گزارش تجمیعی چند شرکت و مدیریت شرکت‌های زیرمجموعه؛ راهنمای عملی مدیران مالی

خلاصه در یک نگاه

گزارش تجمیعی چند شرکت یعنی کنار هم گذاشتن اطلاعات مالی چند شرکت برای دیدن تصویر کلی گروه. صورت‌های مالی تلفیقی نسخه دقیق‌تر آن است و علاوه بر جمع اعداد، معاملات و مانده‌های درون‌گروهی را حذف می‌کند.

نکته‌ای که روش کار را تعیین می‌کند این است که شرکت‌های شما واقعاً شرکت مستقل‌اند یا شعبه و واحد یک شرکت:

• شعبه یا واحد یک شرکت: در قیاس همه شعب را میتوان به عنوان مراکز هزینه در سطح 5 حسابداری و تنها در یک دیتابیس تعریف کنید. گزارش‌های تجمیعی و تفکیکی فروش، موجودی، عملکرد و سود و زیان به‌صورت سیستمی در دسترس است.
• شرکت‌های مستقل در دیتابیس‌های جدا: گزارش تجمیعی بین دیتابیس‌ها سیستمی نیست. گزارش هر شرکت جداگانه گرفته و بیرون از نرم‌افزار (مثلاً در اکسل) ترکیب می‌شود، و حذف معاملات درون‌گروهی را خود کاربر انجام می‌دهد.

وقتی پایان ماه با چند فایل اکسل شروع می‌شود

مدیر مجموعه‌ای با سه شرکت بازرگانی، تولیدی و خدماتی را تصور کنید. پایان ماه هر حسابدار فایل خودش را می‌فرستد. کدینگ‌ها یکی نیستند، یک شرکت به شرکت دیگر کالا فروخته و هر دو طرف آن را درآمد یا هزینه ثبت کرده‌اند، و مدیر باید ساعت‌ها اعداد را دستی جمع و تطبیق کند تا بفهمد وضعیت واقعی گروه چیست.

مشکل کمبود اطلاعات نیست. اطلاعات در جاهای مختلف و با قالب‌های متفاوت نگهداری می‌شود. در این راهنما می‌گوییم گزارش تجمیعی دقیقاً چیست، چه زمانی سیستم به‌جای شما تجمیع می‌کند و چه زمانی باید خودتان این کار را انجام دهید.
 

۱. گزارش تجمیعی چیست و چه فرقی با صورت‌های مالی تلفیقی دارد؟

برای مقایسه عملکرد شرکت‌ها، گزارش تجمیعی کافی است. برای تصویر واقعی گروه یا گزارش رسمی، باید معاملات درون‌گروهی حذف شوند. الزامات رسمی تلفیق را با حسابدار رسمی یا استانداردهای حسابداری مربوط بررسی کنید.

۲. شرکت مستقل یا شعبه؟ مهم‌ترین تصمیم ساختاری

اگر در واقع یک شرکت با چند واحد دارید، اما برای هر واحد دیتابیس جدا ساخته‌اید، فقط خودتان را از گزارش یکپارچه محروم کرده‌اید. عکسش هم درست است: شرکت‌های مستقل را نباید به‌زور در یک دیتابیس ریخت.

در واقع شرکت های مستقل دفاتر رسمی جداگانه دارند.

۳. چالش‌های مدیریت شرکت‌های زیرمجموعه (مستقل)

• کدینگ ناهمسان: «هزینه اجاره» در هر شرکت با کد متفاوتی ثبت شده و تجمیع خودکار ممکن نیست.
• معاملات درون‌گروهی: هر دو طرف درآمد و هزینه ثبت می‌کنند و جمع ساده، عدد گروه را بزرگ‌تر از واقعیت نشان می‌دهد.
• ارز و دوره مالی متفاوت: تجمیع بدون یکسان‌سازی، گزارش را گمراه‌کننده می‌کند.
• دسترسی نامشخص: معلوم نیست هر کاربر فقط به کدام شرکت دسترسی دارد.
• تأخیر گزارش: تا آخرین شرکت اطلاعاتش را ندهد، گزارش گروه کامل نمی‌شود.

