اشتباهات رایج در خرید نرم افزار حسابداری؛ ۷ خطایی که هزینه دوباره می‌سازد

پاسخ کوتاه: رایج‌ترین اشتباهات خرید نرم افزار حسابداری شامل انتخاب فقط بر اساس قیمت، نادیده‌گرفتن نوع کسب‌وکار، خرید بدون تست واقعی، فراموش‌کردن نیازهای آینده، بی‌توجهی به پشتیبانی و آموزش، برنامه‌ریزی‌نکردن برای انتقال اطلاعات قبلی و نادیده‌گرفتن امنیت و سطح دسترسی کاربران است. شناخت این هفت اشتباه و بررسی چند معیار ساده قبل از خرید، از هزینه‌های اضافی و تعویض دوباره نرم‌افزار جلوگیری می‌کند.

بعضی کسب‌وکارها چند ماه بعد از خرید نرم افزار حسابداری متوجه می‌شوند انتخاب مناسبی نداشته‌اند. نتیجه چیست؟ هزینه دوباره، انتقال اطلاعات، آموزش مجدد کارکنان و اختلال در فرایندهای مالی.

معمولاً مشکل از یک تصمیم عجولانه در زمان خرید شروع می‌شود؛ تصمیمی که می‌شد با کمی بررسی جلوی آن را گرفت.

در این مقاله هفت اشتباه رایج هنگام خرید نرم افزار حسابداری را بررسی می‌کنیم و برای هرکدام یک راهکار عملی ارائه می‌دهیم. در پایان هم می‌توانید با یک تست رایگان ۷ روزه، انتخابتان را در محیط واقعی نرم‌افزار ارزیابی کنید.

اشتباه ۱: انتخاب نرم افزار حسابداری فقط بر اساس قیمت

ارزان‌ترین گزینه همیشه کم‌هزینه‌ترین انتخاب نیست. ممکن است نرم‌افزاری در ابتدا قیمت مناسبی داشته باشد، اما امکانات ضروری، ماژول‌های تخصصی، آموزش یا پشتیبانی آن با هزینه جداگانه ارائه شوند.

از طرف دیگر، اگر نرم‌افزار با نیازهای کسب‌وکار شما هماهنگ نباشد، احتمال تعویض آن در آینده وجود دارد؛ اتفاقی که هزینه خرید مجدد، انتقال اطلاعات و آموزش کارکنان را به همراه دارد.

بررسی ۵ دقیقه‌ای: قبل از خرید، قیمت نهایی را با جزئیات بررسی کنید. از فروشنده بپرسید هزینه شامل چه مواردی است:

• امکانات و ماژول‌های نرم‌افزار

• پشتیبانی و خدمات پس از فروش

• آموزش و راه‌اندازی

• هزینه تمدید یا ارتقای نسخه

برای آشنایی با معیارهای انتخاب یک محصول اقتصادی، مقاله راهنمای انتخاب نرم افزار حسابداری ارزان قیمت را بخوانید.

اشتباه ۲: نادیده‌گرفتن نوع کسب‌وکار

هر کسب‌وکاری فرایندهای مالی و عملیاتی متفاوتی دارد. نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی بیشتر بر ثبت فاکتور، مدیریت صندوق و کنترل موجودی تمرکز دارد؛ درحالی‌که یک شرکت ممکن است به مدیریت حقوق و دستمزد، دریافت و پرداخت و گزارش‌های مالی گسترده‌تر نیاز داشته باشد.

اگر یک شرکت از نرم‌افزار ساده فروشگاهی استفاده کند، ممکن است با توسعه فعالیت‌هایش به محدودیت بخورد. در مقابل، استفاده از نرم‌افزاری پیچیده و سنگین برای یک فروشگاه کوچک هم می‌تواند کار روزمره را دشوار کند.

بررسی ۵ دقیقه‌ای: ابتدا نوع فعالیت خود را مشخص کنید و امکانات نرم‌افزار متناسب با آن را بررسی کنید.

