در چهار گام ریسک مدیریت اسناد سازمان را کاهش دهید

در چهار گام ریسک مدیریت اسناد سازمان را کاهش دهید

اگرچه تغییر به سوی دیجیتالی شدن بسیاری از مسایل مرتبط با اسناد را حل کرده است اما سند سازی بدون کاغذ، ذاتا رهایی از ریسک را به همراه نداشته است. در حقیقت هنگامی که اسناد دیجیتالی به درستی مدیریت نمی‌شوند با بسیاری از ریسک های مشابهی رو به رو خواهند شد که نوع قبلی اسناد نیز با آن مواجه بوده اند.  به علاوه گردش کاری مدیریت نشده حول اسناد دیجیتالی منجر به هزینه های هنگفتی خواهد شد. خصوصا زمانی که ترس ناشی از محبوس شدن اطلاعات اسناد سازمان در گردش کاری نامطلوب یک سیستم پیچیده و عظیم جایگزین ترس ناشی از دیدن انبوهی کاغذ در اطراف دفتر کار شود.

ریسک ها شامل چه مواردی هستند؟ کارکنان IT زمان قابل توجهی را صرف مدیریت اسناد می کنند که به معنی از دست دادن پول می باشد. کنترل از نوع ضعیف که هدر دادن منابع، تعاریف تغییر یافته و بی ثباتی برند را به همراه دارد که هم باعث ایجاد ریسک برند و هم ریسک قانونی خواهد شد. ریسک های امنیتی و تطبیقی که شامل شکست بازرسی، باج افزار و میزان وسیعی دزدی داده می شود. هر نوعی از ریسک از نوع قانونی، مالی تا اعتباری می‌توانند به دیگری تبدیل شود. ریسک‌های اعتباری در واقع ریسک های مالی هستند، ریسک های مالی ممکن است ریسک های قانونی باشند. بنابراین چگونه می توانید با وجود حجم کمتری کاغذ، با ریسک هایی مقابله کنید که سازمان شما در ارتباط با اسناد با آن ها مواجه است؟ این موضوع فقط در مورد پیدا کردن نرم افزار صحیح برای کمک به شما نمی باشد بلکه باید فرایندهای خود و نگرش همگانی در سازمان را نیز تغییر دهید. خوشبختانه هیچ عامل تغییری بهتر از تیم IT آگاه و مطلع نخواهد بود. کاهش ریسک های مدیریتی برداشتن این 4 گام به شما اجازه می دهد تا با گذشت زمان  به نمایش بهتری از سلسله مراتب اسناد سازمانی و گردش کار برای پر کردن شکاف ها و حرکت به سمت کاهش ریسک دست یابید.

گسترش یک چارچوب کنترل نسخه کنترل نسخه باید دسترسی لازم برای مشاهده اسناد را داشته باشد. هر عضو تیم داخلی که به یک سند نگاه می کند باید دسترسی به نسخه کنونی و تمام نسخه های بازنویسی شده بر روی تمام دستگاه های موجود (با محدوده‌ی منطقی موجود) را داشته باشد. برای مثال دپارتمان قانونی شما، باید بتواند به نسخه قبلی در هنگام لزوم رجوع نماید. به طور ایده آل اطلاعات در مورد نسخه بازنویسی شده باید برای عضو تیم بعدی که درگیر گردش کار شده است به نمایش درآید. سیاست های سختگیرانه در مورد کنترل نسخه، شامل قوانین نامگذاری، تعداد نسخه های بازنویسی شده که در یک گردش کار داده شده مجاز هستند، قوانین دسترسی نقش محور و ملزومات نتیجه گیری نهایی است. برای انجام مطلوب چنین کاری، از هر عضو تیم که در گیر گردش های کاری اسناد می باشد ورودی ها را دریافت کرده و همین رویکرد را نسبت به هر یک از سهامداران کلیدی مانند تیم های قانونی اتخاذ نمایید. حتی اگر آن ها در جا به جایی نوع خاصی از  اسناد نقشی نداشته باشند.

