20 راه جهت پرداخت به موقع صورت حساب­ها و فاکتورها توسط مشتریان

یکی از ناخوشایندترین و ناراحت کننده­‌ترین شرایط در کسب و کار، نیاز به یادآوری مشتریان در مورد پرداخت دیرتر از موعد یک فاکتور و یا صورتحساب است. حتی تلاش برای درخواست محترمانه‌­ی پرداخت فوری و بدون درگیری با اضافه کردن عوارض دیرکرد و یا به تاخیر انداختن واگذاری کار، سخت‌­تر است. در اینجا 20 راهنمایی ارائه می‌­گردد که برای متقاعد کردن مشتریان برای پرداخت به موقع صورت حساب خود و یا حتی پیش از آن طراحی شده‌­اند. درخواست یک بیعانه و یا پول پیش را داشته باشید این احتمالا بهترین راه برای پروژه­‌های بزرگ است، اما توافق برای پرداخت نیمی از صورتحساب در زمان شروع این پروژه و نیمی دیگر پس از اتمام آن، نشانه‌ای از حسن نیت است که شما به احتمال زیاد در پایان کار، پول خود را دریافت می­‌کنید. این نه تنها به بهبود جریان نقدی کمک می‌­کند، بلکه به مشتری نیز "تعلیم می­‌دهد" که قبل از تکمیل کار، پول خود را پرداخت کند. برای مشتری­تان با بیشترین سرعت ممکن فاکتور بنویسید شما باید به محض اینکه پروژه به پایان رسید فاکتور را برای مشتری خود ارسال کنید. این باعث اتصال کار تکمیلی و پرداخت به یکدیگر می­‌شود، که منجر به پرداخت به موقع می­‌گردد. یک ضامن پیشنهاد دهید اگر مشتری، کار طولانی مدتی ارائه می‌­دهد، یک ضامن اجازه خواهد داد که مشتری دقیقا بداند که چه مقدار و چه زمانی باید پول را پرداخت کند. این به آنها کمک می­‌کند که بودجه خود را موثرتر مدیریت کنند، و ممکن است به شما کمک ­کند تا پول خود را سریعتر دریافت کنید. به یک برنامه پرداخت منظم پایبند باشید اگر مشتری از شما انتظار دارد که فاکتور را در روزهای 1ام و 15ام هر ماه بنویسید، پس شما باید فاکتور خود را در آن تاریخ ارائه دهید. داشتن یک برنامه منظم می‌­تواند تفاوت بین گرفتن پول و نگرفتن آن باشد. با صراحت در مورد شرایط پرداخت مذاکره کنید داشتن یک قرارداد کتبی بین شما و مشتری که شرایط، مهلت‌­ها، هزینه­‌ها و ملزومات دیگر را به وضوح تشریح کند ضروری است. این اجازه می­‌دهد تا شما و مشتری در مورد اینکه چه زمانی فاکتورها فرستاده شوند و چه مدت آنها مجبور به پرداخت هستند همگام شوید. شما می­‌توانید بر روی این شرایط پرداخت در هر فاکتور تأکید کنید، مانند "پرداختی به محض دریافت" یا "حق مبلغ کل فاکتور ظرف مدت 10 روز کاری با زبان صورتحسابتان مودب باشید در حالی که ممکن است بی اهمیت به نظر برسد، اما اضافه کردن خطوطی مانند "با تشکر از شما برای تجارتتان" و "ما از پرداخت به موقع شما سپاسگزاریم" رابطه شما با یک مشتری را تقویت می­‌کند. خوب باشید، و آنها با پرداخت به موقع پاسخ شما را می­‌دهند. در واقع، یکی از مطالعات اخیر نشان داد که یک "لطفا" و یا "متشکرم" ساده می­‌تواند شانس شما در دریافت پول را 5٪ افزایش دهد. یک تخفیف کوچک برای پرداخت زودهنگام در نظر بگیرید این تخفیف می­‌تواند درصدی از کل مبلغ فاکتور باشد، که اغلب برای مشتریان به عنوان یک مزیت هزینه اضافه می‌شود. برای مثال، یک تخفیف 2٪ در پرداخت زودهنگام ممکن است یک مشتری را به پرداخت زودهنگام صورت حساب جلب کند. برای دیرکرد پرداخت جریمه در نظر بگیرید به منظور ترغیب پرداخت زودهنگام، شما می‌­توانید یک هزینه درصد برای پرداخت دیرکرد اضافه کنید (به عنوان مثال یک هزینه 2٪ برای فاکتورهایی که در ظرف 15 روز پرداخت نشده‌­اند). این هزینه‌­های اضافی برای اینکه بعد از پرداخت هستند می‌­توانند تاثیر زیادی بر روی خط پایین مشتری شما برای ایجاد انگیزه در یک چرخش سریع داشته باشند. یادآوری­های پرداخت در فواصل زمانی منظم ارسال کنید ارسال یادآوری­‌های دوستانه تا زمان تاریخ مقرر، به مشتریان کمک خواهد کرد تا به یاد داشته باشند که آخرین مهلت، نزدیک و یا رسیده است. سیستم فاکتور خود را بصورت هفتگی بررسی کنید بخشی از مسئولیت در جمع آوری پرداخت صورتحساب­ها بر عهده شماست. این یعنی پیگیری فاکتورها و حساب­های قابل وصل در هفته به منظور تعیین اینکه کدام مشتریان، پرداخت کرده­‌اند یا نکرده‌­اند. با نوع پرداخت، انعطاف پذیر باشید در حالی که برخی مشتریان