎﯾﻪ و اﺳﺎﺳﯽ ﺗﻤﺎﻣﯽ واﺣﺪﻫﺎی ﻣﻮﺛﺮ در ﺗﺼﻤﯿﻢﮔﯿﺮی اﺗﺨﺎذ ﻣﯽﻧﻤﺎﯾﻨﺪ.
سیستم های حسابداری با توجه به ماهیت کاربری آنها در تمامی ارگانهایی که در آنها تراکنش مالی صورت می گیرد قابل استفاده می باشد.