نحوه محاسبه و مدیریت حقوق و دستمزد

نحوه محاسبه و مدیریت حقوق و دستمزد

پرداخت به موقع حقوق و دستمزد کارمندان مهمترین و اساسی ترین مساله برای یک کارفرمای خوب است. بنظر می‌رسد که هزینه پرداخت بموقع حقوق کارکنان مهمترین و حیاتی‌ترین مساله است که همواره باید مد نظر باشد. در این متن میخواهیم نحوه محاسبه حقوق و دستمزد، از جمله دستمزد ناخالص، سود و منفعت را بررسی کنیم. این بررسی می‌تواند به عنوان یک ابزار کمکی باشد تا این هزینه بزرگ و مهم را بادقت و کارایی بیشتری مدیریت کنید.

حقوق و دستمزد چیست؟ پرداخت حقوق همیشه شامل دو جنبه متمایز از مسئولیت مالی یک کارفرما است: اولین جنبه مجموع تمام هزینه های پرداخت شده به کارکنان است که بیشتر کارفرمایان این هزینه ها را به سه دسته مختلف تقسیم می‌کنند:

پاداش: دستمزدی است بصورت توافقی بین کارگر و کارفرما. مزایا: این مورد با تصمیم خود  کارفرما پرداخت می شود.

تامین اجتماعی، بهداشت و مالیات بیکاری: مالیات می تواند فدرال، ایالتی یا محلی، و یا وابسته حوزه قضایی منطقه باشد. در مورد حقوق و دستمزد یک کارمند، مالیات تنها می­تواند شامل بیمه تأمین اجتماعی و کمک درمانی او باشد.و دوم اینکه کسر از دستمزد یک کارمند (به میزان مناسب) می­تواند برای برآورد  مالیات بر درآمد سالانه خود کارمند انجام گیرد. این روش کسر از دستمزد کارمند بیشتر در میان کارفرمایان  کسب و کارهای کوچک شناخته شده است. اجازه بدهید که در ابتدا نگاهی بر مخارج بیندازیم.

مخارج  پاداش: چگونگی پرداختی  به کارمندان بر اساس نوع کسب و کار، کارفرما و ساختار هزینه ها متفاوت است. به طور کلی، ساختار رایج و معمول پرداخت دستمزد بصورت ساعتی و حقوق بگیر می‌باشد. در بخش فروش علاوه بر حقوق پایه این فرصت وجود دارد تا به کارمندان حق کمیسیون نیز داده شود. پاداش، چه به­ صورت سالیانه، چه به عنوان بخشی از یک بسته استخدامی، و یا حتی اگر فقط برای به رسمیت شناختن کار کارمند باشد، باید به عنوان بخشی از حقوق کارکنان در نظر گرفته شود. پاداش با توجه به نوع استخدام کارکنان و نوع کسب و کار مشمول مالیات خواهد شد.

مزایای پرداخت شده توسط کارفرما: به عنوان یک کارفرما، شما می‌توانید نوع ارائه مزایای کارکنان خود را انتخاب کنید. بسیاری از کارفرمایان نیز بخشی از هزینه های کارمندانشان را در قالب پکیج های پاداش پرداخت می‌کنند. شما همچنین می توانید گزینه کسر هزینه از مزایای حقوق و دستمزد ناخالص کارکنان را ارائه دهید.

مزایایی که به طور معمول ارائه می شوند: بهداشت و درمان، چشم انداز بیمه عمر و خدمات دندانپزشکی می باشد.

