نکات تهیه گزارش سود داخلی برای مدیران کسب و کارها

نکات تهیه گزارش سود داخلی برای مدیران کسب و کارها

صورت‌های مالی خارجی که شامل صورت سود و زیان (صورت درآمد) می‌شوند از قوانین و قراردادهایی مدون پیروی می‌کنند. بالعکس، گزارشات حسابداری داخلی که به مدیران ارائه می‌شوند، از فرمت و محتوای گسترده تر و دلخواهانه تری برخوردار هستند.  اگر نگاهی اجمالی و کوتاه به گزارشات مالی داخلی چندین کسب و کار داشته باشید، از تنوع بسیار زیادی که این گزارشات در بین آن ها دارند متعجب خواهید شد. تمام کسب و کارها هزینه ها و درآمد حاصل از فروش را در گزارشات P&L ( سود و زیان (profit and loss)) داخلی خود قید می‌کنند. به جز این مورد، عمومیت بخشیدن به یک فرمت خاص و اختصاص درجه ای از دقت و جزئی نگری به گزارشات P&L بسیار دشوار است خصوصا اگر چگونگی گزارش هزینه‌های عملیاتی نیز در نظر گرفته شود.

طراحی گزارشات سود و زیان (P&L) داخلی گزارشات عملکرد سود که برای مدیران کسب و کار تدوین می‌شوند معمولا به عنوان گزارشات P&L (سود و زیان) شناخته می‌شوند. این گزارشات باید با هر تناوبی که مورد نیاز مدیران است تهیه شوند که معمولا ماهانه و یا سه ماه یک بار می‌باشد. حتی در برخی از کسب و کارها شاید مدیران نیاز به تهیه هفتگی و یا روزانه این گزارشات داشته باشند. یک گزارش P&L برای تمام مدیرانی که مسئولیت هر یک از مراکز سود را برعهده دارند تهیه می‌شود. این گزارشات محرمانه سود، در بیرون از کسب و کار منتشر نخواهند شد. گزارشات P&L شامل اطلاعاتی حساس و مهم می‌باشند و به همین دلیل تمایل بسیار زیادی از سوی رقبا برای دستیابی به آن ها وجود دارد. حسابداران عادت به تهیه پیش نویس و خلاصه گزارشات سود و زیان را ندارند و بیشتر راغب به در اختیار گذاشتن اطلاعات و داده ها بیش از حد نیاز و با جزئیات زیاد هستند. شعار همیشگی آن ها آن است که باید هر چه بیشتر اطلاعات را به مدیران ارائه کرد حتی اگر این اطلاعات مورد درخواست آن ها نبوده باشد. مدیران، افرادی به شدت پر مشغله هستند و زمان اضافی ای برای تلف کردن در اختیار ندارند بنابراین نمی‌توانند وقت خود را به خواندن ایمیل های طولانی و پیچیده و یا درک گزارشات چند صفحه ای سود و زیان که جزئیات فراوانی را در بر گرفته است اختصاص دهند. گزارشات سود و زیان می‌توانند برای یک مطالعه سریع خلاصه شوند. در صورت داشتن زمان کافی این مدیران می‌توانند جزئیات بیشتری را هنگام نیاز درخواست کنند. حالت ایده آل آن است که حسابدار باید یک صفحه اصلی از سود و زیان را که در صفحه نمایشگر کامپیوتر قابل نمایش است تهیه نماید اگرچه این صفحه مقدار بسیار کمی از گزارشات سود و زیان را در بر می‌گیرد که در عمل کمتر از حد مورد نیاز خواهد بود. در هر صورت سعی کنید که این گزارشات را به شکل خلاصه ارائه دهید. کسب و کارهایی که به فروش محصولات می پردازند هزینه کالای به فروش رفته را از درآمد حاصل از فروش کسر می‌کنند و سپس مارجین خالص را هم در صورت های سود و زیانی که برای خارج از شرکت تهیه می‌کنند و هم در گزارشات P&L داخلی که به مدیران تحویل می‌دهند گزارش خواهند داد (همچنین می توان آن را سود خالص نامید). با این حال گزارشات داخلی P&L به جزئیات بیشتری در مورد فروش و آیتم‌های هزینه کالای فروش رفته می‌پردازد. کسب و کارهایی که به فروش محصولات تولید شده توسط سایر کسب و کارها می‌پردازند معمولا به یکی از دو دسته زیر تعلق دارند: خرده فروشان که محصولات را به مصرف کنندگان نهایی می فروشند و یا عمده فروشان (توزیع کنندگان) که با خرده فروشان داد و ستد می‌کنند. بحث پیش رو مربوط هر دو دسته خواهد بود. در اینجا باید مدل های سود کوتاه و روشنی تهیه شود تا مدیران بتوانند برای آنالیز تصمیم گیری و طرح ریزی استراتژی سود از آن استفاده کنند. "کوتاه" به معنی یک صفحه و یا حتی کمتر از یک صفحه کامل می‌باشد مانند صفحه ای به اندازه صفحه نمایشگر کامپیوتر، تا مدیر قادر به تعامل و استفاده از آن باشد و فاکتورهای اساسی را که سودآوری دارند تست نماید. برای مثال اگر قیمت فروش 5 درصد کاهش یافته بود تا حجم فروش 10 درصد افزایش یابد چه تاثیری بر روی سود خواهد داشت؟ مدیران مراکز سود به ابزاری نیاز دارند تا بتوانند به سرعت به چنین سوالاتی پاسخ دهند. گزارش هزینه های عملیاتی رویه‌های گزارش نویسی در هر شرکتی برای زیر خط مارجین خالص در یک صورت سود و زیان داخلی متفاوت می‌باشد. هیچگونه الگوی استانداردی در این مورد وجود ندارد. یک سوال در اینجا بسیار حائز اهمیت می‌باشد: چگونه هزینه های عملیاتی یک مرکز سود در گزارش P&L آن باید ارائه شود؟ هیچ جواب دقیق و قابل اطمینانی برای این سوال وجود ندارد. یک گزینه اصلی برای گزارش هزینه های عملیاتی، گزارش این هزینه ها بر اساس موضوع هزینه و مبنای رفتار هزینه می‌باشد.