جستجوی وقت گیر برای اسناد را حذف کنید. با کمک یک ساختار اسنادی که بازتاب چارت گردش کاری سازمانی به اضافه قوانین نامگذاری سختگیرانه است، همکاران شما قادر خواهند بود تا خودشان اسناد را بدون هدر دادن وقت مکان یابی کنند. مجددا با هر یک از سهامداران کار کنید تا بتوانید این ساختار را تعریف نمایید. سپس طرح کلی این ساختار و قوانین نامگذاری را به شکلی قابل دسترس، توزیع شده، گسترده و به همراه سیاست ها و SLAs های به خوبی نوشته شده معین کنید. همچنین به خاطر داشته باشید که هر سیستم فایل و یا ساختار اسنادی که بوجود آورده‌اید باید بر اساس UX باشد. به خصوص برای نیروی کار به شدت متحرک، یک تجربه کاربری مثبت می تواند تاثیری به سزا بر روی به کارگیری آن داشته باشد. در آخر مطمئن شوید که راهی برای سنجیدن نتایج در نظر گرفته اید. زمان کنونی سپری شده را در نظر بگیرید و سپس اهداف را تعیین کرده و زمانی که سیستم راه اندازی شد نسبت به آن ها ارزیابی خود را انجام دهید.

امنیت را ارتقا دهید تا از دزدی داده و یا موارد غیرقانونی جلوگیری کنید. امنیت Sync ثابت برای ابر نمی تواند با یک راهکار و نرم افزار on-promise هم جهت و یکسو باشد. زیرا شما باید وقت خود را صرف نگهداری از یک زیرساخت حقیقی کنید در حالی که ممکن است وقت کافی برای نظارت و یا جبران مسائل پیش آمده نداشته باشید. با نسخه پشتیبان ابری گارانتی شده یک دست یاری رسان خواهید داشت  و از سوی دیگر یک محافظ در مقابل باج افزارها ایجاد خواهید کرد. اگرچه شما برای تغییر به سمت ابری شدن آمادگی لازم را ندارید ولی همچنان باید در جهت فعال سازی سیاست های امنیتی وسیع با توجه به داده های خود اقدامات لازم را به عمل آورید. برای شروع یک ارزیابی دقیق از نفوذپذیری داشته باشید که شامل اطلاعاتی در مورد دسترسی اسنادی میشود.

یک چک لیست ممیزی که شامل اطلاعات مکانی اسناد می‌شود تهیه کنید. آخرین و بهترین رویکرد برای شروع به کاهش دادن ریسک آن است که انجام بازرسی را آسان نمایید. مهمترین کار آن است که یک چک لیست به همراه اسناد مورد نیاز برای تطبیق ایجاد کنید. ( یا بر ایجاد آن نظارت داشته باشید) اطلاعات مکانی اسناد را هم برای هر یک در نظر بگیرید. به تفصیل شرح دهید که چه کسی اجازه دسترسی به چه چیزی را دارد و این جزئیات را آزمایش کنید. همچنین چگونگی دست یابی به اطلاعات را عنوان کنید. جزئیات مرتبط با قوانین نامگذاری و نسخه کنترل را نیز از طریق یک گردش کار (در صورت وجود) که مربوط به هر سند میشود ذکرکنید. چک لیست را در دسترس کامل همه تیم ها قرار دهید تا هر شخصی بداند که چگونه یک ممیزی را پشت سر بگذارد. نهایتا اطمینان حاصل کنید که این برنامه ممیزی، پیشنهاد عمل به چک لیست را بر اساس یک روال معمول در فواصل یک ماهه میدهد. چگونه آغاز کنیم؟ کاهش دادن ریسک هایی که ناشی از مدیریت ضعیف اسناد هستند به معنی جایگزین کردن موارد مطلوب به جای گزینه های بد است. از نقطه آغازین یعنی از مکالمه با سهامداران کلیدی در بزرگترین گردش های کاری درآمدزای اسنادی شروع به کار کنید. سپس بهترین عملکردهای مشخص شده در بالا را به کار گیرید. شما از طریق مدیریت IT به عملکرد خوبی در کمک به همه دپارتمان ها برای دستیابی به اهدافشان دست خواهید یافت که این اهداف شامل رسیدن به توافقات تا بستن قراردادها می شود.