مزایایی که عموما با موافقت کارمند با کسر از حقوق ارائه می شوند: سهم بازنشستگی (تطبیق درصد)، مراقبت از کودکان در طول روز، حساب هزینه های منعطف، حساب هزینه بهداشت و درمان به طور کلی مزایای فوق یک درصد معینی از درآمد کارمند(درآمد بدون محاسبه مالیات) را شامل می شود و بخشی از نیاز کارمندان در طول سال را برطرف می­کند. این کسر از حقوق به طور معمول نیاز به یک کارفرما (به استثنای از حساب های بازنشستگی) ندارد، اما کارکنان نیاز دارند تا یک کارفرما این کسری ها را بطور منظم و محاسبه درست برای آنها انجام دهد. علاوه بر این، اگر شما به کارکنان خود مرخصی با حقوق و یا مرخصی پزشکی بدهید نیازمند راهی برای فاکتورگیری این روزها خواهید بود. بیشترین نرخ پرداخت در این روزها برابر با میزان نرخ یک روز کاری معمول خواهد بود. اطمینان از تعداد روزهای مرخصی یا روزهای بیمار بودن کارمند از مهمترین مواردی است که باید مد نظر قرار بگیرد تا کارمند از این سیاست شما سو استفاده نکند.

مالیات تامین اجتماعی، بهداشت و بیکاری فدرال: این دسته شامل مالیات فدرال، ایالتی و محلی (در صورت وجود) که هریک از دو کارفرما و کارکنان ملزم به پرداخت آن می­باشند. همه کارکنان و کارفرمایان مسئولیت ایجاد تامین اجتماعی و خدمات کمک درمانی را برعهده دارند ولی تنها کارفرمایان مسئول پرداخت مالیات بیکاری فدرال هستند. برای مثال فرض کنیم شما کسب و کار خودتان را راه انداخته­اید و اولین کارمندی که استخدام کرده اید نامش فرانک است. فرانک  دو هفته کار کرده هر هفته 40 ساعت با دستمزد ساعتی 14 $. بر این اساس دو هفته دستمزد در 1120 $ (14 $ در هر ساعت ضربدر 80 ساعت)، می باشد. در اینجا چگونگی محاسبه مالیات کل تامین اجتماعی و درمانی حقوق و دستمزد فرانک و کسب و کار رو نشان می‌دهیم: کسر از دستمزد فرانک توسط مالیات تامین اجتماعی: $ 69.44 ($ 1120 X 0.062) مقدار مالیات تامین اجتماعی شما مطابق با سهم مالیاتی فرانک: $ 69.44 مقدار مالیات درمانی فرانک: 16.24 $ ($ 1120 X 0.0145) مقدار مالیات درمانی  شما مطابق با سهم مالیاتی فرانک: $ 16.24 جمع= 171.36$ مبلغ کل مالیاتی فدرال در طی این دوره  171.36 $ است که متشکل از سهم فرانک و خود کسب و کار است. نحوه پرداخت مالیات تامین اجتماعی و خدمات درمانی می تواند به صورت هفتگی یا ماهیانه باشد و  بسته به شرایط پرداخت های (رقم پایین)کسب و کار شما دارد.  در یک بررسی سه ماهه که با فرم IRS 941 انجام گرفته گزارش شده است که به هیچ عنوان پرداخت ها را به تعویق نیندازید با اینکار شما می توانید بیشتر از 15 درصد مقدار از دست رفته را برگردانید این کار مثل یک ضربه پنالتی به کمک شما خواهد آمد. حال پرداخت مالیات بیکاری فدرال (لایحه)  فرانک را در نظر می گیریم. فرض کردیم که او تنها دو هفته پیش استخدام شده، و در این مدت که درآمد ناخالص کل او 1120 $ می باشد. از آنجا که درآمد ناخالص او کمتر از مقدار حداکثر مشمول مالیات (7000 $) می باشد، شما می توانید مالیات 1120 $ را با 6٪، در نظر بگیرید که 67.20 $ می‌شود. این مبلغ از طرف کسب و کار خودتان باید پرداخت شود و از درآمد فرانک کسر نمی شود. انواع مالیات اغلب توسط دولت های ایالتی دریافت می شود نرخ مالیات در استانهای مختلف با یکدیگر متفاوت است، و در برخی از استان ها برخی از مالیات ها حتی جمع آوری نمی شود. به عنوان یک کارفرما، شما باید از نرخ مالیات دولت خود آگاه (در صورت وجود) باشید، تا بتوانید به درستی آن را از حقوق و دستمزد ناخالص کارکنان خود کسر کنید. کسر مالیات بر درآمد به عنوان یک کارفرما، مسئولیت شما محاسبه مقدار صحیح دستمزد ناخالص کارمندانی که واجد شرایط برای مالیات فدرال و ایالتی، می باشد و همچنین محاسبه دقیق حقوق و دستمزد پس از اعمال مالیات نیز از مسئولیت های شما می باشد. پس از کسر مالیات شما موظف هستید این وجه را به حساب سازمان دولتی مرتبط واریز نمایید. کارمندی استفاده از کمک هزینه را به صفر رسانده، بایستی کارفرما مالیات بر درآمد او را از طرف خودش پرداخت نماید. برخی از مردم ترجیح می دهند از هیچ کمک هزینه ای برخوردار نشوند، چرا که در حالت کلی منجر به دریافت بازپرداخت مالیات بیشتر در سال آینده می‌گردد. برای محاسبه منع مالیات بر درآمد از روش های مختلفی استفاده شده است.  به طور کلی این مالیات هم زمان با مالیات تامین اجتماعی و درمانی پرداخت می گردد و برای گزارش از فرم IRS 941 استفاده می شود. مالیات بر درآمد دولت ها معمولا با شیوه های مشابه اعمال می شود، برخی از کشورها شیوه معادل خود را پیشنهاد می‌دهند. شما باید با اداره کار و اشتغال دولت خود هماهنگ باشید تا دستورالعمل لازم در مقدار و دوره های پرداخت را به دست آورید.