اگر هنوز نمی‌دانید کدام نسخه برای فعالیت شما مناسب‌تر است، مقاله کدام نرم افزار حسابداری مناسب کسب‌وکار من است؟ را مطالعه کنید.

اشتباه ۳: خرید نرم افزار حسابداری بدون تست واقعی

مشاهده تصاویر، مطالعه فهرست امکانات یا تماشای ویدئوی معرفی نرم‌افزار برای تصمیم‌گیری کافی نیست. ممکن است نرم‌افزار روی کاغذ تمام امکانات موردنیاز شما را داشته باشد، اما هنگام استفاده با فرایندهای کاری‌تان هماهنگ نباشد.

به همین دلیل، بهتر است قبل از پرداخت هزینه، محیط نرم‌افزار را با سناریوهای واقعی کسب‌وکارتان بررسی کنید.

بررسی ۵ دقیقه‌ای: هنگام آزمایش نرم‌افزار، این سه کار را انجام دهید:

1. یک فاکتور واقعی ثبت کنید.

2. یک گزارش مالی بگیرید.

3. یک کاربر با سطح دسترسی محدود تعریف کنید.

بررسی کنید انجام این فعالیت‌ها چقدر ساده است و آیا نتیجه مورد انتظار شما را ارائه می‌دهد یا خیر.

قیاس امکان تست رایگان ۷ روزه را فراهم کرده است تا پیش از تصمیم‌گیری، نرم‌افزار را در عمل ارزیابی کنید.

اشتباه ۴: نادیده‌گرفتن نیازهای آینده کسب‌وکار

نیازهای مالی و عملیاتی کسب‌وکار همیشه ثابت نمی‌مانند. ممکن است امروز فقط به ثبت فاکتور و مدیریت حساب‌ها نیاز داشته باشید، اما سال آینده بخواهید انبارداری، حقوق و دستمزد یا خزانه‌داری را هم به فرایندهای خود اضافه کنید.

همچنین ممکن است تعداد کارکنان افزایش پیدا کند، شعبه جدیدی راه‌اندازی کنید یا بخواهید از چند موقعیت مکانی به اطلاعات مالی دسترسی داشته باشید.

اگر نرم‌افزار امکان ارتقا و افزودن امکانات موردنیاز را نداشته باشد، توسعه کسب‌وکار با محدودیت مواجه می‌شود.

بررسی ۵ دقیقه‌ای: قبل از خرید این موارد را از فروشنده بپرسید:

• آیا امکان افزودن ماژول‌های جدید وجود دارد؟

• آیا می‌توان تعداد کاربران را افزایش داد؟

• آیا نرم‌افزار از چند شعبه پشتیبانی می‌کند؟

• آیا در صورت تغییر نیازها امکان ارتقای نسخه وجود دارد؟

اگر دسترسی از راه دور یا مدیریت اطلاعات از چند موقعیت مکانی برایتان اهمیت دارد، نسخه ابری نرم افزار حسابداری قیاس را نیز بررسی کنید.

اشتباه ۵: بی‌توجهی به پشتیبانی، آموزش و به‌روزرسانی نرم‌افزار

خرید نرم‌افزار پایان فرایند نیست؛ اتفاقاً بخش مهمی از تجربه استفاده از آن بعد از خرید شروع می‌شود.

اگر هنگام ثبت سند، تهیه گزارش یا انجام عملیات مالی با مشکل مواجه شوید، به پشتیبانی پاسخ‌گو نیاز دارید. همچنین تغییر قوانین مالیاتی و بیمه‌ای اهمیت به‌روزرسانی منظم نرم‌افزار را بیشتر می‌کند.

یکی دیگر از موارد مهم، آموزش اولیه است. حتی نرم‌افزاری با امکانات مناسب هم بدون آموزش کافی ممکن است برای کاربران دشوار باشد و بهره‌وری مجموعه را کاهش دهد.