گزارش هزینه های عملیاتی بر اساس موضوع هزینه رایج ترین روش برای نشان دادن هزینه های عملیاتی در یک گزارش P&L مرکز سود، لیست کردن آن ها بر اساس موضوع هزینه می‌باشد. یعنی هزینه ها بر مبنای چیزی که خریداری می‌شوند (موضوع هزینه) مانند حقوق ودستمزد، کمیسیون های پرداخت شده به فروشندگان، اجاره بها، استهلاک، هزینه های حمل، مالیات آژانس های املاک، تبلیغات، بیمه، هزینه های آب و برق و گاز، تجهیزات اداری، هزینه های تلفن و غیره طبقه بندی می‌شوند. برای این کار، هزینه های عملیاتی کسب وکار باید به گونه ای گزارش شوند که مراکز سود مختلفی که این هزینه ها را ایجاد کرده اند قابل شناسایی باشند. برای مثال حقوق کارمندانی که در یک مرکز سود مشخص کار می‌کنند به شیوه ای ثبت شود که به آن مرکز سود تعلق گیرد. ثبت هزینه ها بر اساس موضوع هزینه برای گزارش هزینه های عملیاتی به مدیران مراکز سود روشی کارآمد محسوب می‌شود. این اطلاعات برای کنترل مدیریت مناسب می‌باشند زیرا معمولا کنترل هزینه ها بر روی برخی آیتم‌های خاص که توسط کسب وکار خریداری شده اند تمرکز دارد. مثلا یک مدیر مرکز سود هزینه حقوق و دستمزد را آنالیز کرده و در مورد این که نیاز به تعداد کمتر و یا بیشتری کارمند با توجه به سطح فروش کنونی و پیش بینی شده وجود دارد تصمیم گیری می‌کند. یک مدیر می‌تواند هزینه بیمه آتش سوزی را به نسبت نوع دارایی های بیمه شده و ریسک خسارات ناشی از آتش بررسی نماید. ثبت هزینه ها بر اساس موضوع هزینه در مورد کنترل هزینه ها بسیار مفید واقع می‌شود. این روش در گزارش هزینه های عملیاتی به مدیران مراکز سود، فاکتورهای مهم در ایجاد سود را مخفی نگاه داشته و از بیان آن خودداری می‌کند: این فاکتور مهم چیزی نیست مگر مارجین. بله گزارشات P&L داخلی مارجین خالص را نشان می‌دهند که حاصل درآمد فروش منهای هزینه کالای فروخته شده می‌باشد. اما مارجین خالص با مقدار نهایی مارجین عملیاتی که باید مدیران از آن آگاهی داشته باشند برابر نمی باشد. این موضوع منجر به ایجاد تفاوتی فاحش بین دو نوع از هزینه های عملیاتی می‌گردد.

تفکیک هزینه های عملیاتی بر اساس رفتار آن ها اولین و معمولا بزرگترین هزینه متغیر ناشی از فروش، هزینه کالای فروخته شده است (برای شرکت هایی که به فروش محصولات می‌پردازند) می‌باشد. علاوه بر هزینه کالای فروخته شده که یک هزینه متغیر واضح می‌باشد کسب و کارها با هزینه های دیگری نیز مواجه هستند که یا وابسته به حجم فروش (تعداد اقلام فروخته شده) و یا مقدار دلار حاصل از فروش (درآمد حاصل از فروش) می‌باشند و تقریبا تمام کسب و کارها هزینه های ثابتی دارند که نسبت به انجام خود فروش حساسیتی نداشته و به آن وابسته نیستند حداقل نه در آینده ای نزدیک. بنابراین طبقه بندی هزینه های عملیاتی بر اساس موضوع هزینه و سپس دسته بندی هر یک از هزینه ها به هزینه متغیر و ثابت منطقی به نظر می‌آید. هر هزینه‌ای باید یک تگ ثابت و یا متغیر داشته باشد. مزیت اولیه تفکیک هزینه های عملیاتی به هزینه های ثابت و متغیر آن است که در این حالت مارجین می‌تواند گزارش شود. پس از آن که تمام هزینه های متغیر ناشی از فروش از درآمد کسر گردید، مارجین باقی خواهد ماند. به بیان دیگر مارجین برابر است با سود پس از آن که تمام هزینه های متغیر از درآمد فروش کسر گردد اما پیش از آن که هزینه های ثابت از درآمد فروش کم شود. مارجین با هزینه های ثابت کل در دوره مورد نظر مقایسه می‌شود. این مقایسه سر به سر مارجین با هزینه های ثابت ضروری است. اگرچه آگاهی یافتن از این مطلب با اطمینان کامل میسر نمی‌باشد، زیرا روال های گزارش سود داخلی کسب و کارها منتشر نمی‌شوند و یا در دسترس عموم قرار نمی‌گیرند. اکثر شرکت ها تلاشی در جهت طبقه بندی هزینه ها به دو دسته ثابت و متغیر ندارند. با این حال مدیران برای تصمیم گیری در مورد نحوه سودآوری باید از ماهیت متغیر بودن و یا ثابت بودن هزینه های عملیاتی خود آگاه باشند.