بهترین روش های حسابداری قابل پرداخت

بهترین روش های حسابداری قابل پرداخت

حساب های قابل پرداخت به عنوان مقدار جمعی از تعهدات کوتاه مدت شرکت های تجاری برای پرداخت به تامین کنندگان خود برای محصولات و خدمات مختلفی که شرکت به صورت اعتباری خریداری می شود تعریف شده است. در شرایط فعلی کسب و کار، شرکت های تجاری در هر بخش تحت فشار زیادی برای انجام وظایف زیادی با منابع محدود هستند. بنابراین، بنگاه ها باید هر فرصتی را که می توانند برای آزاد کردن سرمایه خود داشته باشند، دریافت کنند. با داشتن دسترسی به پول نقد که در ترازنامه به دام افتاده است، نقدینگی اضافی را می توان از طریق یک استراتژی رسمی سرمایه کار به دست آورد که می تواند کمک به رشد سرمایه، تسهیل روند، کاهش هزینه ها، افزایش سطح خدمات و مهم تر از جذب فرصت های سرمایه گذاری آنها بوجود می آیند.

یک مطالعه انجام شده توسط گروه ابردین نشان داد که شرکت های تجاری که حساب های قابل پرداخت خود را به صورت اتوماتیک ذخیره می کنند نزدیک به 80 درصد از هزینه هر صورتحساب را ذخیره می کنند. به غیر از منابع انسانی، شرکت های تجاری بیشترین سرمایه گذاری در سیستم های مالی را انجام می دهند. به عنوان حساب های قابل پرداخت اساسا یک دفتر پشتی است، شرکت های تجاری اهمیت زیادی به آنها نمی دهند چرا که تمرکز اصلی آنها ایجاد مزیت رقابتی است. حساب های قابل پرداخت معمولا یک صندلی عقب را به عنوان شرکت در اولویت های مختلف تمرکز می کند. برای شناسایی فرصت ها به طور موثر و تصمیم گیری درست زمانی که با نتایج بالقوه مناقشات مواجه می شوند، شرکت های تجاری باید روش استراتژیک بیشتری نسبت به حساب های قابل پرداخت داشته باشند. همکاری سالم بین مدیر ارشد، تیم حسابرس قابل پرداخت و ادارات مربوطه برای جذب سرمایه فرهنگی در سراسر شرکت ضروری است.

در اینجا چندین روش مناسب در حسابهای قابل پرداخت وجود دارد:

پردازش و گزارش متمرکز AP

بسیاری از شرکت های تجاری از مکان های مختلف کار می کنند و باید در هر مکان به تامین کنندگان، فروشندگان و ارائه دهندگان خدمات خود پرداخت کنند. این می تواند در نتیجه سازمانی، تلاش و عملکرد خود را تکرار کند. با تمرکز فرایند اداره این پرداخت ها، شرکت های تجاری می توانند از طریق افزایش کارایی و بهره وری، زمان و پول را صرفه جویی کنند.

تمام توابع قابل پرداخت حساب در یک سیستم حسابداری متمرکز حسابداری در یک مکان متمرکز متشکل از یک گروه کارکنان واحد جمع می شوند. کارکنان مانند جمع آوری سفارش خرید، صورتحساب یا رسید قبض، ردیابی قرارداد و تایید اعتبار تجاری و پرداخت پردازش صورتحساب توسط کارکنان انجام می شود. مزیت افزوده متمرکز این است که آن را قادر می سازد تا کسب و کار انجام وظایف بیشتری را در یک دوره زمانی کوتاه با حداقل منابع در نتیجه کاهش هزینه های شرکت.

پیاده سازی پردازش بدون کاغذ:

نظرسنجی انجام شده توسط Paystream به صورتحساب الکترونیکی نشان داد که نزدیک به 60 درصد از متخصصان احساس کردند که چالش اصلی بهره وری در یک شرکت تجاری، استفاده از مقاله در وظایف مختلف است. کاغذ یک رسانه ناکارآمد است زیرا به آسانی از دست می دهد یا در پست یا در شمار فاکتورها. اما از دهه گذشته یا تا همین اواخر، شرکت های تجاری عمدتا از طریق تبادل اطلاعات الکترونیکی (EDI) استفاده می کنند که به طور کامل کاغذ را حذف می کند. سرورهای امن برای تبادل اطلاعات با یکدیگر استفاده می شوند.

با این حال، اجرای EDI می تواند بسیار گران و سنگین باشد. اما شرکت هایی که سیستم حسابداری خود را اتوماتیک می کنند، با استفاده از ارتباطات الکترونیکی با فروشندگان، عملکرد قابل توجهی را به دست می آورند. به عنوان مثال، یک سیستم eProcurement به شرکت تجاری اجازه می دهد تا به صورت الکترونیکی با مشتریان و فروشندگان ارتباط برقرار کند که می تواند به طور خودکار سفارشات خرید (PO) را برای هر سفارش جدید ایجاد کند، اعتباری و قبول صورتحساب الکترونیکی، پرداخت به موقع صورتحساب و ردیابی کالاهای دریافت شده . بسته به سطح انتخابی اتوماسیون، شرکت های تجاری قادر به انجام اسکن فاکتورها، حل اختلافات، رسیدگی به تحویل به صورت دستی و دستیابی به آنها خواهند بود.