بررسی ۵ دقیقه‌ای: پیش از خرید، فقط به عبارت «دارای پشتیبانی» اکتفا نکنید. این موارد را مشخص کنید:

• شماره تماس پشتیبانی و داخلی مربوط به واحد فروش یا پشتیبانی چیست؟

• ساعات کاری و زمان پاسخ‌گویی کارشناسان چگونه است؟

• از چه روش‌هایی می‌توان با پشتیبانی ارتباط گرفت؟

• آموزش نرم‌افزار به چه صورت انجام می‌شود؟

• به‌روزرسانی‌های مربوط به قوانین مالیاتی و بیمه‌ای چگونه ارائه می‌شوند؟

در قیاس، کارشناسان پشتیبانی پس از خرید برای آموزش و راه‌اندازی با مشتریان تماس می‌گیرند. برای آشنایی بیشتر با مراحل انتخاب و خرید، مقاله راهنمای خرید نرم افزار حسابداری قیاس را مطالعه کنید.

اشتباه ۶: برنامه‌ریزی‌نکردن برای انتقال اطلاعات قبلی

اگر پیش از خرید نرم‌افزار جدید از اکسل یا یک سیستم حسابداری دیگر استفاده می‌کرده‌اید، احتمالاً اطلاعات مهمی مانند فهرست کالاها، مشتریان، حساب‌ها و مانده‌های مالی دارید.

نادیده‌گرفتن نحوه انتقال این اطلاعات می‌تواند شروع کار با نرم‌افزار جدید را دشوار کند. در بعضی موارد، کسب‌وکارها بعد از خرید متوجه حجم کار موردنیاز برای ورود مجدد اطلاعات می‌شوند.

بررسی ۵ دقیقه‌ای: پیش از نهایی‌کردن خرید، درباره این موارد سؤال کنید:

• آیا امکان انتقال اطلاعات از نرم‌افزار قبلی وجود دارد؟

• چه اطلاعاتی قابل انتقال هستند؟

• انتقال اطلاعات به چه صورت انجام می‌شود؟

• آیا برای این فرایند به خدمات یا هزینه جداگانه نیاز است؟

بهتر است قبل از خرید، یک فهرست از اطلاعات موجود تهیه کنید و روش انتقال آن‌ها را با کارشناسان فروش هماهنگ کنید.

اشتباه ۷: نادیده‌گرفتن امنیت اطلاعات و سطح دسترسی کاربران

اطلاعات مالی از مهم‌ترین دارایی‌های هر کسب‌وکار هستند. دسترسی نامحدود کارکنان به تمام اطلاعات، نبود کنترل روی تغییرات و پشتیبان‌گیری نامنظم می‌تواند خطر خطا، افشای اطلاعات یا از دست رفتن داده‌ها را افزایش دهد.

نرم‌افزار حسابداری مناسب باید امکان مدیریت سطح دسترسی کاربران را متناسب با مسئولیت‌های آن‌ها فراهم کند. برای مثال، کارمند فروش لزوماً نباید به تمام گزارش‌های مالی و اطلاعات محرمانه مجموعه دسترسی داشته باشد.

بررسی ۵ دقیقه‌ای: قبل از خرید، این موارد را بررسی کنید:

• آیا می‌توان برای هر کاربر سطح دسترسی جداگانه تعریف کرد؟

• آیا امکان محدودکردن دسترسی به بخش‌های مختلف وجود دارد؟

• روش پشتیبان‌گیری از اطلاعات چیست؟

• اطلاعات در کجا نگه‌داری می‌شوند؟

• در صورت بروز مشکل، روش بازیابی اطلاعات چیست؟

هنگام تست نرم‌افزار، یک کاربر با دسترسی محدود بسازید و بررسی کنید چه اطلاعاتی را می‌تواند مشاهده یا ویرایش کند.

جدول خلاصه: ۷ اشتباه رایج در خرید نرم افزار حسابداری

سؤالات متداول

رایج‌ترین اشتباه در خرید نرم افزار حسابداری چیست؟

انتخاب نرم‌افزار صرفاً بر اساس قیمت یکی از رایج‌ترین اشتباهات است. قیمت پایین بدون بررسی امکانات، هزینه پشتیبانی و قابلیت ارتقا ممکن است در آینده هزینه‌های بیشتری به کسب‌وکار تحمیل کند.