۴. ساختار حساب‌ها برای تجمیع آسان

کدینگ هماهنگ برای سرفصل‌های اصلی (فروش، حقوق، اجاره و...) در همه شرکت‌ها. راهنمای کدینگ حسابداری نقطه شروع خوبی است. پیش از ثبت گردش حساب‌ها این هماهنگی را انجام دهید، چون بعد از ثبت اسناد، تغییر ساختار کدینگ دشوار می‌شود.

• مرکز هزینه و پروژه (سطح ۵ و ۶ حساب‌ها) برای تفکیک واحدها و قراردادها.
• طرف‌حساب درون‌گروهی مشخص: هر شرکت عضو گروه را یک طرف‌حساب ویژه تعریف کنید تا شناسایی و حذف معاملاتش آسان باشد.
• سال مالی و ارز یکسان برای همه شرکت‌ها.

۵. تجمیع گزارش شرکت‌های مستقل گام‌به‌گام

وقتی شرکت‌ها در دیتابیس‌های جدا هستند، تجمیع به این شکل انجام می‌شود:

1. هدف را مشخص کنید: مقایسه عملکرد، تصمیم‌گیری مدیریتی یا گزارش رسمی؟
2. کدینگ سرفصل‌های اصلی را هماهنگ کنید و جدولی از معادل هر سرفصل در هر شرکت بسازید.
3. همه شرکت‌ها را برای یک بازه یکسان ببندید (مثلاً پایان ماه).
4. معاملات درون‌گروهی را فهرست کنید: فروش، خرید، وام و مطالبات بین شرکت‌ها.
5. از هر شرکت جداگانه گزارش بگیرید.

مسیرهای رایج در هر دیتابیس:

۶. گزارش تجمیعی شعب در یک دیتابیس

اگر واحدهای شما شعبه‌های یک شرکت‌اند، همه را در یک دیتابیس تعریف کنید. برای هر شعبه می‌توانید انبار، بانک، صندوق، مراکز هزینه، مراکز خرید و فروش و کارگاه های بیمه و کاربران اختصاصی داشته باشید. مدیر ارشد با دسترسی مناسب می‌تواند گزارش‌های تجمیعی و تفکیکی فروش، موجودی، عملکرد و سود و زیان را ببیند، بدون اینکه بین شرکت‌ها جابه‌جا شود.

۷. حذف معاملات درون‌گروهی

وقتی شرکت‌های گروه به یکدیگر کالا یا خدمت فروخته‌اند، همان معامله هم در درآمد یک شرکت و هم در هزینه شرکت دیگر دیده می‌شود. جمع ساده، اعداد گروه را بزرگ‌تر از واقعیت نشان می‌دهد.

در قیاس، حذف معاملات درون‌گروهی (تلفیق) خودکار انجام نمی‌شود و خود کاربر باید آن را تعریف و اعمال کند. روش پیشنهادی:

• هر شرکت عضو گروه را به عنوان طرف‌حساب ویژه تعریف کنید. در یک گروه اشخاص جداگانه.
• پیش از تجمیع، گزارش گردش و مانده این طرف‌حساب‌ها را از هر دو شرکت بگیرید.
• مبالغ دو طرفه را در برگه تجمیعی اکسل حذف یا خنثی کنید و مغایرت‌ها را پیش از نهایی‌شدن گزارش بررسی کنید.

۸. کنترل دسترسی کاربران

وقتی هر شرکت دیتابیس جدا دارد، دسترسی هر کاربر در همان شرکت تنظیم می‌شود:

1. در هر شرکت از مسیر تنظیمات ← کاربران ← نقش‌های سازمان، نقش مورد نظر را بسازید یا ویرایش کنید و دسترسی‌ها را تعیین کنید.

2. از مسیر عمومی ← تعریف کاربر، نقش را به کاربر اختصاص دهید.

3. کاربر فقط در شرکت‌هایی که مجاز به فعالیت در آن‌هاست، کاربر فعال و دسترسی داشته باشد.

نکته: تعداد کاربران خریداری‌شده فقط روی همان لایسنس (قفل تهیه شده) معتبر است و بین دیتابیس‌های متعلق به همان لایسنس قابل اشتراک است. اما هر شرکت، اطلاعات و دسترسی‌های مستقل خودش را دارد.