می­‌خواهند از طریق چک، کارت اعتباری و یا سیستم پرداخت آنلاین پول خود را پرداخت کنند، دیگران ترجیح می­‌دهند بصورت مستقیم پرداخت نمایند. باز کردن گزینه­‌های پرداخت توسط شما، به مشتریان هر گونه دلیلی می­دهد تا به موقع پول را به شما پرداخت کنند. رابطه خوبی با مشتریان داشته باشید برخورد با مشتریان به این معنی است که شما در یک رابطه کسب و کار هستید، بنابراین بر توسعه ارتباط خوب و درک طرف مشارکت یکدیگر تمرکز کنید. اگر هنگامی که پرداخت برای یک فاکتور به یک مسئله تبدیل می‌شود، یک رابطه سالم می­‌تواند یک راه برای کار از طریق آن فراهم کند و به هر دو طرف کمک کند تا بدون شکستگی رابطه به توافق برسند. حفظ روابط مثبت با مشتریان می­‌تواند حتی از بوجود آمدن مسائل جلوگیری کند. صورتحساب­های خودکار ارسال فاکتورها بصورت پست الکترونیکی بیش از حد طول می­کشد، خطر گم شدن را ایجاد می­کند و به هزینه صورت حساب مشتریان می­‌افزاید. خودکار کردن فرآیند از طریق راه حل­های نوشتن صورتحساب مانند استفاده از نرم افزار، موعد پرداخت و یا حسابداری مانند QuickBooks فاکتورها را سریع­تر در دست مشتری قرار می‌دهد، موجب صرفه جویی در کاغذ و هزینه‌­های ایمیل می­شود و صورتحساب شما را در بالای ذهن آنها نگه می­دارد. این راه حل­های صورتحساب خودکار نیز به احتمال زیاد دارای یادآوری‌­های پرداخت هستند و می­توانند به سیستم­‌های پرداخت آنلاین لینک شوند. از گزینه صورت حساب دوره­ای همراه با راه حل­های صورتحساب خودکار استفاده کنید اطمینان حاصل کنید که راه حل نرم افزاری که شما انتخاب می­‌کنید فاکتور را برای شما می­فرستد و به صورت خودکار پول را از مشتری­تان دریافت می­کند. این به شما و مشتری اجازه خواهد داد تا به جای ارسال و پرداخت فاکتورها، بر روی کار تمرکز کنید. در مورد شرایط پرداخت چشم پوشی نکنید به مشتری یادآوری کنید که شرایط پرداخت به انتخاب آنها وجود دارد. به مشتریان پاداش دهید و آنها را بشناسید به مشتریان یک دست نوشته‌­ی "متشکرم" ارائه دهید و یا یک هدیه سه ماهه برای جشن گرفتن موفقیت متقابل بفرستید. این به منظور آنها رشوه دادن به آنها برای پرداخت فاکتورها نیست، بلکه چرخ­ه‌ای پرداخت را چرب می­کند زمانی که آنها بدانند که چقدر شما از تجارت با آنها قدردانی می­کنید. در مورد شرایط پرداخت مجددا مذاکره کنید آخرین کاری که انجام می­‌دهید این است که بر سر شرایط فاکتور، مشتری را از دست بدهید. آنها ممکن است در میان رشد و یا گرفتن دور دیگری از بودجه باشند و در عین حال دارای سابقه پرداخت به موقع نیز باشند. برای اینکه نشان دهید که شما تغییرات آنها را درک می­کنید و برای تحکیم ارزشی که بر روی رابطه گذاشته­‌اید، می­توانید در مورد شرایط پرداخت مختلف برای یک دوره زمانی موقت بحث کنید. برای درخواست پرداخت و پیگیری منظم، دریغ نکنید شما کار را انجام داده­‌اید، و اکنون این به عهده شماست که مطمئن شوید پولتان پرداخت شده است. برای صورتحساب نوشتن، مدیریت مبتنی بر ابر را اضافه کنید راه حل­های مدیریت مبتنی بر ابر مانند QuickBooks و یا Due به شما امکان ایجاد، ویرایش و ارسال صورت حساب از هر نقطه را می­‌دهد. این برای زمان­‌هایی ایده آل است که یک مشتری ممکن است از شما بخواهد در مورد فاکتور تجدید نظر کنید یا یک کپی از آن به آنها ارسال کنید تا به شما پول بدهند. حتی اگر شما در یک محل بیگانه باشید و این درخواست را دریافت کنید، راه حل مبتنی بر ابر راهی برای پاسخ فراهم می­‌کند، بنابراین هیچ تاخیری در پرداخت وجود ندارد. کار را متوقف کنید تا زمانی که به شما پول پرداخت شود مانند پول جریمه که باید در شرایط خاص استفاده شود. مقصود، مشخص کردن این است که یک رابطه کاری شامل معاملاتی است که در آنها کار و پرداخت، دست در دست حرکت می­‌کنند. همه نکات به طور موثر برای هر مشتری کار نخواهند کرد، بنابراین تاکتیک­ های مختلف را امتحان کنید تا ببینید که کدام یک، بهترین نتایج را تولید می­‌کند. البته، بهترین راه برای دریافت پول، امضای یک قرارداد و ایجاد یک فاکتور حرفه‌­ای است که به تشریح تمام شرایط کار بپردازد و موجب پرداخت به موقع مشتری گردد.