قبل از خرید نرم افزار حسابداری چه مواردی را باید بررسی کنم؟

نوع کسب‌وکار، امکانات موردنیاز، امکان ارتقا، هزینه نهایی، پشتیبانی و آموزش، نحوه انتقال اطلاعات قبلی و سطح دسترسی کاربران را بررسی کنید. همچنین بهتر است قبل از خرید، نرم‌افزار را در محیط واقعی آزمایش کنید.

آیا می‌توان قبل از خرید نرم افزار حسابداری آن را امتحان کرد؟

بله. قیاس امکان تست رایگان ۷ روزه نرم‌افزار را فراهم کرده است. در این مدت می‌توانید امکانات و عملکرد آن را با نیازهای کسب‌وکار خود مقایسه کنید.

آیا نرم افزار حسابداری رایگان وجود دارد؟

بعضی نرم‌افزارها نسخه رایگان دارند، اما ممکن است امکانات آن‌ها محدود باشد. قیاس نسخه رایگان دائمی ندارد، اما امکان تست رایگان ۷ روزه را در اختیار کاربران قرار می‌دهد.

آیا نرم افزار حسابداری فروشگاهی برای شرکت مناسب است؟

معمولاً خیر. نرم‌افزارهای فروشگاهی بیشتر بر ثبت فاکتور، صندوق و موجودی تمرکز دارند؛ درحالی‌که شرکت‌ها ممکن است به امکاناتی مانند مدیریت حقوق و دستمزد، دریافت و پرداخت و گزارش‌های مالی گسترده‌تر نیاز داشته باشند. برای بررسی امکانات مرتبط می‌توانید صفحه نرم‌افزار حسابداری شرکتی قیاس را ببینید.

اگر نرم افزار حسابداری نامناسبی خریده باشم، چه کاری می‌توانم انجام دهم؟

ابتدا با فروشنده درباره امکان ارتقا یا تغییر نسخه مشورت کنید. اگر نرم‌افزار با نیازهای اصلی کسب‌وکار شما هماهنگ نیست، بهتر است گزینه‌های جایگزین را بررسی کنید. البته پیش از تعویض، حتماً درباره انتقال اطلاعات قبلی برنامه‌ریزی کنید.

نسخه ابری بهتر است یا ویندوزی؟

انتخاب بین نسخه ابری و ویندوزی به شیوه فعالیت کسب‌وکار بستگی دارد. اگر به دسترسی از راه دور، مدیریت چند شعبه یا استفاده از سیستم در موقعیت‌های مکانی مختلف نیاز دارید، نسخه ابری می‌تواند گزینه مناسب‌تری باشد. اگر فعالیت شما در یک محل مشخص انجام می‌شود، نسخه ویندوزی نیز می‌تواند نیازهایتان را برطرف کند.

قبل از خرید نرم افزار حسابداری، ۷ روز آن را امتحان کنید

انتخاب نرم افزار حسابداری تصمیمی است که می‌تواند برای مدت طولانی بر فرایندهای مالی و مدیریتی کسب‌وکار شما تأثیر بگذارد. بنابراین بهتر است به‌جای تصمیم‌گیری بر اساس تبلیغات یا قیمت اولیه، امکانات نرم‌افزار را با نیازهای واقعی خود مقایسه کنید.

برای اینکه با اطمینان بیشتری تصمیم بگیرید، می‌توانید نرم‌افزار حسابداری بازرگانی آنلاین قیاس را به مدت ۷ روز رایگان تست کنید.

در این مدت، امکانات نرم‌افزار را بررسی کنید، عملیات واقعی کسب‌وکارتان را انجام دهید و ببینید آیا با نیازهای شما هماهنگ است یا خیر.

فعال‌سازی تست رایگان ۷ روزه نرم افزار حسابداری بازرگانی آنلاین قیاس

برای دریافت راهنمایی درباره انتخاب نسخه مناسب و آشنایی با شرایط خرید نیز می‌توانید با کارشناسان فروش قیاس تماس بگیرید.