حسابداران این 4 نقش را باید به عهده بگیرند!

حسابداران این 4 نقش را باید به عهده بگیرند!

حسابداران باید 4 نقش متفاوت را بر عهده بگیرد و سیستم حسابداری یک کسب و کار باید تمام تقاضاهای مبتنی بر این 4 مورد را برطرف نماید. حسابداری عملکردی بسیار خطیر در کسب و کار بر عهده دارد.

• نگهداری سوابق: یک کسب و کار نیاز به یک سیستم قابل اتکا برای نگهداری سوابق و دفاتر مالی دارد تا بتواند عملکردی کارا و بدون مشکل داشته باشد. کنترل شدید حسابداری داخلی برای حداقل ساختن اشتباهات و کلاهبرداری ها مورد نیاز می‌باشد.

• تمکین مالیاتی: یک کسب و کار باید از قوانین بی شمار مالیاتی پیروی کند و این موضوع به حسابدار ارشد بستگی دارد تا مطمئن شود که تمام اظهارنامه‌های مالیاتی در زمان مقرر و به درستی تنظیم شده باشند.
• تنظیم گزارش مالیاتی: یک کسب و کار، صورت های مالی را مطابق با استانداردهای تعیین شده گزارش نویسی مالی و حسابداری، تهیه می‌نماید و این صورت‌های مالی به طور مرتب در اختیار سهامداران خارجی و بستانکاران قرار می‌گیرد.

• تحلیل و گزارش داخلی: حسابدار باید اطلاعات مورد نیاز را در بهترین فرمت ممکن در اختیار مدیران بگذارد تا از این طریق بتواند به آن ها در تصمیم گیری، کنترل و برنامه ریزی کمک نماید. این شاخه از حسابداری، حسابداری مدیریت نام دارد.

پیشرفت در زمینه حسابداری مدیریت طراحی و کنترل سیستم نگهداری سوابق حسابداری، پیروی از قوانین مالیاتی و تمهید گزارشات مالی خارجی نیاز به صرف میزان بسیار زیادی از زمان و توجه دپارتمان حسابداری یک کسب و کار خواهد داشت. حتی در این صورت هم نیازهای خاص حسابداران به اطلاعات حسابداری اضافی نباید به طور پیش فرض در اولویت پایین تری قرار گیرد و یا با اهمیت کمتری انجام شود. حسابدار ارشد (کنترلر) مسئولیت دارد تا برآورده ساختن نیازهای مدیران در زمینه  اطلاعات حسابداری را با حداکثر اثربخشی تضمین نماید. مدیران باید این موضوع را از حسابداران خود تقاضا کنند.

پیروی از ساختار سازمانی در یک کسب و کار کوچک معمولا تنها یک مدیر، مسئول سود شرکت در نظر گرفته می‌شود. با وسعت یافتن کسب و کارها، دو و یا تعداد بیشتری از مدیران، مسئولیت سود را برعهده می‌گیرند. قانون جامع حسابداری مدیریت، پیروی از ساختار سازمانی است. به هر مدیر اطلاعاتی گزارش میشود که مرتبط با مسئولیتی است که بر عهده دارد. (این قانون به طور منطقی به حسابداری سنجش مسئولیت اشاره می‌کند.) برای مثال اگر مدیری مسئول یک خط تولید در نظر گرفته شده باشد، دپارتمان حسابداری باید گزارش فروش و هزینه ها را برای آن خط تولید به مدیر مسئول آن ارسال نماید. اگر مدیری مسئول نگهداری از ساختمان می‌باشد، تمام هزینه های مرتبط باید به اطلاع مدیر مزبور رسانده شود. به طور معمول یک مدیر، مسئول یک یا دو بخش سازمانی می‌باشد:

• مراکز سود: منابع قابل شناسایی برای درآمد ناشی از فروش و هزینه‌های مرتبط، مواردی مجزا از یکدیگر می‌باشند و بنابراین می‌توان تخمینی از سود برای هر یک از آن ها بدست آورد. یک مرکز سود می‌تواند یک محصول مشخص، یک خط تولید، مکانی معین، محدوده ای که طیف وسیعی از محصولات فروخته می‌شوند و یا یک کانال توزیع باشد. به ندرت یک کسب و کار به عنوان یک مرکز سود مختلط بدون هیچگونه تفاوتی در منابع مختلف فروش و سود مدیریت می‌شود.
• مراکز هزینه: دپارتمان های مشخص و واحدهای دیگر سازمانی، در ایجاد فروش نقشی ندارند اما انجام امور در این مراکز هزینه‌هایی به همراه خواهد داشت که قابل شناسایی است. برای مثال دپارتمان حسابداری، کارکنان اداره کل کسب و کار، دپارتمان قانونی و دپارتمان امنیتی.

مدیرانی که مسئول این واحدهای سازمانی هستند نیاز به گزارش‌های حسابداری دارند که آن ها را از هزینه‌های جاری دپارتمان ها آگاه سازد. البته مدیران باید هزینه‌های خود را کنترل کنند. همچنین آن ها برای انجام این امر نیاز به گزارشات حسابداری دارند که حاوی اطلاعات مفید باشد. اصطلاح مرکز به سادگی کلمه ای را بیان می‌کند که شامل انواع مختلفی از بخش های سازمانی مانند دپارتمان ها، واحدها، شعبه ها، حوزه ها و سایر نام ها می‌شود. مراکز سود کسب و کارهای معظم اغلب واحدهایی نسبتا مستقل در سازمان ایجاد می نمایند. این واحدها مسئولیت هزینه و درآمد مراکز خود را نیز بر عهده دارند و علاوه بر آن از اختیارات و کنترل وسیعی در سرمایه گذاری دارایی ها و افزایش سرمایه برخوردار خواهند بود. این واحدهای سازمانی به شکلی منطقی مراکز سرمایه گذاری نام گرفته اند. اساسا یک مرکز سرمایه گذاری، یک کسب و کار کوچک درون ساختار بزرگتر و ترکیبی سازمان محسوب می شود. در هر سازمانی از یک کسب وکار تک نفره تا یک سازمان تجاری معظم مانند جنرال الکتریک و یا IBM، مهم ترین وظیفه حسابدار مدیریت، شناسایی هر یک از منابع سود در کسب و کار و تجمیع درآمد حاصل از فروش و هزینه‌های مستقیم برای هر یک از این منابع می‌باشد. می‌توانید تصور کنید که برای مثال یک نمایندگی خرید و فروش ماشین، درآمد و هزینه‌های دپارتمان‌های فروش ماشین های جدید و سرویس و قطعات یدکی را از یکدیگر مجزا نسازد؟ یک دلال اتومبیل ممکن است سود بیشتری از عملیات مالی (پروسه وام گرفتن) نسبت به فروش اتومبیل های جدید و کار کرده بدست آورد. حتی کسب و کارهای کوچک ممکن است تعداد به نسبت زیادی از منابع متفاوت سود را در دسترس داشته باشد. بالعکس حتی یک کسب و کار نسبتا بزرگ ممکن است تنها تعداد کمی از منابع اصلی سود را در اختیار داشته باشد. هیچ قاعده موثر و فراگیری برای طبقه بندی هزینه ها و درآمد حاصل از فروش برای جداسازی منابع سودآور وجود ندارد به بیانی دیگر قانونی برای تعریف مراکز سود یک کسب و کار در دسترس نیست. هر کسب و کاری باید این جداسازی را مطابق با میل و روش خود انجام دهد. کنترلر می تواند به مدیریت ارشد با توجه به چگونگی سازماندهی کسب و کار در مراکز سود، مشاوره خود را ارائه دهد. اما شغل اصلی کنترلر شناسایی مراکز سودی است که توسط مدیریت تاسیس شده اند (باید بشوند) و همچنین اطمینان یافتن از این مطلب که مدیران این مراکز سود، اطلاعات حسابداری مورد نیاز را دریافت می نمایند. البته مدیران باید بدانند که چگونه از این اطلاعات استفاده کنند.