استفاده گسترده از سفارش خرید:

استفاده از هر دو سفارش خرید و فاکتورهای غیر سفارش خرید به طور عمده بستگی به شرکت تجاری و رفتار خرید آن دارد. حسابهای قابل پرداخت که برای بهره وری تلاش می کنند، نقطه ای برای استفاده از مراکز تحقیقاتی است تا آنجا که ممکن است. شرکت های تجاری معمولا بهانه ای برای افزایش تولید PO به عنوان دلیل کاهش تولید PO می دهند. یک مطالعه انجام شده توسط موسسه سرمایه گذاری و مدیریت نشان می دهد که شرکت های تجاری از PO برای نزدیک به 51 درصد از صورتحساب خود استفاده می کنند.

صدور مجوز کاربر برای سیستم های مالی برای همه به طوری که آنها می توانند یک PO را صادر کند از لحاظ مالی قابل اجرا نیست. چنین مجوزها بسیار گران هستند و نیازمند آموزش فنی برای حفظ آن هستند. تاخیر در افزایش PO همچنین مانع از استفاده کارمندان از کارکنان می شود. بهترین راه حل این است که از یک وب سرور استفاده کنید که در آن یک فرم قرار داده می شود که از هر جا قابل دسترسی است و به کارکنان اجازه می دهد بدون نیاز به درخواست و ارسال یک PO.

ایجاد گردش کارهای مدیریت کارآمد:

شرکت های تجاری می توانند به طور چشمگیری بهبود پیدا کنند

کارآیی فرایندهای حسابداری خود را با ایجاد جریانهای مدیریتی انجام می دهند. این گردش کارها می تواند به شرکت کمک کند تا بتواند مشکلات سیستم را تشخیص و حل کند، همچنین می تواند در تسهیل سرویس های انتقال فرآیند که می تواند مدیریت کارایی نقدینگی را در کارآمد ترین راه بهبود بخشد. با مدیریت گردش کار، سیستم ارائه می دهد طیف گسترده ای از ویژگی های است که اجازه می دهد تا کسب و کار برای اجرای اهداف فعلی و ایجاد یکپارچه هر گونه تنظیم اگر اهداف در آینده تغییر کند. ویژگی های مهم مدیریت گردش کار عبارتند از روش های ورودی فاکتورهای مختلف، مجموعه ها و مدیریت اعتبار، درخواست دریافت و گزارش دهی. موارد نگهدارنده مورد: بسیاری از زمان و انرژی توسط شرکت های تجاری سرمایه گذاری می شود تا اطمینان حاصل شود که بیشترین بازده احتمالی سرمایه گذاری را دریافت می کنند. این جایی است که یک رکورد مالی دقیق می تواند کمک کند. یک سیستم ضبط یا یک دفترچه، صرف نظر از آن که بر روی کاغذ یا سیستم کامپیوتری باشد، باید ساده باشد، راحت قابل فهم باشد، قابل اطمینان، سازگار و دقیق باشد و باید به موقع اطلاعات ارائه دهد.

شرکت های تجاری جدید با محصولات فیزیکی برخورد می کنند و بنابراین باید مراقب باشید در حالی که حفظ آیتم های آیتم در سیستم های مالی. شناسه آیتم موجود در سیستم مالی باید دقیقا با لیست فروشنده مطابقت داشته باشد که در آینده می تواند مفید باشد. انتشار لیست قیمت های دوره ای توسط فروشنده باید به شدت مورد بررسی قرار گیرد و پس از آن سیستم مالی باید به روز شود. بنگاه های کسب و کار باید از طریق این آیتم ها ببینند که شناسه ها بازیافت نمی شوند. شرکت های تجاری می توانند فرآیندهای خود را با بهینه سازی در مدیریت حساب های قابل پرداخت خود، پیگیری معیارهای کلیدی و ایجاد یک فرایند مدیریت روشن، در نتیجه ایجاد فرهنگ سرمایه کار در درون سازمانی، ساده تر کنند.

اگر شرکت های کسب و کار به روش موثر به کار خود ادامه دهند، می توانند مدیریت هزینه های شرکت را تقویت کنند، ریسک های معاملات معمول را به حداقل برسانند، پیچیدگی های فرایند را کاهش دهند و به طور موفقیت آمیز بهبود سازگاری قرارداد با فروشنده. شرکت های کسب و کار حتی می توانند خدمات ارائه دهنده خدمات قابل پرداخت حسابرس حرفه ای را به منظور ساده سازی فرایندها و بهره وری عملیاتی استخدام کنند. این بهترین شیوه ها می تواند به کسب و کارها کمک کند تا نه تنها حاشیه های عملیاتی را حفظ کنند، بلکه به نقدینگی بیشتری دست می یابند که می تواند عملکرد پایین را تقویت کند.