۹. مدیریت چند شرکت در نسخه‌های مختلف قیاس

در همه نسخه‌ها، اگر شرکت‌ها در دیتابیس‌های جدا باشند، گزارش تجمیعی بین آن‌ها سیستمی نیست. برای گزارش یکپارچه، شعبه‌ها و واحدهای یک شرکت را در یک دیتابیس تعریف کنید.

متناسب با فعالیت هر شرکت، راهکارهای بازرگانی، تولیدی و خدماتی قیاس در دسترس است. فهرست کامل امکانات را در ویژگی‌های نرم‌افزار حسابداری قیاس ببینید.

۱۰. اشتباهات رایج

• جمع ساده بدون حذف معاملات درون‌گروهی و معرفی آن به‌عنوان وضعیت واقعی گروه.

• تعریف شعبه‌ها به‌عنوان شرکت‌های جدا و بعد تجمیع دستی ماهانه.

• خلط گزارش تجمیعی با صورت‌های مالی رسمی تلفیقی.

• کدینگ متفاوت بین شرکت‌ها و جبران آن با تطبیق دستی هر ماه.

• نادیده‌گرفتن تفاوت ارز و دوره مالی.

• اختصاص ندادن نقش‌ها: همه کاربران به همه شرکت‌ها دسترسی دارند.

۱۱. داشبورد مدیریتی، تعداد دیتابیس و قابلیت چند ارزی در قیاس

در نرم‌افزار حسابداری قیاس، نحوه مدیریت چند شرکت به ساختار دیتابیس‌ها بستگی دارد. اگر هر شرکت در دیتابیس جداگانه تعریف شده باشد، داشبورد یا گزارش مدیریتی تجمیعی بین دیتابیس‌ها به‌صورت سیستمی ارائه نمی‌شود و مدیر باید دیتابیس شرکت موردنظر را انتخاب و گزارش‌های همان شرکت را مشاهده کند. بنابراین برای تهیه گزارش کل گروه، اطلاعات شرکت‌ها باید خارج از نرم‌افزار تجمیع شود.

اما اگر چند شرکت در واقع شعب یا واحدهای یک شرکت باشند و همگی در یک دیتابیس تعریف شوند، امکان تهیه گزارش‌های تجمیعی و تفکیکی از اطلاعاتی مانند فروش، موجودی، عملکرد و سود و زیان وجود خواهد داشت.

از نظر تعداد دیتابیس، در نسخه لایسنس یا نصبی تحت وب معمولاً ۲ دیتابیس به‌صورت پیش‌فرض ارائه می‌شود و هر دیتابیس می‌تواند برای یک شرکت یا مؤسسه مستقل مورد استفاده قرار گیرد. امکان افزایش تعداد دیتابیس‌ها نیز وجود دارد و تعداد نهایی آن به سیاست فروش و شرایط لایسنس بستگی دارد؛ بنابراین برای افزایش تعداد دیتابیس باید با واحد فروش قیاس هماهنگ شود. کاربران خریداری‌شده همان لایسنس می‌توانند در دیتابیس‌های متعلق به آن لایسنس مورد استفاده قرار گیرند، اما اطلاعات و سطح دسترسی هر دیتابیس مستقل خواهد بود.

در نسخه ابری نیز هر اشتراک به یک کسب‌وکار یا دیتابیس اختصاص دارد و برای مدیریت شرکت یا دیتابیس دوم، باید اشتراک جداگانه تهیه شود. در نسخه تحت وب، جابه‌جایی میان دیتابیس‌ها هنگام ورود از طریق گزینه «انتخاب پایگاه‌های داده» انجام می‌شود.

قابلیت چند ارزی نیز در سطح هر دیتابیس به‌صورت مستقل مدیریت می‌شود. به این معنا که در هر شرکت می‌توان ارزهایی مانند دلار و یورو را تعریف کرد، نرخ ارز را به‌صورت روزانه یا هنگام ثبت هر فاکتور وارد کرد و خرید و فروش ارزی، حساب‌ها و بانک‌های ارزی، مبالغ ارزی و معادل ریالی آن‌ها را مدیریت کرد. همچنین امکان ثبت تسعیر ارز و دریافت گزارش‌های مرتبط با عملیات ارزی وجود دارد.

