چه ویژگی‌هایی را باید زمان انتخاب نرم افزار فروش در نظر گرفت
چه ویژگی‌هایی را باید زمان انتخاب نرم افزار فروش در نظر گرفت
امروزه کسب و کارهای کمی وجود دارند که می‌توانند بدون استفاده از مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) فروش خود را مدیریت کنند. توانایی مدیریت کردن فروش، بازاریابی، حسابداری و سایر فرآیندها با استفاده از برنامه‌ای واحد می‌تواند برای یک شرکت مدرن بسیار مفید واقع شود و مسلما چنین نرم افزاری به سرعت به یک ضرورت تبدیل خواهد شد. با این حال با افزایش نیاز برای این نوع برنامه، تعداد نرم افزارهای ارائه شده در بازار نیز افزایش یافته است. با وجود گزینه‌های مختلفی که وجود دارند، انتخاب نرم افزاری که بهترین کارایی را برای شرکت شما داشته باشد چالش سختی خواهد بود، خصوصا هنگامی که هر کدام گستره‌ای از قابلیت های مخصوص به خود را ارائه می‌دهند و این خود باعث سردرگمی بیشتر شما می‌شود. بهترین راه برای انتخاب یک نرم افزار مناسب فروش اولویت بندی ویژگی‌هایی است که بیشترین نیاز کسب و کار شما محسوب می‌شود. تعدادی از قابلیت ها در این نرم افزارها به طرز چشمگیری از اهمیت بیشتری نسبت به سایرین برخوردارند و قبل از هر مورد نامربوط دیگری باید به دنبال این ویژگی ها در نرم افزار مورد نظر بود.
1-یکپارچگی نرم افزار به ندرت یک شرکت تنها نیاز به یک نرم افزار برای اداره کل کسب و کار خود خواهد داشت. حتی اگر شما توانسته اید تا یک نرم افزار پیش بینی فروش را بیابید تا تمام نیاز دپارتمان های شما را برآورده کند اما همچنان باید از ایمیل برای برقراری ارتباط استفاده کنید. در نتیجه بسیار ضروری است که برنامه های فروش و CRM با هر چیز دیگری که مورد استفاده در شرکت شما است یکپارچه شود. مسلما نرم افزار فروش بدون چنین یکپارچگی‌ای می‌تواند به کار خود ادامه دهد، اما امکان از دست دادن بهره‌وری در این میان وجود خواهد داشت. اگر کارمندان مجبور به چک کردن هرچیزی بین دو یا چند برنامه هستند، این امر سرعت کارهای آن‌ها را کاهش می‌دهد و کارایی مطلوب را در طول روز کاری از آن ها سلب می‌کند. بهترین نرم افزار فروش خود را با سایر برنامه‌ها منطبق می‌کند. کمکی که از این یکپارچگی نرم افزار با برنامه ها دریافت کنید ممکن است در زمینه‌هایی باشد که هرگز متصور نمی‌شدید. برای مثال شاید نرم افزار شما بتواند با نرم افزار VoIP کار کند و این امر شما را قادر سازد تا بتوانید با یک کلیک موس تماس های خود را برقرار کنید. این افزایش در کارایی های کوچک، بهره وری کلی شما را افزایش می دهد.
2-تجربه کاربری واضح است که شما برنامه‌ای می‌خواهید که کاربردی راحت داشته باشد. با این حال بسیاری از شرکت ها این قابلیت را در درجه پایینی از اولویت‌های خود قرار می‌دهند، با این تصور که می توانند نحوه استفاده از آن را فرا گیرند. در نتیجه یک رابط کاربری جذاب و یک سیستم با کاربری آسان و ساده معمولا جالب به نظر می‌رسد ولی ضروری محسوب نمی‌شود. حقیقت آن است که این قابلیت‌ها به شکلی غیرمنتظره با اهمیت هستند. قبل از همه چیز شما باید نحوه استفاده از نرم افزار را هم به کارمندان کنونی و هم به هر فردی که در آینده استخدام می‌کنید آموزش دهید. اگر این یک وظیفه‌ی پیچیده محسوب می‌شود، می‌تواند به شکلی غیرمستقیم به معنای از دست دادن صدها ساعت بهره‌وری باشد. به طور ایده‌آل، اگر نرم‌افزار شما بسیار راحت باشد، نیاز به صرف زمان زیادی برای یادگیری نخواهد داشت. مورد دومی که شما باید در ذهن داشته باشید آن است که مشتریان یا ارباب رجوع بالقوه ممکن است در طول ارتباطشان شاهد نرم افزار فروش شما باشند. در نتیجه این نرم افزار باید با تصویر برند شما همخوانی داشته باشد. اگر این نرم افزار سنگین و پیچیده، زشت و یا برای استفاده سخت باشد در نتیجه بر روی کسب و کار شما اثر نامطلوبی خواهد گذاشت.
3-دسترسی از راه دور نرم افزار فروش باید باید علاوه بر کامپیوترهایی که در دفتر شما قرار دارد بر روی دستگاه‌های دیگری نیز نصب شود. کارمندان شما مطمئنا در حال جابه‌جایی هستند، محل کار خود را برای ملاقات با مشتریان یا دیگر مراجعین ترک کرده و یا از راه دور مثلا از خانه و یا در طول مسافرت مشغول به کار خواهند بود. امکان این که بیشتر افراد به شکلی منعطف بتوانند مشغول به کار باشند رو به افزایش است. به همین دلیل شما نیاز به نرم افزار فروشCRM دارید که بتواند بر روی مجموعه‌ای از دستگاه ها استفاده شده و به طور خودکار با آن‌ها هماهنگ شود. با وجود نوآوری هایی مانند محاسبات ابری، برای یک کارمند بسیار راحت خواهد بود تا برروی یک پروژه واحد در کامپیوتر خانه، در گوشی همراه هوشمند خود و در مسیر آمدن به محل کار و سپس در کامپیوتر محل کار خود کار کند. اگر نرم افزار فروش چنین گزینه ای را نداشته باشد، به شکل مایوس کننده‌ای از مفید بودن آن کاسته خواهد شد. کارکنانی که از راه دور برای شرکت کار می‌کنند باید زمان زیادی را صرف هماهنگ کردن نوشته های خود و برنامه مورد نظر نمایند که این امر موجب کاهش بهره وری و افزایش شدت ریسک از دست دادن اطلاعات در فرایند انتقال خواهد شد.
4-هماهنگی میان دپارتمان ها تصور کنید که با یک مشتری برای فروش محصولی جدید تماس گرفته‌اید و متوجه می‌شوید که آن ها با یک مشکل بزرگ در ارتباط با واحد تولید شما مواجه هستند و یا در گذشته به شکلی نامطلوب هدف بازاریابی شما قرار گرفته‌اند و در نتیجه رغبتی به داشتن مکالمه با شما ندارند. اگر نرم افزار فروش با تمام دپارتمان های شما هماهنگ نباشد، با یک ریسک مواجه خواهید شد. در شرکت هایی که با گروه‌های متخصص و متفاوت زیادی سر و کار دارند، این امر ضرورت بسیار زیادی می‌یابد. زمانی که وارد نرم افزار فروشCRM خود می‌شوید باید بتوانید از هر گونه تعاملی که بین یک فرد از سازمان خود با هر مشتری‌ای صورت گرفته است آگاه شوید و بدین ترتیب خواهید توانست از موقعیتی که دقیقا این افراد در آن قرار دارند مطلع شوید. ارتباط ناکافی با مشتریان می‌تواند عواقبی جدی از فشارهای منفی تا لغو کردن‌های متعدد به همراه داشته باشد.
