چرا شما باید به سمت نرم افزار حسابداری بروید؟
چرا شما باید به سمت نرم افزار حسابداری بروید؟
چگونه مطالب را از صفحات گسترده به نرم افزار حسابداری منتقل کنیم؟ اکسل به ابزار عملی برای اداره کردن امور اساسی حسابداری کسب و کارهای کوچک تبدیل شده است. در حالی که صفحات گسترده می تواند برای راه اندازی مفید باشد، اما زمان مدیریت اطلاعات مالی برای یک کسب و کار در حال رشد طاقت فرسا و بطور بالقوه مضر می‌باشد.
هنگامی که مشتریان و معاملات شما بیشتر میشود وقت آن رسیده است که به سمت نرم افزار حسابداری حرکت کنید. هر چه تعداد مشتریان، فروشندگان و معاملات شما افزایش یابد مدیریت آنها بطور تصاعدی پیچیده تر میشود. در هنگام کار با مقادیر زیادی از داده ها تهیه گزارشی که نیاز دارد شما به صورت دستی فرمول های خاصی را وارد کنید تا اطلاعاتی که می خواهید را بدست آورید، وقت گیر است. نرم افزار حسابداری بر خلاف صفحات گسترده، طوری طراحی شده است تا با کسب و کار شما متناسب شود.
از آنجا که این برنامه ها می توانند داده های واقعی موسسه مالی شما را نگهداری کنند، زمان شما در ورود اطلاعات هدر نمی‌رود و پرونده های دقیق تری دارید. گزارش های آماده که با چند کلیک گرفته می‌شوند بینش عمیقی را به شما می‌دهند. نرم افزار حسابداری همچنین مدیریت چند کاربر را آسان تر می‌کند و به شما این امکان را می‌دهد که دسترسی به داده های خاص را محدود کنید بنابراین شما می‌توانید جزییات در مورد هر معامله را ببینید و به راحتی هر گونه خطا را پیگیری و اصلاح کنید.
یکی دیگر از نقاط قوت آن عبارت است از اینکه " در هر زمان و در هر مکان" به اطلاعات مالی خود دسترسی دارید و به راحتی با دیگر برنامه های کاربردی کسب و کار همگام سازی می شود. سعی کنید همه آنها را با یک صفحه گسترده انجام دهید.
آماده سازی داده های شما اکثر برنامه های حسابداری به آسانی می توانند فایل های اکسل را وارد کنند. با این حال آنها به طور خودکار نمی دانند که چه اطلاعاتی در کجا قرار می گیرد، بنابراین شما باید بعضی از داده ها را دوباره فرمت کنید. هر نرم افزار حسابداری که انتخاب کنید الزاماتی برای ترتیب اطلاعات دارد برای مثال اگر صفحه گسترده داده های مشتری شما، ایمیل شرکت را قبل از شماره تلفن قرار داده باشد و برنامه حسابداری شما این ستون را بعد از آن بخواهد شما باید قبل از اینکه آن را وارد کنید، اطلاعات را در فایل اکسل خود دوباره مرتب کنید.
احتمالا برنامه شما الزاماتی برای عنوان ستون، قالب بندی تاریخ و پول، محدودیت های کاراکتر و غیره دارد و به احتمال زیاد برای هر نوع لیستی که وارد می‌کنید متفاوت است (مشتری، فروشنده، حساب و غیره). دستورالعمل را برای نرم افزار خاص خود بررسی کنید و بر طبق آن داده های صفحه گسترده خود را ویرایش کنید.
بهترین زمان برای تغییر سیستم نرم افزاری زمان بدیهی برای سوییچ از سیستم مبتنی بر اکسل به نرم افزار حسابداری جدید در پایان سال مالی کسب و کار شما است؛ که باعث می شود فرآیند انتقال روان تری داشته باشید چون تمام حساب های شما وفق داده می‌شوند، گزارش پایان سال و تنظیمات نهایی انجام می شوند. اما حقیقت این است که شما هر زمان از سال که دوست داشته باشید می‌توانید سیستم را تغییر دهید. برای انتقال روان تر زمانی را انتخاب کنید که به طور فوق العاده برای کسب کار شما پرمشغله نباشد.
بررسی زمان انتقال حتی اگرشما کار مقدماتی لازم را انجام داده باشید و تاریخ شروع به کار با حداقل از هم گسیختگی را انتخاب کرده باشید، ملزم به برخورد با بعضی از سرعت گیرها در طول انتقال از صفحات گسترده به نرم افزار حسابداری هستید. باید به خودتان برای انطباق با جریان کاری جدید فرصت بدهید و در برابر تمایل به نسبت دادن هر مشکلی به نرم افزار مقاومت کنید. یعنی در زمان نیاز برای استفاده از گزینه های پشتیبانی برنامه درنگ نکنید. بدون توجه به اینکه چه میشود، برای یک دوره کوتاه سیستم حسابداری جدید و قدیم خود را بطور موازی اجرا کنید تا زمانیکه مطمئن شوید سیستم جدید به طور روان اجرا میشود.