در نتیجه، نرخ ارز، حساب‌ها، اشخاص، اسناد و گزارش‌های ارزی هر شرکت در دیتابیس همان شرکت نگهداری می‌شود و اطلاعات ارزی چند شرکت به‌صورت خودکار با یکدیگر ترکیب نمی‌شوند.

سوالات متداول

گزارش تجمیعی چند شرکت چیست؟
گزارشی که اطلاعات مالی چند شرکت را کنار هم یا جمع‌شده نشان می‌دهد تا مدیر تصویر کلی گروه را ببیند.

تفاوت گزارش تجمیعی و تلفیقی چیست؟
تجمیعی جمع اطلاعات است. تلفیقی علاوه بر جمع، معاملات و مانده‌های درون‌گروهی را حذف می‌کند و گروه را مثل یک واحد اقتصادی نشان می‌دهد.

آیا قیاس گزارش تجمیعی بین چند شرکت جدا می‌دهد؟
اگر هر شرکت دیتابیس جدا دارد، گزارش تجمیعی بین دیتابیس‌ها سیستمی نیست. گزارش هر شرکت جدا گرفته می‌شود و در اکسل ترکیب می‌شود.

چطور گزارش تجمیعی شعب را بگیرم؟
شعب را در یک دیتابیس تعریف کنید. گزارش‌های تجمیعی و تفکیکی فروش، موجودی، عملکرد و سود و زیان در دسترس است.

حذف معاملات درون‌گروهی در قیاس خودکار است؟
نه، کاربر باید آن‌ها را تعریف و اعمال کند.

چطور دسترسی کاربر به هر شرکت را کنترل کنم؟
در هر شرکت از «تنظیمات ← کاربران ← نقش‌های سازمان» نقش بسازید و از «عمومی ← تعریف کاربر» به کاربر بدهید.

در نسخه ابری چند شرکت چطور مدیریت می‌شود؟
هر شرکت یک کسب‌وکار ابری جدا با اشتراک مستقل است. با یک شماره موبایل می‌توانید بین کسب‌وکارها جابه‌جا شوید.

کاربران خریداری‌شده بین شرکت‌ها مشترک است؟
در نسخه تحت وب لایسنس، بین دیتابیس‌های همان لایسنس قابل اشتراک است، ولی هر شرکت اطلاعات و دسترسی‌های مستقل خودش را دارد.

نکته مهم: در قیاس، نحوه گزارش‌گیری به ساختار مجموعه بستگی دارد. اگر چند شعبه یا واحد متعلق به یک شرکت باشند، می‌توان آن‌ها را در یک دیتابیس تعریف کرد و گزارش‌های تجمیعی و تفکیکی را به‌صورت سیستمی دریافت کرد. اما اگر با چند شرکت مستقل و شخصیت حقوقی جداگانه مواجه باشیم، اطلاعات هر شرکت در دیتابیس مستقل نگهداری می‌شود و گزارش هر شرکت جداگانه تهیه می‌شود. در این حالت، تجمیع اطلاعات شرکت‌ها در یک گزارش واحد و همچنین حذف معاملات درون‌گروهی برای تهیه صورت‌های مالی تلفیقی، نیازمند پردازش و تطبیق خارج از نرم‌افزار است.

اول مشخص کنید واحدهای شما شعبه‌اند یا شرکت مستقل. شعبه‌ها را در یک دیتابیس تعریف کنید تا گزارش تجمیعی سیستمی داشته باشید. برای شرکت‌های مستقل، کدینگ را هماهنگ کنید، معاملات درون‌گروهی را شناسایی کنید و گزارش هر شرکت را بگیرید و در اکسل ترکیب کنید. اگر می‌خواهید ساختار مناسب مجموعه‌تان را روی داده خودتان ببینید، دموی رایگان قیاس را درخواست دهید یا نسخه‌های ابری را با دوره آزمایشی ۷ روزه بررسی کنید.

.