نحوه محاسبه حقوق و دستمزد: شما برای  محاسبه حقوق و دستمزد کارکنانتان نیاز به کمک دارید مگر اینکه شما یک جادوگر حسابداری باشید. برای پرداخت حقوق کارکنان و نگه داشتن حساب و کتاب همه پرداختی های مالیات چند راهکار وجود دارد: -خودتان حساب و کتاب را عهده دار شوید -استخدام یک حسابدار با حقوق و دستمزد مکفی - استفاده از یک نرم افزار حسابداری و حقوق و دستمزد کاملا خودکار با سرویس کامل و سرویس پرداخت حقوق  به صورت آنلاین همانند  نرم افزارهای مالی قیاس نرم افزارهای پرداخت حقوق که برای صاحبان کسب و کارهای کوچک پیشنهاد می شود ممکن است برخی از ویژگی هایی که نرم افزارهای شرکت های بزرگ دارند را نداشته باشند. همچنین امکانات آنلاین رایگان، مانند حساب و کتاب چک‌ها تنها با اطلاعات محدودی قابل دسترسی است. با این تفاسیر اگر شما تنها یک یا دو کارمند حسابدار داشته باشید، تمام چیزی خواهد بود که شما نیاز دارید. همانطور که نشان داده شد، محاسبه حقوق و دستمزد کار ساده ای نیست  که فقط یک بار انجام گیرد. محاسبه حقوق و دستمزد، دارای پیچیدگی‌های بسیاری است که می تواند برای صاحبان کسب و کارهای کوچک که مسئولیت های دیگری نیز دارند بسیار سخت باشد. ولی چنانچه شما در مدیریت حقوق و دستمزد کارکنانتان مصر هستید، حتما راه حل ساده ای برای آن بیابید و در کارتان پشتکار داشته باشید. در غیر این صورت ترسی از درخواست کمک نداشته باشید تا بتوانید مهمترین داراییتان (کارمندان شاد و متعهد) را برای خود حفظ کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد اشتغال کسب و کار کوچک، مقاله ما را در مورد تمام پرداختی ها به یک کارمند را مطالعه بفرمایید.